A contabilidade para SaaS é feita sob medida para as rotinas e desafios das empresas de software como serviço.
Afinal, esse modelo de negócio exige conhecimento sobre o mercado de tecnologia, o que inclui as leis que regulam suas atividades.
Por isso, o contador que atende a empresa SaaS precisa entender quais são as melhores alternativas fiscais, como agilizar as rotinas e quais caminhos tomar para o crescimento.
Neste artigo, vamos deixar clara a importância da contabilidade para SaaS nos momentos decisivos da empresa e indicar o parceiro ideal para você.
O que é contabilidade para SaaS?
A contabilidade para SaaS abrange todos os serviços contábeis, financeiros, fiscais e trabalhistas para empresas que comercializam software como serviço.
Nesse modelo de negócio, a empresa de tecnologia disponibiliza um software online e “aluga” a tecnologia para seus clientes.
Dessa forma, quem assina paga uma mensalidade para usufruir do sistema pela internet, sem precisar comprar uma licença, instalar o programa no computador ou fazer atualizações.
Ambos saem ganhando nessa dinâmica: os clientes, que pagam apenas pelo que usam e não precisam se preocupar com atualização e manutenção do software; e os provedores, que conseguem otimizar seus processos e lucrar com uma única solução online.
O contrário dessa modalidade é o tradicional SaaP (Software as a Product), que consiste em vender o software como produto (venda de licença) para ser instalado pelo cliente.
Logo, o contador que atende uma empresa SaaS deve estar familiarizado com esses conceitos e entender quais leis e normas se aplicam a esse tipo de negócio — daí a importância de contratar serviços contábeis específicos para SaaS.
Importância da contabilidade para SaaS
A contabilidade para SaaS é pensada para atender as empresas do ramo em suas especificidades, já que o modelo de negócio é relativamente novo no mercado.
Antigamente, a maioria das empresas de tecnologia comercializavam a licença do software ou desenvolviam softwares sob encomenda, obrigando o cliente a instalar o programa e pagar por cada atualização e renovação.
Hoje, o SaaS vem ganhando espaço por ser um modelo mais prático, eficiente e vantajoso para empresas e clientes, utilizando a nuvem para a prestação de serviços online.
Mas nem sempre a legislação fiscal e contábil acompanha esses avanços do mercado — principalmente no setor de tecnologia, onde as mudanças ocorrem em alta velocidade.
Por isso, muitos empreendedores têm dúvidas na hora de formalizar uma empresa de SaaS ou escolher um regime tributário, por exemplo.
Nessa hora, é importante contar com uma empresa contábil alinhada às tendências do mercado de software, que seja capaz de enquadrar o negócio na lei corretamente e orientar o gestor sobre as melhores opções fiscais e societárias.
7 momentos em que você vai precisar da contabilidade para SaaS
Se você pretende empreender no mercado de tecnologia ou já tem uma empresa, a contabilidade para SaaS pode ser muito útil para o seu crescimento.
Confira alguns momentos em que ela será indispensável.
1. Na hora de definir o tipo societário
Na hora de abrir sua empresa de SaaS, será que é melhor se formalizar como Empreendedor Individual (EI), Sociedade Limitada Unipessoal (SLU) ou Sociedade Empresária?
Essas são apenas algumas das opções, mas só o contador pode dizer qual é mais indicada para abrir seu negócio de software como serviço.
2. Na escolha das atividades da empresa
Afinal, o governo reconhece o modelo SaaS como prestação de serviços ou venda de produto?
Essa é uma pergunta fundamental para determinar o código CNAE (Classificação Nacional de Atividades Econômicas) da empresa, que define qual a atuação do negócio e como ele será tributado/fiscalizado.
Como esse tipo de empresa vende a licença de uso do software, significa que o cliente não é dono da ferramenta, e sim usuário da mesma — logo, é considerado um serviço.
Então, cabe à contabilidade definir com quais códigos a empresa será registrada de acordo com as atividades (Ex: Desenvolvimento e licenciamento de programas de computador customizáveis ou não customizáveis).
3. Na definição do regime tributário
O regime tributário determina como serão cobrados os impostos da sua empresa, e há basicamente três opções: Simples Nacional, Lucro Real ou Lucro Presumido.
Para a maioria das startups SaaS, o regime do Simples Nacional costuma ser o mais vantajoso, já que simplifica o recolhimento, unindo todos os tributos em uma única guia.
Mas, atenção: para garantir o enquadramento no Simples, é preciso escolher os códigos de atividade corretos e ter certeza de que a empresa se encaixa nos requisitos.
Com o apoio da contabilidade para SaaS, você escolhe a opção mais vantajosa e não corre o risco de pagar impostos a mais ou ter problemas com a tributação.
4. Na gestão contábil do dia a dia
A empresa de contabilidade para SaaS oferece serviços completos para manter as obrigações da empresa em dia e facilitar sua gestão.
Melhor ainda quando os serviços são prestados online, acompanhando o ritmo da sua empresa e agilizando o contato com os contadores.
Além disso, você terá apoio para emitir notas fiscais e boletos, fazer sua conciliação bancária e acompanhar o fluxo de caixa, por exemplo.
5. Na tomada de decisão
Outra função da contabilidade é fornecer informações relevantes para você tomar decisões mais assertivas.
Com relatórios contábeis que mostram a situação econômica e financeira do negócio, fica mais fácil traçar as estratégias de crescimento, controlar custos e planejar investimentos.
6. Na captação de investimentos
Se você quer impressionar investidores e captar recursos para crescer, peça ajuda ao contador especializado em SaaS.
Ele saberá orientar você sobre como apresentar os relatórios de desempenho contábil e financeiro da empresa, além de deixar o negócio pronto para auditorias e due diligence.
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7. Nas estratégias de BI e monitoramento de indicadores de desempenho
A construção de dashboards de Business Intelligence (BI) e o monitoramento de KPIs são fundamentais para empresas SaaS.
Uma contabilidade especializada permite estruturar e acompanhar KPIs estratégicos como ARR (Annual Recurring Revenue), Ebitda, custo de retenção e taxa de expansão (expansion MRR).
Além disso, a análise de métricas como burn rate, churn rate, gross margin e payback period ajuda na tomada de decisões críticas.
Um BI bem configurado também otimiza a eficiência fiscal, comparando a rentabilidade em tempo real com projeções financeiras.
Ao estruturar esses indicadores, a empresa consegue insights precisos sobre seus fluxos de caixa, prever receitas e ajustar estratégias de crescimento, alinhando-se melhor às exigências dos investidores e fortalecendo a sua competitividade.
Como a contabilidade auxilia no compliance de um SaaS
O compliance é um conjunto de práticas adotadas para garantir que a empresa esteja sempre em conformidade com as leis, normas e regulamentos que regem o seu setor.
Para uma empresa SaaS, manter-se em conformidade é o primeiro passo para operar sem embaraços e se preparar para captar investimentos ou expandir internacionalmente.
A contabilidade para SaaS tem um papel fundamental nesse processo.
Um contador especializado ajuda a empresa a se organizar e manter os registros contábeis-financeiros em dia.
Registros como esses são requisitados em eventuais fiscalizações dos órgãos reguladores ou em auditorias que antecedem rodadas de investimentos.
Um contador experiente em SaaS também conhece as normas específicas que afetam o setor de tecnologia, como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e questões relacionadas à prestação de serviços digitais.
Com o apoio contábil especializado, sua empresa estará preparada para lidar com qualquer exigência fiscal ou regulatória, minimizando riscos e evitando sanções.
A importância da contabilidade na expansão internacional de SaaS
No geral, empresas SaaS têm potencial para escalar globalmente, considerando que a oferta de soluções em nuvem permite ultrapassar fronteiras com relativa facilidade.
No entanto, a expansão internacional traz desafios contábeis e tributários relevantes que não podem ser ignorados.
Ao explorar novos mercados, uma empresa SaaS precisa lidar com diferentes legislações tributárias, exigências contábeis e regras de compliance.
Um contador especializado em SaaS pode orientar sobre as melhores práticas fiscais em cada mercado, garantindo que a startup esteja alinhada às regras internacionais.
Imagine, por exemplo, uma empresa SaaS brasileira que decide expandir para os Estados Unidos.
A contabilidade precisará adaptar suas operações para as normas americanas, que incluem regras específicas para tributação de serviços digitais e o cálculo do Sales Tax.
Outro exemplo seria a expansão para a União Europeia, onde é necessário adequar as operações à regulamentação do VAT (Value Added Tax), algo que pode ser bastante complexo.
Portanto, o papel da contabilidade é fundamental para assegurar que a empresa SaaS mantenha sua conformidade fiscal e contábil em diferentes países, evitando problemas que possam prejudicar suas operações globais.
Desafios da contabilidade para SaaS
Empresas SaaS enfrentam desafios contábeis únicos devido ao modelo de negócios baseado em assinaturas e receitas recorrentes.
Um deles é a contabilização nesse modelo de receita, o que exige uma metodologia própria para garantir a correta alocação de valores no tempo certo.
A seguir, destacamos alguns dos principais desafios contábeis enfrentados pelas empresas SaaS:
Reconhecimento de receita recorrente
A principal característica desse modelo é o reconhecimento de receitas, uma vez que o pagamento por assinatura pode ocorrer de forma antecipada, mensal ou anual.
A contabilidade deve ser precisa ao reconhecer essas receitas de acordo com os princípios contábeis, levando em conta conceitos como regime de caixa e competência.
Gestão de métricas financeiras
Empresas SaaS dependem também de métricas diferenciadas, como MRR (Monthly Recurring Revenue) e LTV (Lifetime Value), para mensurar a performance financeira e operacional.
Um contador especializado precisa estar familiarizado com essas métricas e saber como integrá-las nos relatórios financeiros, proporcionando uma visão mais clara da saúde do negócio.
Tratamento de custos de aquisição de clientes
Outro ponto importante é a contabilização dos custos de aquisição de clientes (CAC).
Esses custos precisam ser lançados de forma apropriada para garantir que a empresa tenha uma visão realista do ROI e possa ajustar suas estratégias de vendas e marketing.
Esses são apenas alguns exemplos dos desafios enfrentados por uma empresa SaaS no que diz respeito à sua contabilidade.
Ter o apoio de uma contabilidade que conheça essas particularidades é essencial para garantir a precisão dos registros.
Como melhorar a contabilidade de um SaaS?
Se a sua empresa SaaS enfrenta dificuldades para gerenciar as obrigações contábeis, talvez seja o momento de considerar a contratação de um parceiro especializado que possa oferecer soluções sob medida.
A dica é buscar uma contabilidade consultiva com inteligência de dados que vá além da escrituração contábil e ajude sua empresa a traçar estratégias de crescimento baseadas em dados sólidos e confiáveis.
Veja qual é o caminho para isso:
1. Use ferramentas de automação
A automação é uma aliada fundamental das empresas SaaS.
Com a ajuda de ferramentas eficientes, sua empresa reduz erros, acelera processos e garante a emissão correta de relatórios, guias e documentos fiscais.
No caso de negócios que lidam com grande quantidade de dados e transações geradas pelas receitas recorrentes, a automação torna-se ainda mais relevante.
2. Apresente relatórios detalhados
Contar com relatórios contábeis e financeiros detalhados é essencial para a gestão de uma empresa SaaS.
Esses relatórios devem incluir, por exemplo, informações sobre métricas como churn rate, ARR (Annual Recurring Revenue), CAC, entre outras.
Um bom contador pode providenciar relatórios personalizados que ajudem você a tomar decisões mais estratégicas e focadas no crescimento da empresa.
3. Seja um parceiro, de fato, estratégico
A melhor maneira de garantir uma contabilidade eficiente e precisa é com a parceria de alguém que entenda, de fato, as particularidades do mercado SaaS.
A Comece é especializada em contabilidade consultiva para startups e pode oferecer um suporte completo que vai desde o BPO financeiro à implementação de soluções de Business Intelligence.
Por meio da tecnologia e de uma equipe especializada, sua empresa terá o suporte necessário para otimizar a gestão contábil e impulsionar o crescimento.
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Entendemos seu modelo de negócio e trabalhamos para impulsionar seu crescimento, mantendo todas as obrigações em dia.
Entre as soluções oferecidas, estão a gestão das rotinas contábeis, BPO Financeiro, pronto atendimento para mudanças nas leis, relatórios e análises financeiras, elaboração de folha de pagamento e muito mais.
Entendeu como a contabilidade para SaaS é importante para o seu negócio?
Então, fale com a gente para contratar serviços sob medida e simplificar sua gestão.