BPO financeiro: saiba tudo e mais um pouco sobre o assunto

Queremos que você saia daqui sabendo tudo o que precisa para decidir na hora de terceirizar o financeiro da sua empresa, então, se ajeita na cadeira e vem com a gente.

 

Entrar no mundo dos negócios, principalmente como gestor ou diretor, significa se arriscar em caminhos muitas vezes difíceis e tortuosos. Veja bem, gerir uma empresa é como dirigir um carro por novas estradas. Em seu caminho aparecerão curvas, buracos, você enfrentará descidas e subidas, períodos de pistas retas, mas, se você focar no seu destino final, todo o percurso terá valido a pena.

 

Motivacional né! Mas você sabe por que eu estou falando tudo isso? O mercado está cada dia mais competitivo e exigindo cada vez mais das empresas e com isso, a gestão do seu negócio precisa conquistar um nível de excelência. Foco no core business. Parece óbvio, eu sei, mas vamos ser práticos. Digamos que sua empresa começou bem pequena, e, como você é um ótimo profissional ela está crescendo. Porém, esse crescimento fez com que, quando chega o final do mês, você precise ficar alguns dias afastado para fazer a contabilidade, pois ainda não tem um profissional capacitado para tal.

 

Já que a proposta de montar uma área contábil lhe parece cara, você pode escolher terceirizar e contratar uma assessoria contábil. O departamento financeiro sempre foi uma área crítica para as empresas que precisam de processos estruturados, tanto é que quase 60% das causas de mortalidade das empresas estão associados a esta área segundo a pesquisa do Sebrae.

 

Esse tema se torna problemático porque nem todos os empreendedores estão preparados para conhecer com excelência todas as áreas da empresa, e o financeiro, que costuma ser um dos mais problemáticos, acaba sendo deixado de lado em momentos de crescimento, onde o foco é a operação.

 

Mas, TCHARAN, isso pode ser diferente caso você, empreendedor, optar por delegar essa função com um BPO Financeiro. Esse tipo de atitude tem o poder de deixar as empresas mais ágeis, produtivas e escaláveis com a adoção de boas práticas de gestão financeira.

 

Além da consultoria financeira, a terceirização de serviços, conhecida como BPO Financeiro, pode ajudar empresas na busca da alta performance através de uma eficiente organização financeira.

 

Abaixo você vai poder tirar as suas dúvidas sobre o BPO com dicas de quem entende do assunto. Entrevistamos para esse artigo o diretor e fundador da Comece com o Pé Direito, Ângelo Mori Machado e a auxiliar contábil, Kellen Gedoz. Eles nos trouxeram respostas para as principais dúvidas que surgem quando falamos de BPO. Então vai rolando a tela aí e continua com a gente.

 


O que é BPO?

 

A terminologia BPO vem do inglês "Business Process Outsourcing" que, em português direto significa a terceirização de serviços ou processos de uma empresa. Essa terceirização do financeiro envolve basicamente todas as tarefas de contas a pagar e receber, emissão de nota fiscal e manuseio do eSocial, projeção do fluxo de caixa. O BPO serve para aquelas empresas que não conseguem ter um controle financeiro efetivo, que muitas vezes não têm tempo para resolver essas questões ou que têm um sistema antigo, que não funciona. O empresário que adquire esse serviço espera por profissionais da área que atuem justamente nesse sentido.


Por que preciso de um BPO?

 

O que acontece, na verdade, é que quando se fala de BPO Financeiro, ou BPO de recursos humanos, muitas pessoas, mesmo no mundo dos negócios, não sabem do que se trata, até porque, culturalmente, grande parte das pequenas e médias empresas no Brasil não têm o hábito de trabalhar com essa nomenclatura. Por esse motivo, nós, da Comece com o Pé Direito decidimos chamar de Financeiro Descomplicado. A ideia é deixar a sigla mais popular e acessível e descomplicar um termo que já é considerado bem complexo para esses empreendedores.

 

No caso das startups e scale-ups durante muito tempo o BPO não era usual, e sejamos sinceros, ainda não é. Esse tipo de negócio não tem o hábito de terceirizar a sua gestão financeira. Essa gestão fica, muitas vezes, a cargo dos próprios donos, ou de pessoas que o empresário contrata, mas que, às vezes, não possue uma qualificação técnica adequada para tratar de uma pauta tão importante quanto o caixa de um negócio.

 

"Não pense que as scale-ups não usavam esse serviço porque não queriam. A realidade é diferente. O problema é que não existia um preço no mercado que fosse compatível para que eles pudessem comprar esse serviço, então tudo acabava se tornando muito caro. A tecnologia e a mão de obra envolvidas no processo não deixavam eles adquirirem esse tipo de software e o BPO acabava sendo um produto de empresas médias para maiores e grandes corporações", destaca Ângelo. Com o avanço da tecnologia, da forma que se tem hoje à disposição de todos, e com a qualificação da mão de obra, foi possível gerar esse produto num formato que o pequeno e médio empresário consiga ter.

 


Quais são as vantagens do uso do BPO Financeiro?

 

A primeira vantagem que podemos destacar em relação ao uso do BPO é a questão de custo para a empresa. Hoje em dia ainda existem empresas pequenas ou médias que fazem o próprio financeiro, muitas delas usam o famoso excel, o que não é correto, nem seguro, porque ele não tem nenhum compliance de segurança em relação a isso. A contabilidade fica muito artesanal e arcaica, sem segurança da informação, ou informações que muitas vezes não são válidas ou sequer avaliadas.

 

A segunda vantagem é a economia com a mão de obra. Acompanhe o exemplo do Ângelo: "o empresário contrata uma pessoa com conhecimento básico a um salário médio de R$ 3 mil. Saiba que na verdade essa pessoa vai te custar R$ 7 mil se for contar os encargos todos que tem. Então, muitas vezes o empresário tem um custo de R$ 7 mil somado a um sistema tecnológico ineficiente, que não oferece nenhuma retaguarda para poder avaliar o que está acontecendo com o negócio e nem mesmo faz projeções".

 

O que o BPO Financeiro propõe e que nós da Comece com o Pé Direito oferecemos como vantagem é entrar com tecnologia de ponta e contabilidade online. É ela quem vai mostrar ao empreendedor em tempo real o que está acontecendo com o negócio dele, vai oferecer projeções e tendências sobre o que vai acontecer com a empresa, e de que forma isso se dará. Quando um sistema antecipa um possível baque, ele dá tempo para pessoa se preparar ou até mesmo mudar a estratégia do seu negócio.

 

"Então funciona assim: em vez do empresário gastar R$ 7 mil, ele provavelmente vai gastar metade ou um terço desse valor, com a terceirização e o seu custo. E tem mais, com o software não há descontinuidade. Se você tem só uma pessoa na sua empresa fazendo isso e ela pede demissão ou tirar férias, isso cria vários problemas, porque ela não vai conseguir replicar de forma 100% efetiva para algum outro funcionário que você irá contratar. No nosso processo de financeiro descomplicado isso jamais acontece. O empresário mantém a segurança da continuidade e nao vira refém de ninguém" afirma Ângelo.

 

O propósito da gestão financeira de alto impacto é a profissionalização do financeiro com desoneração de recursos para isso, podendo enxergar o negócio na frente para tomada de decisão.

 


Quais os principais serviços e benefícios do BPO para empresas?

 

Acredite ou não, essa implementação, esse upgrade na gestão dos negócios, resolve vários problemas. O primeiro é uma otimização do custo com mão de obra própria. O empresário vai deixar de ter que ter uma equipe cuidando da sua gestão financeira, o que muitas vezes é caro e ineficiente, para ter uma mão de obra especializada no assunto, uma contabilidade para startups que consequentemente traz redução de custo e uma aplicação tecnológica de ponta.

 

Um trabalho de BPO Financeiro bem feito visa não só gerenciar e registrar adequadamente o que está acontecendo em termos de saída e entrada de dinheiro, para controle de fluxo de caixa, mas também ajuda o empreendedor a olhar pra frente. Ele mostra, de forma muito dinâmica e praticamente em tempo real, para onde o caixa da empresa vai para daqui, por exemplo, seis meses.

 

"Quando eu digo que vai te faltar dinheiro daqui a seis meses, olha como é grande a margem de tempo que o software está te dando para poder se reorganizar e mostrar que que tem que tomar uma ação corretiva. Outra coisa é um funcionário dizer que amanhã não tem dinheiro, ai o empresário não tem tempo para tomar uma ação e proteger o negócio de forma eficiente" reitera.

 

Outro problema que o software resolve é o compliance, que muitas pequenas e médias empresas não têm. Isso significa a manolização, rotina e método profissional para fazer a gestão do seu caixa. Normalmente as empresas vão fazendo as coisas a medida que vão aprendendo, sem ter muita técnica, ou até sem técnica nenhuma. Então, o BPO Financeiro traz compliance que grandes empresas usam, naturalmente numa versão mais saudável para as pequenas e médias, e isso aumenta a segurança para avaliar o desempenho do negócio de uma maneira muito mais eficiente.

 

Um outro benefício é que o BPO, bem estruturado, vai alimentar as informações para a contabilidade num timing correto e na velocidade certa, o que consequentemente vai apoiar o planejamento tributário, que é uma coisa que pequenas empresas têm muita dificuldade. Então, a organização, apoiada a uma alimentação para contabilidade rápida, ajuda no planejamento tributário e principalmente na segurança no trânsito das informações.

 

"A vantagem que eu vejo é que esse serviço vem com alto poder agregado de consultoria, ou seja, o pequeno e médio empreendedor, além de ter as questões organizadas com apoio da tecnologia, passa a contar com membros terceirizados da equipe com alta capacidade de conhecimento. Isso faz com que tenha mais pessoas para debater e trocar ideias em relação ao desempenho do negócio, e eu acho que quando você tem pessoas que agregam valor com conhecimento, isso gera uma enorme diferença no teu dia a dia", destaca Kellen.

 

Um outro benefício que o BPO traz a partir do modelo que a Comece com o Pé Direito propõe, com o apoio da tecnologia na nuvem, é poder fazer com que o empreendedor tenha acesso, praticamente 24h por dia, as suas informações, independente de onde ele esteja. Ele vai poder enxergar o que está acontecendo com o negócio dele em tempo real. Quando trabalhamos só com excel ou deixamos as informações no escritório, nós perdemos esse acesso o que consequentemente prejudica o empreendedor numa eventual revisão ou análise que ele tenha que fazer fora de sua sede. É essa transparência, essa qualidade, esse acesso onde quer que a pessoa esteja no mundo, que dá um tremendo valor. É o que uma terceirização, nesse sentido, pode trazer para um pequeno e médio empreendedor que, há alguns anos atrás, era impensável.

 


Qual é a importância de uma plataforma em nuvem e como pode ajudar na gestão do negócio?

 

Os principais itens que podemos destacar sobre a plataforma em nuvem envolvem mais de um aspecto. O primeiro a ser destacado é a desoneração de investimento em tecnologia própria ou em servidores próprios. Quando escolhemos migrar para a nuvem e pegamos serviços que já estão lá, a exemplo de grandes contas que existem hoje como Amazon e Google, conseguimos ter acesso a isso com um custo extremamente baixo, o que é algo muito bom para pequenos e médios empreendedores. Isso sem ter a exigência do investimento em hardware próprio, que muitas vezes se torna obsoleto, e é dispendioso em termos de custo de manutenção, pois está suscetível a danos.

 

Nesse sentido a aquisição é fantástica, e, aliada ao BPO, essas informações extremamente relevantes estarão disponíveis de forma segura e com fácil acesso em qualquer lugar. Hoje é difícil visualizar uma empresa fazendo de forma correta as suas operações e investimentos em acesso a informação sem migrar para a nuvem. A empresa que não pensar assim vai acabar se fechando em acesso à tecnologia, ou vai acabar colocando muito dinheiro em aspectos de tecnologia fechada que, na verdade, não vão trazer um retorno tão significativo quanto a nuvem, sob o aspecto de acesso e colaboração com terceiros.

 

"A gente faz hoje a gestão financeira da nossa empresa toda na nuvem. Então, por exemplo, estou fora da empresa agora e se eu quiser saber quanto a minha empresa vendeu de manhã eu vejo, se eu quiser ver os pagamentos, abro no meu celular. Esse acesso a informação, no meu ponto de vista, é poder. Quanto mais rápido o empresário acessa as informações mais rápido ele decide e quanto mais rápido ele decide mais ele se torna competitivo e se separa da manada em termos de oportunidade" afirma Ângelo.

 


Como o BPO ajuda no planejamento estratégico da empresa?

 

Tempo tem tudo a ver com apoio ao planejamento estratégico. A partir do momento em que o empresário terceiriza a gestão financeira do seu negócio com alta eficiência, o gestor da empresa ou as pessoas que tomam a decisão vão se envolver menos nesse processo de construção das informações e vão acabar ganhando uma janela de tempo extremamente importante para poder avaliar esses números. A partir daí ele pode rever se os planejamentos estratégicos de condução de desenvolvimento de negócios, da manutenção e das políticas comerciais, estão certos.

 

Isso é feito a partir de uma organização bem feita para pequenas e médias empresas. Nelas, muitas vezes o próprio gestor é quem tem que organizar os planejamentos para depois olhar, e quando ele se der conta pode acabar vendo fora de timing e comprometendo a dedicação que precisaria ter no planejamento estratégico, aumentando o risco de mortalidade do seu próprio negócio.As pessoas costumam se queixar muito com a falta de tempo e isso está diretamente relacionado a mortalidade das pequenas e médias empresas.

 

A maioria das empresas hoje fecha por problemas e gestão no fluxo de caixa.Então, a terceirização bem feita nessa área, com tecnologia e pessoas eficientes, vai fazer com que o gestor tenha um ganho de tempo estratégico para melhor avaliar seu planejamento e tomar as melhores atitudes no tempo certo, porque esse tempo faz toda a diferença no jogo dos negócios.

 


Qual plano melhor se adequa a minha empresa e quanto custo o BPO?

 

Esse é um de nossos diferenciais. Em relação a qual plano escolher queremos dizer para você que a Comece com o Pé Direito funciona da seguinte maneira: tudo depende do tipo do seu negócio, do volume de operações financeiras que a sua empresa faz, e do dia a dia dela. Então, normalmente, antes de implantar o BPO Financeiro, o ideal é que seja feito um diagnóstico.

 

Nós temos como prioridade fazer uma entrevista com os gestores e com as pessoas envolvidas na tomada de decisão para identificar como está montada hoje essa operação de cada empresa, o volume que ela exige em termos de processo e tempo, e quais os resultados finais que os diretores precisam, no mínimo, ter acesso. Então, é a partir dessa composição de informações que a gente consegue fazer uma mensuração de envolvimento técnico na contabilidade online, para então fazemos a parte orçamentária e dessa forma criarmos uma apresentação. A gente jamais vai fazer um BPO sem realmente conhecer o negócio e os resultados que a gente pretende oferecer.

 

"Nós sabemos que pequenos e médios empreendedores têm receios e preocupações muito diferentes de grandes empresas, o que nós buscamos aqui é mostrar, através do diagnóstico, que os primeiros passos para implementar e aprofundar o negócio a gente vai fazer junto, pegar junto com eles no primeiro mês para que se sintam confortáveis no decorrer do tempo" enfatiza Kellen.

 


E por que eu escolheria a Comece com o Pé Direito?

 

Ok, pode parecer suspeito falarmos disso, mas vamos aos fatos. Além de oferecermos todo o serviço financeiro com o BPO, que te ajuda a tomar as decisões mais efetivas, nós também oferecemos apoio estratégico para sua empresa.Estamos acostumados e somos especialistas em lidar com empresas no nosso ramo, com necessidades parecidas, e dessa forma nós oferecemos, além das ferramentas em si, dicas e ajudamos na tomada de decisão.

 

"Temos esse contato próximo com o cliente, o BPO é ótimo para consultórios médicos, odontológicos, academias. Nós sabemos que muitos chegam perdidos, mas nós oferecemos um serviço especializado para cada um, através de etapas que vão fazer com que o cliente atinja seus objetivos" afirmam Ângelo e Kellen.

 


E aí, conseguiu esclarecer as suas dúvidas?

 

Esperamos que você tenha conseguido notar que o BPO está ganhando cada vez mais força, porque assim como as empresas têm estado cada vez mais focadas em aumentar a produtividade, elas também buscam reduzir os custos e alavancar a lucratividade, mantendo um foco mais exclusivo em suas atividades.

 

O BPO é repleto de vantagens tentadoras e é uma excelente opção para empresas que não pretendem investir em uma área de finanças completa, com espaço e funcionários específicos para desempenhar esse papel, mas que precisam da expertise de profissionais qualificados em um gerenciamento mais estratégico.

 

O financeiro de uma empresa é, e sempre será, uma área crítica, porém ele é fundamental para o sucesso e por isso precisamos sempre de processos previamente estabelecidos. Por outro lado, Scale-ups ou Startups precisam focar todos os esforços e pessoas na operação para que possa crescer e escalar, não podendo se preocupar e realizar todos os processos que envolvem manter uma empresa.

 

Como solução para isso ficamos felizes em apresentar para você o BPO e mostrar que você pode receber apenas benefícios terceirizando as atividades do departamento financeiro da empresa. Esperamos que este artigo tenha sido útil a você. Controle o seu negócio sem nenhuma complicação e tenha ainda total suporte e treinamento feitos diretamente pela nossa equipe de especialistas. Se você quiser pode navegar pelo nosso site e conhecer o nosso serviço e fique ainda mais perto de realizar os sonhos da sua empresa. Agende uma conversa com um dos nossos especialistas!