Contabilidade e Business Intelligence como potencializadores da gestão do CFO

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Você sabe como o Business Intelligence e a contabilidade se comunicam no contexto das startups e trazem inovação para a gestão financeira dessas empresas?  

A resposta para essa questão tem muito mais a ver com os aspectos estratégicos de um negócio do que com simplesmente com o compliance fiscal e regulatório. 

O BI aplicado à contabilidade dá sentido ao amplo volume de dados espalhados em planilhas, arquivos e sistemas.

É ele o responsável por transformar esses dados no seu estado commodity em informações gerenciais e insights capazes de nortear a tomada de decisões inteligentes. 

O CFO enfrenta desafios na hora de tomar decisões, mas o BI em sinergia com a contabilidade pode fornecer o apoio necessário que ele precisa para tornar esses desafios menos complexos. 

Siga a leitura, porque é disso que vamos tratar.

Afinal, quais as responsabilidades do CFO?

O Chief Financial Officer (CFO) de uma startup é responsável pelas atribuições financeiras estratégicas do negócio.

Suas responsabilidades e prioridades podem ser divididas nas seguintes categorias:

Gestão financeira e contábil

Uma das responsabilidades habituais do CFO é assegurar que todas as transações financeiras sejam registradas corretamente – mesmo que a função seja delegada a prestador de serviços ou a colaboradores que cuidam da operação. 

Inclui também o monitoramento e o controle dos custos operacionais e a gestão do fluxo de caixa, de forma que a startup tenha liquidez suficiente para operar.

Planejamento e análise financeira

Com a ajuda do BI na contabilidade, o CFO cuida também dos orçamentos anuais, das previsões financeiras e dos planos de longo prazo.

Realiza, ainda, análises financeiras no processo de tomada de decisões, incluindo análises de rentabilidade, projeções de crescimento e viabilidade de novos projetos.

Captação de recursos

A captação de recursos em seus diferentes formatos faz parte do projeto de crescimento da startup desde a fase de ideação.

É atribuição do CFO liderar iniciativas nesse sentido, como rodadas de investimento, negociações com instituições financeiras ou participação de algum programa de aceleração/incubação.

Nesse aspecto, deve levar em conta a estratégia de capital da empresa, considerando o capital próprio e de terceiros, bem como a diluição societária em casos de aportes em troca de equity.

Governança e compliance

Os princípios da governança e do compliance devem fazer parte da cultura organizacional da startup em todos os sentidos e não é diferente no departamento financeiro

O CFO deve assegurar que a startup esteja em conformidade com todas as leis e regulamentos, além de praticar a governança na dose certa, com foco na transparência e responsabilidade.

Estratégia e crescimento

Olhando para frente, é atribuição do CFO também participar do desenvolvimento da estratégia de negócios em seu aspecto amplo, contribuindo com insights financeiros para decisões do CEO e demais executivos.

Afinal, em algum momento no futuro, os investidores esperam resgatar seu investimento em um evento de liquidez, como um M&A ou IPO, o que exige processo detalhado de due diligence.

A função do CFO, como podemos ver, é dinâmica e exige posicionamento proativo e estratégico

Para exercer a função, o executivo deve estar preparado para lidar com incertezas e ser capaz de adaptar-se rapidamente às transformações do mercado.

Como o CFO toma decisões?

O CFO de uma startup deve tomar suas decisões com base em uma combinação de dados financeiros, análises quantitativas, qualitativas e uma compreensão estratégica do negócio. 

É muita informação para compreender e assimilar – não por acaso, o cargo é um dos mais importantes dentre os que compõem o c-level.

Nesse processo de tomada de decisões, a análise de dados é fundamental. 

Sem o BI aplicado à contabilidade, é praticamente impossível desbravar um mar de números dispersos e desconexos.

Cada decisão tem seu peso no contexto organizacional e pode ser mais ou menos importante para a condução dos negócios, mas, de maneira geral, podemos classificar esse processo da seguinte forma:

1. Leitura e interpretação dos dados financeiros

Os dados financeiros são produzidos em grandes quantidades a todo momento pela organização a partir, sobretudo, da escrituração contábil

O primeiro passo do processo decisório do CFO consiste em analisar as demonstrações, como balanço patrimonial, demonstração de resultados e fluxo de caixa, para entender a posição financeira atual da empresa.

Os KPIs (Key Performance Indicators) são ótimos instrumentos para isso. 

Por meio deles, é possível ter uma visão clara da situação da margem de lucro, retorno sobre o investimento, ciclo de conversão de caixa e outras métricas.

2. Construção de cenários

A partir da leitura e interpretação dos dados financeiros com a ajuda do BI na contabilidade, o CFO tem os elementos necessários para criar projeções e analisar diferentes cenários (otimista, realista, pessimista).

Pode desenvolver também modelos financeiros para simular o impacto de várias estratégias, como mudanças de preços, lançamentos de novos produtos ou expansão para novos mercados.

3. Avaliação de riscos e oportunidades

Todo processo de tomada de decisões envolve riscos e por isso precisa ter o embasamento correto, sem espaço para achismos e suposições. 

No aspecto financeiro, é função do CFO identificar e avaliar os principais fatores de risco, implementando estratégias de mitigação adequadas.

Uma das maneiras de fazer isso é por meio da análise SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats), visando entender as forças e fraquezas internas e as oportunidades e ameaças externas.

4. Consultas aos principais stakeholders

Dependendo do tipo de decisão, pode ser necessário consultar os stakeholders para opinar ou participar do processo.

Internamente, o CFO pode colaborar com outras áreas da empresa (operações, marketing, vendas, tecnologia) para entender suas necessidades e perspectivas.

Pode ser que precise do aval também do conselho de administração (caso a startup tenha) e dos investidores, dependendo das cláusulas de investimento. 

O objetivo é buscar feedback e promover o alinhamento estratégico.

5. Considerações estratégicas e visão de longo prazo

Por fim, ao tomar uma decisão de impacto, o CFO pode usar o BI aplicado à contabilidade para equilibrar as necessidades financeiras imediatas com os objetivos estratégicos de longo prazo.

Nesse contexto, deve levar em conta:

  • Sua experiência profissional
  • Comentários e insights de outras áreas da empresa ou de stakeholders externos que ajudam a contextualizar os números e a tomar decisões mais holísticas.

Como podemos ver, o CFO de uma startup utiliza uma abordagem equilibrada que integra dados financeiros, com ajuda do BI na contabilidade, integrado a análises estratégicas e qualitativas para tomar decisões de maneira inteligente e assertiva. 

Quais os principais desafios do CFO na análise de dados?

Embora o BI na contabilidade tenha se popularizado com o avanço da digitalização, os desafios existem e é preciso superá-los.

No contexto das startups, podemos destacar:

  • Gestão de múltiplas fontes de dados, como planilhas, sistemas, software contábil, dados em nuvem, etc
  • Gestão de riscos e conformidade contábil, que cresce na medida em que a empresa ganha tração e mira a escalabilidade
  • Equipes sobrecarregadas na criação e manutenção de planilhas, o que custa tempo e dinheiro para empresa
  • Governança corporativa insuficiente, o que prejudica a confiança e as relações da empresa com seu público de interesse
  • Cibersegurança e proteção dos dados estratégicos 
  • Estratégia e planejamento financeiro. 

Dentre os desafios listados acima, a qualidade e a integridade dos dados talvez seja um dos mais relevantes dentro de uma gestão data-driven.

Dados incompletos, dispersos ou inconsistentes dificultam a análise precisa, algo que o BI na contabilidade pode resolver se estruturado do jeito certo.

Cabe mencionar que muitas startups trabalham com diferentes sistemas gerenciais (ERP, CRM, contabilidade) que nem sempre operam em sincronia.

Ao harmonizar esses dados dentro de uma única estrutura de BI, tais problemas deixam de existir.

Vale destacar ainda que ferramentas inadequadas ou desatualizadas podem limitar a capacidade analítica.

Em um ambiente em que há intensa pressão por resultados rápidos e recursos limitados, esses desafios podem se tornar grandes obstáculos sem a ajuda de boas ferramentas de business intelligence.

Como o BI integrado com contabilidade pode ajudar?

Com o BI integrado à contabilidade, o CFO elimina as barreiras citadas no tópico anterior, tornando os desafios menos complexos graças aos dashboards personalizados e integrados.

Dependendo da configuração, a integração entre business intelligence e contabilidade oferece uma visão abrangente e em tempo real do desempenho financeiro do negócio. 

Essa integração ocorre em diversos aspectos, permitindo ao CFO:

  • Analisar rapidamente as métricas financeiras-chave e identificar padrões e tendências que possam afetar a saúde financeira da startup 
  • Usar técnicas de previsão avançadas para antecipar cenários e tomar medidas proativas para mitigar riscos ou aproveitar oportunidades
  • Compreender claramente as necessidades financeiras, otimizar a alocação de recursos e maximizar o retorno sobre o investimento.

Com o BI integrado à contabilidade, a startup não precisa de equipes dedicadas ao trabalho operacional para encontrar as informações relevantes em meio a um amontoado de planilhas.

Mais do que isso: libera os profissionais para focar em tarefas mais estratégicas, economizando recursos e otimizando tempo.

Como funciona o serviço de contabilidade com BI da Comece?

Até aqui, vimos que é praticamente impossível um CFO gerir eficientemente seu departamento e tomar boas decisões sem o BI na contabilidade.

A essa altura, pode estar se perguntando: “Como ter acesso a ferramentas de análise de dados de um jeito simples, prático e com o melhor custo-benefício?”

A resposta está nos projetos personalizados de BI da Comece, com foco especialmente em startups, scale-ups e outras empresas digitais. 

Mostramos a seguir como funciona.

Diagnóstico, automatização e infraestrutura

O primeiro passo para implementação dos projetos de BI da Comece em sua startup é o diagnóstico.

O objetivo é avaliar a viabilidade do projeto, determinar quais funções podem ser automatizadas e definir a precificação e o prazo de execução do projeto.

Execução do projeto de BI

A entrega do projeto é realizada conforme o plano e prazo de execução, com base no diagnóstico, alinhado às definições de automatizações e à infraestrutura disponibilizada.

Treinamento dos usuários e acompanhamento

Após a execução, nossa equipe promove um treinamento completo dos usuários, a fim de ajudá-los e extrair o máximo dos relatórios e dashboards.

Dependendo do tipo de solução contratada, sua equipe conta ainda com monitoramento e aplicação de melhoria contínua nos processos implementados.

Quanto ao tipo de contratação dos projetos personalizados de business intelligence da Comece, você tem três formas:

  1. Desenvolvimento individual de projetos, usando uma metodologia colaborativa
  2. Assinatura mensal, visando estabelecer uma parceria estratégica e contínua
  3. Pacote de horas para necessidades específicas.

Vale ressaltar ainda que, além do BI na contabilidade, a Comece oferece projetos de business intelligence em diversas outras áreas, como marketing, departamento pessoal, contábil-fiscal, etc.

Caso prefira pacote completo, oferecemos também outros serviços, como abertura de empresas, BPO financeiro, due diligence para startups e investidores e muito mais.

Nossa missão é ajudar o seu negócio a decolar.

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