Reconhecer a importância do back office em startups é essencial para ter uma boa estrutura por trás do seu negócio.
Afinal, não é por que você está focado no cliente e no crescimento acelerado que pode se esquecer dos processos fundamentais de toda empresa.
Nos bastidores, continua sendo obrigatório fazer a contabilidade, cuidar da gestão financeira, gerenciar recursos humanos e garantir que todas as áreas funcionem integradas.
Mas a boa notícia é que você pode dar mais importância ao back office da sua startup sem precisar se desdobrar para dar conta dessas tarefas.
Continue lendo e descubra como melhorar seu operacional.
Qual a importância do back office em startups?
Para entender a importância do back office em startups, vamos começar pelo significado desse conceito:
“A parte da empresa que concentra atividades de administração e suporte, sem contato ou relação direta com o cliente, incluindo contabilidade, SAC, financeiro, TI, logística e RH.” — segundo a definição da Investopedia.
Na divisão clássica das empresas, o back office fica nos bastidores, cuidando de processos administrativos e operacionais, enquanto o front office fica na linha de frente lidando com os clientes e tudo relacionado a produto, vendas, marketing e relacionamento.
Antigamente, os próprios escritórios eram divididos dessa maneira, mas hoje só nos interessa o conceito.
Basicamente, chamamos de back office todas as funções do negócio que não abrangem a interação com clientes e não estão diretamente relacionadas ao core business da empresa, mas são fundamentais para mantê-la funcionando e garantir o uso estratégico de seus recursos.
Logo, é fundamental ter uma gestão interna eficiente para cuidar dessas atividades e garantir uma excelente estrutura “por trás” da empresa.
Qual o papel do back office no sucesso da startup?
A importância do back office em startups fica clara desde o início das operações da empresa.
Imagine que você acabou de lançar um app MVP no mercado, teve sucesso com seu público e conquistou um generoso capital seed (ou capital semente, primeiro aporte após investidor anjo).
Para começar, muitos fundos de investimento exigem demonstrativos financeiros da empresa para concluir o aporte, e seu negócio terá que passar por processos como due dilligence e auditoria contábil.
Ou seja: se a contabilidade e financeiro não estiverem com as atividades em dia no back office, a startup pode até mesmo perder a oportunidade de captar recursos por inconsistências.
Depois, você vai precisar contratar mais desenvolvedores e analistas de suporte para dar conta da demanda — e é melhor ter processos de RH estruturados para encontrar os melhores talentos e negociar a contratação.
Da mesma forma, startups que trabalham com produtos precisam que a separação e entrega sejam ágeis, enquanto os prestadores de serviços dependem de uma boa área de treinamento e customer service.
Deu para entender por que as atividades do back office são indispensáveis para o sucesso da startup?
Por que a importância do back office em startups nem sempre é reconhecida?
Apesar da importância do back office para startups e scale-ups, é comum que essa área não seja prioridade no negócio.
Isso acontece porque, muitas vezes, o próprio empreendedor fica responsável pelas funções internas do negócio, considerando a equipe enxuta e recursos limitados no início das operações.
Nesse caso, ele tem que cuidar de toda a gestão estratégica, pensar na captação de recursos, olhar para o produto, focar no cliente e ainda lidar com tarefas burocráticas que vão desde o controle de contas até a elaboração de contratos.
Obviamente, falta tempo para se dedicar a essas funções e organizar todos os processos como se deve, mesmo sabendo da importância do back office para aumentar a eficiência da empresa, entregar valor e reduzir desperdícios.
Além disso, a startup já nasce obcecada pelo cliente e todos os processos relacionados, e acaba deixando o back office de lado para focar nas estratégia de mercado.
Conforme a empresa cresce, isso se torna um grande problema, já que é preciso ter uma estrutura altamente eficiente para alcançar a escalabilidade e manter os padrões de qualidade.
4 formas de dar mais importância ao back office em startups
Se você quer crescimento rápido e sustentável, está na hora de dar mais importância ao back office em startups.
Confira algumas dicas para melhorar sua gestão interna.
1. Inclua o backoffice no seu plano de negócio
A importância do backoffice em startups começa lá no plano de negócio, quando você planeja as finanças e o marketing, por exemplo.
Por isso, é importante pensar em como vão funcionar as questões administrativas e operacionais e deixar tudo registrado, desde recursos necessários até futuras contratações e terceirizações.
Se você ainda não abriu sua startup, aproveite para colocar o back office nos planos.
2. Use KPIs na gestão interna
A gestão interna é tão importante quanto a gestão do marketing e vendas no seu negócio, e merece ter seus próprios KPIs (indicadores-chave de desempenho).
Para ter um norte na organização dos processos, você deverá usar KPIs específicos para cada área do back office.
Por exemplo: lucratividade, liquidez e rentabilidade no financeiro, índice de turnover e custo por contratação no RH, e fluxo de caixa operacional e capital de giro na contabilidade.
3. Invista em tecnologia
A tecnologia é a solução para dar mais importância ao back office em startups, otimizar processos e acelerar as rotinas.
Com um simples ERP, por exemplo, você consegue organizar e integrar todos os dados e processos internos, além de automatizar tarefas para poupar tempo e reduzir os custos do negócio.
O mesmo vale para plataformas de contabilidade online, sistemas de gestão financeira e softwares CRM.
4. Terceirize e otimize
Por fim, uma das soluções mais eficazes para fazer jus à importância do back office em startups é terceirizar funções e áreas administrativas da empresa, como as rotinas do departamento pessoal.
Essa prática é cada vez mais comum, pois os gestores de startups precisam ganhar tempo no dia a dia e querem deixar o back office em boas mãos sem precisar gastar com contratações, treinamentos, tecnologias e outros recursos que uma equipe interna exige.
Para você ter uma ideia, 37% das pequenas empresas do mundo já terceirizam processos de negócio, enquanto 52% pretendem terceirizar atividades até o fim de 2020, segundo uma pesquisa realizada pelo portal de terceirização Clutch em 2019.
Ficou clara a importância do back office em startups e como melhorar o seu?
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