Ah, os papéis. Organizados. Jogados em cima da mesa. Guardados em gavetas. Espalhados pela sala. Toda empresa quando começa tem um monte de papéis para organizar. Documentos, planejamento, registros, contas, impostos, folhas de pagamento.
Se você deixar, e se você perder o controle, eles tomarão conta de você e do seu negócio. Imagine só, se já é difícil dar conta dos papéis enquanto abre a sua empresa, quando ela está em plena escalada o volume só tende a aumentar.
E é agora que contamos para você que toda empresa precisa lidar com uma gestão de documentos para organizar o seu negócio. O mundo passa constantemente por uma transformação digital e – AINDA BEM – a forma de realizar a gestão de documentos está cada vez mais moderna.
Todo mundo já viveu a mesma experiência: horas e horas procurando um documento que era super importante para, no fim das contas, perceber todo o tempo que perdeu com essa busca. Esse tipo de problema é super comum em um ambiente de trabalho para qualquer empresa. Porém, a gestão de documentos é uma das melhores formas de evitá-lo.
Diversas ferramentas tecnológicas surgiram no mercado para ajudar você nessa missão e, dessa forma, em um cenário marcado pelo gigante aumento dos fluxos de dados gerados – e que precisam ser armazenados – toda empresa precisa ser capaz de tornar as suas técnicas de gestão de documentos mais precisas.
A gestão de documentos é essencial para garantir que todas as informações necessárias para o seu negócio sejam rapidamente acessadas. É também com ela que você será capaz de criar processos para controlar toda a documentação da sua empresa corretamente.
Esse gerenciamento é um processo importante na sua companhia porque através dele estão atreladas outras atividades. Pense nisso: para confirmar dados perante órgãos governamentais, tomar decisões importantes tendo como base documentos e relatórios, fazer planejamentos orçamentários, tudo isso depende de registros e comprovantes.
Ser eficiente com a gestão dos arquivos da sua empresa impacta diretamente na gestão do seu negócio, até mesmo contribuindo para diminuir a burocracia em processos.
Está em dúvidas sobre como colocar em prática a gestão de documentos? Não sabe se vai usar ou não alguma ferramenta para ajudar nesse processo? Ou então se isso vai ser um diferencial no seu negócio?
Então senta e presta atenção que agora vamos falar tudinho que você precisa saber sobre a gestão de documentos. Aqui nesse artigo abordaremos questões de grande importância para todas as organizações – e que nem sempre são tratados com a devida importância.
O que é a gestão de documentos?
Gestão de documentos é um conjunto de tarefas e procedimentos orientados para obter maior eficácia, organização e agilidade na utilização da informação, sejam estas físicas ou digitais. Nas empresas esse processo consiste no gerenciamento dos arquivos oficiais.
É através dessa gestão que se criam processos para garantir o armazenamento correto de toda e qualquer informação de uma empresa. Gerir documentos é muito mais do que arquivar papéis em gavetas, ou na nuvem, é necessário criar padrões e ajustar regras para realizá-los.
Para isso é necessário controlar a sua demanda de acordo com o valor de cada documento. Por exemplo, os arquivos que você acessa com certa frequência precisam ser facilmente arquivados para serem localizados rapidamente. Enquanto isso, aqueles documentos que você não usa tanto devem ser postos em outro lugar.
Entre os documentos que precisam ser arquivados e gerenciados de maneira correta estão:
- Notas fiscais, recibos e comprovantes de operações financeiras;
- Relatórios contábeis e gerenciais, como Balanço Patrimonial e Demonstrativos de Resultados do Exercício.
- Contas de internet, água, luz, telefone;
- Orçamentos e previsões orçamentárias;
- Guias de recolhimento de tributos;
- Manuais de procedimento da empresa;
- Documentos trabalhistas de funcionários.
Além desses documentos físicos, existem muitos documentos virtuais que um empresário precisa guardar, como conteúdos de divulgação, comunicação e marketing, emails de clientes, funcionários, fornecedores, backups de atendimentos e processos que acontecem dentro e fora da empresa.
Pense no desafio que é lidar com esse volume crescente de informações. Para transpô-lo, é muito importante conhecer sistemas eficientes de gestão de documentos e ferramentas técnicas que ofereçam métodos de organização para papéis e arquivos digitais.
Por que incluir a gestão de documentos na minha empresa?
A gestão de documentos empregada na empresa facilita o dia a dia do profissional, isso porque ela visa organizar desde a entrada da documentação, via protocolos de recebimento a organização em pastas por cliente e assunto, até a retirada destes documentos. É desta forma que os colaboradores terão a informação organizada e rápida para uma tomada de decisão.
Veja bem, ter acesso fácil a todas as informações da sua empresa é um dos seus bens mais preciosos. É assim que o seu negócio vai crescer e que você estará adequado conforme as leis.
Com a gestão de documentos você pode:
- Fazer o controle e melhorar a produtividade de seus funcionários, visto que há mais agilidade no desenvolvimento de atividades diárias;
- Otimizar o espaço que atualmente armazena seus documentos;
- Melhorar a gestão financeira do seu negócio reduzindo custos;
- Ter maior controle, rastreabilidade e tornar os seus documentos mais confidenciais;
- Identificar com mais precisão e descartar documentos obsoletos;
- Tomar decisões mais rápido e com mais embasamento.
Por que investir na gestão documental?
O principal retorno deste investimento está na segurança da informação e na agilidade com que estes documentos podem ser localizados e compartilhados com os clientes e funcionários.
Com os avanços da tecnologia os custos com organização e armazenamento da informações reduziram bastante. Pouco tempo atrás era impensável para uma empresa arcar com custos elevadíssimos de servidores locais e acessórios para manter a informações segura.
Nos dias de hoje existe o armazenamento em nuvem. Que basicamente é a solução para todos esses problemas. A vantagem da informação online é a segurança e agilidade do acesso – em qualquer lugar do mundo, a qualquer hora, não havendo necessidade de instalação de programas ou de armazenar dados.
O acesso a programas, serviços e arquivos é remoto, através da Internet. Os maiores players do mercado atualmente são o Dropbox e o Google Drive.
O gerenciamento eletrônico de documentos (GED)
O método de Gerenciamento Eletrônico de Documentos – GED – é usado para transformar todas as informações das empresas do físico para o formato digital. Dessa forma o empresário poderá utilizar softwares de gestão para controlá-las. Isso fará com que todos os dados estejam estruturados de forma inteligente e unificada, garantindo um acesso facilitado.
Tornar documentos antigos digitais dentro de um sistema de GED permite integrar novos arquivos a eles e isso garante uma melhor análise de dados. De forma mais objetiva, o que eu quero dizer é que você pode cruzar informações de cenários diferentes do seu negócio e, dessa forma, desenvolver estratégias, encontrar oportunidades para tomar decisões de forma mais eficiente.
Cloud Computing
Armazenar os documentos em nuvem é uma opção super acessível para qualquer tipo de empresa, ainda mais quando usadas as nuvens públicas. Ao utilizar a Cloud, uma empresa pode fazer basicamente tudo: acessar, ajustar e compartilhar – caso queira – as suas informações de onde estiver, basta apenas uma boa conexão com a internet.
E fique tranquilo, é muito normal ficar preocupado com o fator de segurança da nuvem para a gestão de documentos corporativos. Porém, o ambiente virtual é bem mais seguro do que os armários de um escritório. A Cloud Computing evita que informações sejam perdidas ou roubadas já que o acesso é feito apenas por pessoas autorizadas.
Aqui vai um pequeno comparativo das principais plataformas de armazenamento na nuvem para pequenas e médias empresas:
O Google Drive oferece uma flexibilização gigantesca para os usuários, já que ele oferece planos entre 100 GB e 30 TB, de acordo com a necessidade de cada empresa. Isso sem contar a capacidade de utilização free que é de 15 GB. Dentro do Google Drive você ainda tem acesso a todos os aplicativos que nele estão conectados como Documentos, Planilhas e Apresentações, que quando salvos no drive não ocupam espaço de armazenamento.
O Dropbox também é ótimo, porém, ele só apresenta vantagem para quem precisa de 1 TB de espaço e prefere pagar anualmente. O dropbox possui maior nível de multiplataforma podendo ser instalado em blackberrys, kindle fire, e windows phone.
Outras plataformas que estão no mercado são a Onedrive, da Microsoft, Mega, o antigo megaupload, e Icloud,da Apple, todas com suas vantagens e propostas diferentes que ajudam a fazer a gestão de documentos em nuvem.
Outra dica são os softwares para gestão financeira em nuvem, como a nossa parceira Conta Azul, que ajuda na gestão de documentos que são pertinentes ao financeiro. Ela auxilia o empresário a manter um controle de notas fiscais, contratos ativos e outros documentos oficiais dentro de uma mesma plataforma.
Como fazer uma boa gestão dos documentos
Administrar, organizar e gerenciar a informação é, hoje, uma preocupação de todas as empresas – pequenas, médias, grandes e de qualquer segmento. O acesso a informação rápida para a tomada de decisão é imprescindível. Diante disso, é necessário não só obter tais informações, mas também fazer uma gestão que seja eficaz e produtiva, a fim de que essas informações sejam protegidas e possam ser usadas posteriormente.
O primeiro passo para realizar uma boa gestão de documentos é entender sua organização. Existem processos bem estabelecidos de destino e guarda da documentação administrada? São separadas as documentações de acordo com o uso? Existe um controle de entrada de documentos recebidos? Os colaboradores da empresa estão incentivados e engajados no processo? É feito backup das informações da empresa?
Se você controla poucos documentos – como contratos em pdf, planilhas auxiliares, documentos do word – eu entendo que talvez você não veja valor em um controle rígido de indexação, e não sinta a necessidade de nenhum tipo de software para controle, ficando apenas com alguma outra opção para controle de entrada e saída de recursos.
Caso sua organização exija níveis de controle e compliance, será necessário a elaboração de critérios de verificação e validação dos arquivos e consequentemente a implementação do conjunto de procedimentos – sempre que possível com a utilização das tecnologias em nuvem disponíveis no mercado.
Mantenha todos documentos identificados e ou organizados em subpastas, centralize toda sua documentação na nuvem, adote uma assinatura digital que evite novas impressões e escaneamentos de documentos e tenha regras bem definidas de armazenamento.
Por exemplo:
Empresa da Silva | Departamento pessoal | 2019 | Rescisão de funcionário
Lembrando que quando se trata de ferramentas de busca na nuvem, quanto mais informações no documento, mais fácil será de localizá-lo no momento de caos.
Afinal, quais são as vantagens da gestão de documentos online?
Agora vamos ser sinceros. Se você ainda não adotou nenhum método de gestão de documentos a sua empresa, pode estar perdendo muito em organização, tempo, e, não queria dizer isso, mas dinheiro também. Abaixo separamos algumas vantagens na gestão de documentos online:
Economia em espaço físico
Vamos lá, em pleno século 21 é inadmissível ter uma sala inteira lotada de papéis que não podem ser descartados porque suas informações são muito importantes. Com a gestão de documentos você recupera o seu espaço físico, visto que os documentos estão todos na nuvem, protegido por sistemas.
Segurança na informação
Tudo que é produzido dentro da sua empresa é relevante. Algumas coisas mais, outras menos, mas todas tem a sua devida importância e por isso devem ser protegidas. A nuvem é criptografada e mantém os seus dados em total sigilo, dessa forma você não corre riscos e não é surpreendido com o vazamento de informações.
Redução de custos e otimização de pessoal
Através da gestão de documentos de forma eletrônica a sua empresa irá reduzir custos como impressão e envio de materiais e também com funcionários. Não há mais a necessidade de uma pessoa específica ou até mesmo equipamentos para fazer a administração do acervo físico dos documentos.
Os órgãos públicos já começaram a fazer isso, trazendo assinaturas via certificado digital, a partir do ano de 2018. Órgãos como a Junta Comercial do Estado passou a aceitar os cartões digitais como forma de autenticação para documentos oficiais.
Além de economizar com pessoal e com investimento, você também pode economizar tempo. A gestão de documentos otimiza o gerenciamento e manutenção dos arquivos. Quando os documentos estão organizados por categorias – e com uma forma clara de busca – é muito mais simples de qualquer funcionário ir direto ao documento que precisa. Dessa forma sobra mais tempo para executar serviços que realmente precisam de atenção.
Mobilidade no acesso
Quando os documentos estão dispostos em uma plataforma online é muito mais fácil acessar e trabalhar com eles, mesmo estando a quilômetros de distância do arquivo físico e de forma rápida e objetiva. Diretores ou pessoas autorizadas podem acessar os documentos digitalizados e indexados na plataforma, em suas próprias residências.
Expansão fácil
A gente sabe que você quer fazer a sua empresa crescer. E, quanto mais ela cresce, maior é a quantidade de documentos que se acumulam. Pensa comigo, qual é a quantidade de documentação necessária para contratar ou demitir um funcionário? Se você ainda trabalha com arquivo físico e não possui uma estratégia de gestão de documentos, fica bem difícil organizar a entrada e saída deles. Agora, se essa gestão já existe, basta anexar os novos de acordo com os padrões estabelecidos.
Dicas de como fazer gestão de documentos
Costumamos dizer que a melhor forma de fazer a gestão de documentos é separá-la em fases, para que nada seja perdido no caminho.
Primeiro você separa e digitaliza os documentos físicos. Depois classifica, ou seja, setoriza e enquadra eles por temas. Na terceira fase você deve determinar em que etapa o documento se encontra: elaboração, publicação, aprovação, distribuição, reencaminhamento e destruição.
Por último, a pessoa que organizou deve mostrar qual é a melhor forma de localizar esses documentos na hora de executar suas atividades diárias. Agora nós vamos dar alguns conselhos de como fazer a gestão de documentos da forma mais profissional e menos complicada possível.
Atente para a gestão de documentos fiscais
Esses documentos são essenciais para as questões tributárias, contábeis e fiscais dentro do seu negócio. Ainda mais para uma empresa que escala. Grande parte desses documentos precisa ser guardado por muitos anos e as informações que constam neles servirão um dia para apurar os resultados da sua empresa e fazer o seu controle financeiro. É bacana pensar em implantar, paralelamente, um sistema de gestão fiscal, que integrado a gestão de documentos organiza esses processos.
Não deixe documentos para trás
Nós já falamos que a tendência hoje é digitalizar os dados, mas na prática nem sempre é tão fácil se livrar dos documentos físicos. Então, se não pode se livrar, junte-se a eles. Reúna todos em um local seguro. Organize-os em pastas ordenadas por importância, ou por ordem alfabética, data ou outras informações relevantes.
Estabeleça um padrão
Você precisa tomar alguns cuidados na hora de gerir seus documentos. Crie listas ou tabelas organizacionais para facilitar a identificação. Você pode dividi-los também em três níveis. Nível 1: Papéis que precisam ser armazenados no formato físico; Nível 2: Relatórios, pesquisas e outros documentos mais volumosos, armazene no formato digital; Nível 3: Cópias de documentos ou outros papéis que não precisam ser armazenados depois do uso ou da digitalização.
Contrate um serviço de digitalização de arquivos
Você pode economizar em muitas coisas, mas é melhor não economizar na hora de digitalizar os seus documentos. Isso vai evitar gastos adicionais, retrabalho, tempo, visto que documentos diferentes precisam ser tratados e catalogados de formas diferentes. Procure um profissional que dará o tratamento certo e o direcionamento para cada documento, fazendo com que haja um padrão eficiente para facilitar a busca das informações.
Envolva sua equipe na gestão documental
Todos os setores da sua empresa podem – e devem – colaborar para tornar mais fácil a gestão de documentos. Cada equipe pode separar os seus documentos e posicioná-los no local correto para serem digitalizados. Isso vai evitar o acúmulo e a perda de materiais importantes.
Não esqueça do backup
Realize com frequência o backup dos arquivos digitalizados. Tenha a certeza de que os seus documentos estão salvos e atualizados. Isso para o caso de você não fazer o seu armazenamento na nuvem. Mas, caso eles estejam na Cloud, vale também separá-los em um HD externo, só por precaução. Cuidado nunca é demais, não é mesmo?!
Tenha regras pré-estabelecidas para o acesso
Ter uma gestão de documentos efetiva significa ter processos padronizados. Os acessos as documentações devem seguir sempre a mesma forma para reduzir as chances de riscos ou até mesmo bagunça nos arquivos. Uma regra importante então é definir quem tem ou não acesso a determinado tipo de informação. Em uma solução de GED esse serviço é muito mais fácil, uma vez que são os gestores que definem senhas para cada usuário, limitando o acessos às informações conforme o interesse e cargo.
Administre documentos antigos
Pode parecer sensato, e até mesmo comum entre os gestores, armazenar fisicamente documentos mais antigos. Até aí tudo bem. O problema é que grande parte dos documentos não precisa ser armazenada de forma definitiva e pode ser descartada com o tempo. Entenda quais são os documentos que você precisa mesmo guardar, e isso vale para a nuvem também. Confira quais os arquivos que estão vencidos e que podem ser descartados e mantenha apenas aquilo que será realmente necessário.
Como a gestão de documentos pode ser uma ferramenta estratégica?
A gestão de documentos pode ser uma ferramenta estratégica pois assegura que a informação produzida e utilizada será bem gerenciada, garantindo a confidencialidade e a rastreabilidade das informações.
Ela torna mais fácil e mais eficiente o processo de desenvolvimento das atividades diárias e o controle do documento desde o momento de sua produção até a destinação final. Assim é possível gerenciar a informação de maneira correta e proporcionar segurança aos clientes.
E aí, você conseguiu entender melhor como fazer a gestão de documentos e o porquê de esse gerenciamento ser tãao importante para a sua empresa ter ainda mais sucesso?
Com ela você administra melhor o seu negócio e ainda otimiza processos e atividades simples do seu dia a dia. E essa é a mensagem. Invista sempre em soluções tecnológicas, nós estamos vivendo essa transformação digital e esse é o momento de aproveitar.
Nunca se esqueça de que o acompanhamento de profissionais é sempre muito importante. É ele quem vai propor melhorias, transformar simples escolhas em escolhas estratégicas e auxiliar você na implementação dessa gestão documental.
Esse processo que sugerimos para você, essa mudança, não é uma coisa simples de se fazer. Estamos acostumados com anos de papelada. Mas nunca é tarde para simplificar e nos adaptarmos a novos modelos de negócio.
Então, se você visa a escalada da sua empresa, pense sobre isso. Torne as suas atividades diárias mais práticas e atinja cada vez mais os tão esperados resultados positivos. Faça da gestão de documentos uma aliada do seu crescimento.