Como fazer reunião online de forma produtiva e engajante

Como fazer reunião online de forma produtiva e sem perder o foco em tempos de home office?

 

Essa é uma das principais dúvidas das empresas nesse momento de encontros à distância e relacionamentos cada vez mais digitais. 

 

De fato, é hora de se acostumar a se reunir com a equipe, clientes e parceiros por videoconferência e aprender a lidar com os desafios desse formato. 

 

Vamos ajudar você a se adaptar com um guia rápido de como fazer reunião online, com direito a dicas exclusivas.

 

Se você quer reuniões mais eficientes e engajantes, leia até o fim. 

 

Como fazer reunião online se tornou o “novo normal”

 

Saber como fazer uma reunião online não é mais opcional em tempos de distanciamento social e digitalização acelerada.

 

Desde o início da pandemia do coronavírus, as empresas tiveram que se adaptar rapidamente ao trabalho remoto e migrar suas operações para o digital, como forma de proteger seus colaboradores e continuar suas atividades.

 

Assim, a videoconferência se tornou o principal meio de comunicação no mundo dos negócios.

 

Daqui para frente, as reuniões online serão parte essencial do “novo normal”, e quem quiser ter sucesso nessa nova realidade terá que se acostumar aos encontros digitais. 

 

Para você ter uma ideia, os aplicativos de videoconferência atingiram 62 milhões de downloads durante março de 2020 — um recorde histórico que representa 90% de crescimento na procura —, segundo um relatório da empresa de análise de mercado App Annie publicado em 2020.

 

Quais reuniões podem ser feitas online

 

Os métodos que determinam como fazer reunião online podem variar conforme o objetivo do encontro e necessidades da sua empresa.

 

Na prática, todas as reuniões podem ser feitas pela internet: reuniões semanais de alinhamento da equipe, reuniões de check-in one-to-one, reuniões com clientes e parceiros, treinamentos, webinários, congressos, palestras, coletivas de imprensa, dentre outras.

 

Com as ferramentas de videoconferência atuais, você pode reunir centenas de pessoas em uma única sala virtual e fazer transmissões ao vivo para grandes audiências.

 

O desafio é manter o foco durante a videochamada (principalmente quando há muitas pessoas participando) e evitar distrações.

 

Com todos trabalhando em home office, não é fácil fazer uma reunião online que desperte o engajamento, porque o formato pode ser um tanto cansativo e dificultar a interação. 

 

Mas não há outra escolha senão se adaptar, e podemos tornar essa missão mais simples. 

 

Como fazer uma reunião online produtiva e engajante com estas 8 dicas

 

Se você quer aprender como fazer uma reunião online de forma mais produtiva e motivadora, estas dicas vão cair como uma luva.

 

Veja como melhorar suas videoconferências.

 

1. Compartilhe a pauta com antecedência

 

O primeiro passo para fazer uma reunião online produtiva é criar e compartilhar a pauta com antecedência. 

 

Esse documento deve conter:

 

-Objetivo(s) da reunião

-Assuntos prioritários

-Lista de participantes convidados

-Responsáveis por cada função (Ex: mediador, responsável pela ata)

-Duração da reunião (incluindo um teto)

-Materiais, links e quaisquer referências úteis para inteirar os participantes do assunto.

 

A pauta pode ser enviada junto com os convites, dando tempo para que as pessoas se preparem e cheguem à reunião com todas as informações necessárias. 

 

2. Escolha a ferramenta certa

 

A ferramenta colaborativa utilizada faz toda a diferença na dinâmica da reunião online.

 

Por isso é importante escolher uma plataforma que atenda às necessidades da sua empresa e tenha todos os recursos para uma videoconferência eficiente.

 

Alguns critérios para observar são a facilidade de uso, acesso simplificado via link, número de participantes permitidos por chamada e opções como compartilhamento de tela, gravação da reunião e anotações colaborativas.

 

3. Nomeie um mediador

 

O mediador é uma figura importante na reunião online, pois é necessário ter alguém para organizar a conversa e manter o foco nos tópicos mais importantes.

 

Esse profissional deve ter boas habilidades de comunicação e ser capaz de garantir a participação de todos sem desviar o assunto da reunião. 

 

4. Teste os equipamentos e conexão 

 

Outra dica essencial é testar seus equipamentos, ferramentas e conexão com antecedência.

 

Afinal, nada mais inconveniente do que interrupções no meio da reunião online por causa de problemas técnicos como microfone incompatível, falta de bateria, conexão instável, entre outros imprevistos.

 

Da mesma forma, os participantes devem ser orientados a conferir seus equipamentos antes de se conectarem.  

 

5. Prepare o ambiente 

 

Entender como fazer reunião online também inclui o cuidado com o ambiente ao redor.

 

Para evitar distrações, escolha um local silencioso e posicione a webcam focada em você, orientando os participantes a fazer o mesmo.

 

Outro ponto importante é garantir uma boa iluminação e organizar o espaço, além de se vestir adequadamente. 

 

Lembre-se ainda de informar familiares sobre a reunião e pedir a colaboração deles. 

 

6. Determine a menor duração possível

 

Quanto mais curta for sua reunião online, mais fácil será manter a atenção dos participantes.

 

Isso porque as videoconferências tendem a ser bastante cansativas e podem se tornar monótonas. 

 

O esgotamento provocado pelo excesso de reuniões online ou chamadas muito longas ganhou até nome: “Zoom fatigue” ou fadiga de Zoom, em referência à ferramenta mais usada atualmente.

 

7. Use recursos criativos para engajar pessoas

 

Conforme você for dominando as reuniões online, pode acrescentar recursos criativos para tornar a conversa mais dinâmica e engajante.

 

Um exemplo é a ferramenta de gerenciamento de reuniões com mapas mentais da MindMeister, que permite criar diagramas visuais em tempo real e permitir que todos colaborem com suas anotações, imagens, comentários e ideias. 

 

Já o Poll Everywhere permite que você promova enquetes, quizzes, competições e fóruns durante a reunião, coletando feedback imediato dos participantes. 

 

8. Não se esqueça da ata

 

Por fim, toda reunião online deve terminar com uma ata contendo todos os assuntos discutidos, decisões tomadas e próximas tarefas. 

 

Esse documento deve ser compartilhado com os participantes e usado como base para as reuniões seguintes, acordos, projetos e quaisquer eventos subsequentes.

 

Entendeu como fazer uma reunião online mais produtiva e dinâmica na sua empresa?

 

Continue acompanhando nossos conteúdos para dominar as práticas do novo normal.