Business intelligence: entenda o que é e quais as vantagens para sua startup ou scale-up

Diariamente, o departamento contábil de uma empresa, seja uma startup, scale-up ou não, produz uma série de informações relacionadas ao negócio. Em via de regra, esses dados são armazenados apenas para o controle e o gerenciamento da companhia ou, ainda, para possíveis comprovações solicitadas em caso de uma fiscalização. 

 

Por vezes, essas informações são utilizadas em relatórios com a finalidade de serem apresentadas em reuniões estratégicas. Entretanto, o fato é que poucos empresários utilizam esses dados para traçar estratégias específicas de gestão financeira, como ocorre com o Business Intelligence (BI), em bom português, “Inteligência de Negócios”.

 

Resumidamente, podemos dizer que o BI nada mais é do que uma metodologia que se estuda sobre as informações obtidas de diferentes departamentos de uma empresa para ajudar na tomada de decisões empresariais. Porém, a Inteligência de Negócios não é apenas isso. Ela envolve diversas fontes de informações importantes de gestão e estratégia, se valendo da tecnologia para gerar análises e métricas.

 

A ferramenta pode trazer uma contribuição importante para a gestão estratégica da empresa, auxiliando na coleta e análise de informações gerenciais que podem transformar o futuro do negócio. Esses dados são capazes de mudar completamente a forma como o empreendedor ou o gestor traça suas estratégias de investimentos e posicionamento da empresa no mercado.

 

Para tanto, é imprescindível que a empresa adote uma transformação digital, por meio de uma abordagem tecnológica eficiente, baseada na coleta, gerenciamento e armazenamento satisfatório de informações e dados. “De forma integrada e online, o Business Intelligence demonstra, a partir de painéis analíticos, a saúde do seu negócio em tempo real, utilizando simuladores que realizam a projeção de cenários com base em informações customizáveis, possibilitando a definição de estratégias para alavancar seu negócio de forma ágil e assertiva”, explica a analista contábil da Comece com o Pé Direito, Bruna Battimanza.

 

Trazendo um pouco mais o viés de uma informação teórica, o conceito de Inteligência de Negócios é o uso eficiente de todas informações geradas dentro da empresa. Para uma gestão se tornar realmente eficiente é necessário utilizar com perfeição os dados gerados para a produção de métricas. Desta maneira, O Business Intelligence tem a função de otimizar a gestão por meio da coleta de informações que permitem montar estratégias que impactem o resultado buscado pelo negócio.

 

Como o Business Intelligence funciona?

 

Segundo Bruna, a ferramenta opera a partir da geração, captação, processamento e acompanhamento dos dados empresariais, gerando análises intuitivas e dinâmicas que auxiliam nas estratégias do negócio. Para conseguir compilar todos esses dados é imprescindível o uso de tecnologias e softwares, permitindo o controle e o armazenamento eficientes das informações adquiridas.

 

Vale destacar que a metodologia da Inteligência de Negócios não trata apenas de informações coletadas dentro de seu negócio. A partir da aplicação do método Business Intelligence, é possível também obter dados externos, como informações sobre como o mercado está reagindo a situação atual, quais são as necessidades do seu público-alvo, quais são os dados das empresas concorrentes, além de aspectos políticos, econômicos e tecnológicos.

 

Estes dados externos são de suma importância, pois no mundo atual - na Era da Informação - as decisões são cada vez mais baseadas nas informações geradas pelos consumidores. Por isto o BI Contábil conta com informações de índices do mercado comparando com os da sua empresa, como o IPCA, Taxa Selic, entre outros importantes comparativos mercadológicos.

 

Desta forma, podemos dizer que a metodologia utilizada vai depender de quais objetivos e especificidades que cada empresa deseja buscar, sendo importante contar com o apoio de profissionais qualificados e experientes na aplicação da Inteligência de Negócios.

 

O Business Intelligence e a contabilidade - Iniciamos este artigo afirmando que a contabilidade gera um volume elevado de dados todos os dias. Nestes dados, constam informações sobre receitas, custos e despesas, entre outras informações essenciais para a tomada de decisões de um negócio. Pois, eles representam fielmente qual é a situação financeira de sua empresa, tendo tamanha representatividade no planejamento tributário e estratégico de uma organização.

 

E a forma como estas informações valiosas são tratadas, método conhecido como ETL (Extract, Transform, Load) ou (coletadas, armazenadas e analisadas), é o que define como a empresa se comporta atualmente no mercado e qual será seu futuro, se está destinada ao sucesso ou ao fracasso.

 

Por isso, a importância do método de Business Inteligence estar aplicado no setor contábil de sua companhia. Ao unir dados que via de regra não estão relacionados, a Inteligência de Negócios promove diferentes perspectivas e inúmeras formas para você, empreendedor ou gestor, pensar a gestão estratégica do seu negócio.

 

Por meio da implementação do Business Intelligence, é possível mensurar e analisar informações concretas, como por exemplo, sobre despesas com pessoal, tributação ou, ainda, marketing, entre tantas outras. Estes dados combinados e avaliados auxiliam você, empreendedor/empresário ou gestor, na hora de analisar se é possível realizar um investimento ou não em setores que não trazem bons resultados para o negócio.

 

Quais são as vantagens de implementar Business Intelligence na minha scale-up ou startup?

 

Se você ainda não está convencido sobre a importância e o impacto do Business Intelligence Contábil de sua empresa, para ajudá-lo nós listamos as principais vantagens de inserir essa ferramenta em seu negócio. Confira quais são elas:

 

  • Informação - Na Era da Informação, dados são gerados constantemente por todas as pessoas, no mundo todo. Portanto, com o departamento contábil de sua empresa não seria diferente. O acompanhamento econômico-financeiro em tempo real é de suma importância;

 

  • Praticidade – A ferramenta oferece análises intuitivas e no tempo certo para seu negócio decolar, oferecendo um maior embasamento para tomadas de decisões e estratégias mais concretas;

 

  • Organização – É preciso organizar, filtrar e gerenciar esses dados colhidos de dentro da empresa para se obter um número expressivo de informações realmente úteis e relevantes;

 

  • Tecnologia – Para que sejam realizados os processos de coleta e armazenamento dessas informações é necessário se aliar a tecnologia, afinal uma empresa que não investe em tecnologia e informação perde espaço em seu mercado;

 

  • Visão de Negócios - Quanto mais informações de relevância, maior é a probabilidade o resultado desejado em seu negócio seja alcançado. Da mesma maneira, que as projeções futuras para uma empresa serão mais assertivas;

 

  • Controle – O BItambém permite uma maior precisão no controle dos custos e das despesas de sua empresa;

 

  • Segurança – Por meio da Inteligência de Negócios é possível se ter um planejamento estratégico mais assertivo com base em índices e dados seguros.

 

Para o CEO da SoftDesign, Osmar Pedrozo, há muitas vantagens em utilizar um sistema de informação gerencial como a Inteligência de Negócios. “A principal delas, na minha opinião, é que este tipo de sistema transforma as informações produzidas pela operação da empresa em importantes indicadores para apoiar o processo de tomada de decisões. Um BI apoia tanto as tomadas de decisões mais estruturadas e rotineiras da organização, como decisões de contratações ou compra de insumos; além de também apoiar nas decisões não tão estruturadas e corriqueiras, como as de realização de investimentos por parte da organização”, comenta. 

 

Pedrozo acredita que a importância da ferramenta para empresas que estão em exponencial crescimento é, em um primeiro momento, a visibilidade sobre os indicadores da operação, como produtividade, quantidade de vendas e indicadores econômicos. “Ao analisar o desempenho da organização através de números e não de sentimentos sobre como está indo o negócio, tal visibilidade contribui para dar maior segurança no processo de tomada de decisões dos gestores. Pode contribuir, por exemplo, para facilitar o redirecionamento das ações de vendas ou mesmo para ajudar nas decisões de redução de custos”, completa o CEO da empresa que atua na área de desenvolvimento de softwares e sistemas, criação de aplicativos, concepção e anteprojeto, consultoria e outsourcing e operação de serviço de software.

 

Qual é a importância do Business Intelligence para scale-ups ou startup?

 

A analista contábil da Comece com o Pé Direito, Bruna Battimanza, lembra que o Mercado 4.0 exige dos empreendedores uma adaptação às inovações que surgem de maneira veloz. De acordo com a analista, o uso da tecnologia veio para facilitar e agilizar todo esse processo organizacional.

 

Bruna alerta ainda que quem não souber utilizar estas inovações a favor do seu negócio está arriscando a sua competitividade no mercado, pois a concorrência já está buscando esses recursos.. “O Business Intelligence é uma das ferramentas que traz dezenas de benefícios para os empreendedores, é fundamental para análises e projeções efetivas que ditarão o futuro do negócio, e na era da tecnologia a agilidade e assertividade são indispensáveis”, conclui.

 

Como aplicar o Business Intelligence na minha scale-up ou startup?

 

Para implementar a metodologia da Inteligência de Negócios na sua scale-up ou startup é necessário iniciar desenvolvendo um mapa da real e atual situação do departamento contábil para entender de que forma as informações até então foram organizadas e processadas. O armazenamento de dados, portanto, é um dos principais pontos neste processo.

 

O empreendedor/gestor também precisa identificar qual é a política da empresa em relação ao uso de softwares internos e a real situação e dinâmica do departamento contábil. É necessário fazer reflexões como “A contabilidade costuma inserir todos os dados da empresa?” e “O que está ficando fora?”

 

O próximo passo é preparar a equipe para a realização do trabalho. O time de sua empresa deve compreender o que é o BI e a sua importância para o negócio, além do impacto que a ferramenta vai trazer na rotina de todos. É importante agregar conhecimentos que podem favorecer e qualificar os envolvidos no processo, pois, desta maneira os colaboradores vão se sentir mais motivados e engajados para contribuir e alimentar os sistemas, mantendo todas as informações disponíveis e organizadas e, por consequência, ajudando a empresa a crescer.

 

Outra etapa importante no processo de implementação do BI é definir como serão feitos a integração e o compartilhamento de dados. Além de organizar os times que vão atuar nesse processo, é necessário definir o responsável pelos dados sigilosos. É essencial, também, estabelecer forma de trabalho que não onere a rotina diária da sua empresa.

 

A contabilidade e o gerenciamento de Business Intelligence 

 

O grande diferencial do BI é promover a integração de diferentes áreas e setores de uma companhia. Porém, nas ferramentas de BI comuns que estão disponíveis no mercado para compra, para que essa integração ocorra é preciso contar com uma pessoa que seja o centro desse processo. Este profissional deve definir quem são os funcionários do setor contábil que vão atuar no trabalho em questão e os organizar. Ao definir personas responsáveis, o empresário/gestor está dando um passo importante para facilitar a comunicação, a organização e o gerenciamento do processo. É imprescindível que esses mesmos colaboradores atuem no sentido de auxiliar e orientar os demais colegas sobre a necessidade de manter a rotina de armazenamento, controle e gestão implementadas durante o processo de Business Intelligence.

 

Já no BI contábil da Gerencial Consultoria e da Comece com o Pé direito toda essa implantação é realizada de forma automatizada, pois já conta com a estrutura contábil e traz os resultados econômico-financeiros fidedignos da sua empresa para uma visualização dinâmica e interativa dos colaboradores e gestores do seu negócio, sem ter o risco de inclusão de dados errados por meio de dados inseridos manualmente e incorretamente e sem tomar tempo dos analistas financeiros do seu negócio na elaboração das métricas e índices que devem ser analisados, o seu profissional fica apenas com a missão de analisar e definir estratégias de negócios, unicamente. 

 

Utilização dos dados 

 

O manuseio correto dos dados coletados por meio da ferramenta de Inteligência de Negócios permite que seja realizado o cruzamento de informação de diversos setores – como já citamos anteriormente – ou, no caso mais específico da área de contabilidade, o cruzamento de inúmeros indicadores.

 

Os resultados obtidos por meio do uso de softwares e estratégias de BI tornam possível perfis e padrões de gastos. Estas informações, por sua vez, podem auxiliar na adoção de estratégias que visem reduzir desperdícios ou até mesmo reorganizar gastos.

 

As métricas auxiliam na hora da tomada de decisões focadas em informações reais. Ou seja, se a empresa não contar com uma organização e planejamento eficientes, talvez nem tenha a chance de ser reconhecida e se destacar em seu mercado. Por isso a importância de uma contabilidade estratégica. Esse modelo de contabilidade oportuniza que sua empresa seja mais competitiva no segmento em que atua, uma vez que seus colaboradores passam a olhar para o futuro prevendo possibilidades, utilizando o seu conhecimento na forma de um planejamento estratégico das finanças. E o setor contábil passa a não ter somente aquela visão focada apenas no controle e pagamento de impostos.

 

Contabilidade e inovação

 

Com esta visão de que é coisa do passado acreditar que a contabilidade trata apenas de dados, a Comece com o Pé Direito uniu o conhecimento técnico e tecnológico para oferecer aos seus clientes uma nova forma de acompanhar o ritmo da nova economia. A empresa contábil é a primeira no Brasil a disponibilizar uma plataforma de dados estratégicos de uma empresa, com o intuito de proporcionar apoio e embasamento na tomada de decisões de uma empresa. A premissa da Comece com o Pé Direito é promover este método de BI de forma interativa para descomplicar as análises e mapear a saúde de seu negócio, além de auxiliar na busca por uma gestão de sucesso.

 

A analista contábil do escritório revela como é feita a aplicação de BI na Comece com Pé Direito. “A aplicação do Business Intelligence da Comece é simples, basta integrar a contabilidade da empresa com a ferramenta que todas as análises estão automatizadas para trazer o desempenho da organização de forma online, dinâmica e intuitiva, disponibilizando um acompanhamento da saúde empresarial, com evolução tributária e projeções orçamentárias”, explica.

 

Bruna destaca, ainda, que a empresa está sempre se renovando e em constante atualização em relação às inovações tecnológicas para melhor atender os clientes. "Acreditamos que a evolução faz parte da humanidade, e a resistência à ela aumenta os custos e coloca o sucesso de um projeto ou empresa em risco, por isso buscamos sempre trazer aos nossos parceiros a possibilidade de usufruir conosco desses avanços, por esse motivo, estamos disponibilizando uma poderosa ferramenta que vai mudar o sistema organizacional dos usuários”, comenta.

 

E como escolher a melhor ferramenta de BI na minha scale-up ou startup?

 

Há diversos tipos de análises que podem ser aplicadas em seu negócio, assim como inúmeros softwares que prometem uma análise de Inteligência de Negócios. O CEO da Softdesign, Osmar Pedrozo, destaca que esta não é uma atividade corriqueira para empresa de qualquer porte. “Entendo que seja ainda mais complexa para uma startup, uma vez que essa está normalmente preocupada com diversas questões relativas a aceitação de seu produto ou serviço pelo mercado, e os indicadores de performance da organização ainda não são o foco principal das preocupações dos seus gestores”, completa.

 

Se o seu objetivo com a aplicação do Business é trazer mais visibilidade para uma scale-up, Pedrozo recomenda “algum tipo de ferramenta simples, de fácil adoção, com indicadores econômicos mínimos que apoiem a tomada de decisões e que, principalmente, já estivesse acoplada a sua gestão financeira e contábil. Agora, se a startup for da área de tecnologia, a obtenção de dados referentes ao market-fit de seu produto ou serviço devem ser obtidas a partir de sua solução de software. Esses dados podem ser visualizados como informações em um sistema de BI. De todo modo, esse também deve ser simples e conciso, contendo informações que realmente sejam úteis, de fácil obtenção e que apoie a tomada de decisões”, conclui.

 

Entretanto, a aplicação de uma ferramenta de BI demanda muito tempo de implantação, manutenção de dados, realização de parametrizações de acordo com o tipo de empresa. Como já vimos anteriormente, é necessário um profissional à disposição em tempo integral para desenvolver todas essas configurações antes do uso desta ferramenta.

 

“O Business Intelligence da Comece com o Pé Direito é uma das ferramentas mais fidedignas de análise, pois trazem os dados contábeis registrados no seu balanço patrimonial, esses são os dados que investidores, financeiras, bancos e órgãos públicos consideram para avaliar a sua empresa, estar informado em tempo real da saúde empresarial e ainda ter a possibilidade de fazer simulações de aumento ou redução de receitas e despesas e ver o impacto disso nos seus resultados contábeis são vantagens competitivas de muito valor” destaca a analista contábil da empresa, Bruna Battimanza.

 

Segundo a profissional, além dos benefícios citados anteriormente, “não é necessário ficar realizando manutenções, parametrizações e configurações, os resultados são online, em tempo real, integrados com a sua contabilidade, acessados de qualquer local, pois estão disponíveis em nuvem”. Fator que traz segurança e simplicidade de informações gerenciais.

 

Pedrozo ressalta ainda que o advento do uso do BI nas organizações não é recente. “É uma prática que já vem sendo desenvolvida há algum tempo em todos os tamanhos de empresas que fazem a gestão de sua operação através de indicadores de performance de operação e de estratégia. De todo modo, há uma tendência de evolução dos sistemas gerenciais de BI para lidarem com maiores volumes de dados internos e externos à organização, e também com advento de técnicas de inteligência artificial. Ainda, o uso de BI com análises preditivas, que projetam resultados futuros com base em dados e em cenários projetados a partir de ações do gestor. Acredito que essas serão, cada vez mais, inovações utilizadas em sistemas de informação gerenciais como o BI” finaliza. 

 

Já Bruna destaca que “a contabilidade ainda é vista por muitos como um processo burocrático de registro do passado das empresas, queremos mudar essa visão, pois a contabilidade pode contribuir muito para o sucesso dos negócios, a contabilidade não é o passado, e sim o futuro da sua empresa em suas mãos”.

 

Diante de todo esse panorama sobre o BI e o setor contábil, podemos concluir que a Inteligência de Negócios é o caminho mais fácil e seguro para que você, empresário, alcance os resultados desejados, por meio de informações e dados produzidos pelo seu próprio. Como vimos, quanto mais informações o setor contábil de sua empresa coletar e organizar, mais facilmente será a busca de uma solução ou caminho a ser seguido, assim como mais clara e concreta será a progressão para o futuro do seu negócio.

 

Se você busca este crescimento para sua empresa e maior embasamento para a tomada decisões, deve entender e investir em Business Intelligence.

 

Nós, da Comece com o Pé Direito, oferecemos uma assessoria especializada em contabilidade para startups. Temos atendimento diferenciado, mentoria de especialistas na área e estamos sempre prontos para oferecer a solução mais adequada para o seu negócio. Agende uma conversa com um dos nossos especialistas!