Toda empresa que conhecemos – e, com certeza, as que não conhecemos também – precisam ter em ordem os seus processos e tarefas. E não importa o tamanho que ela tenha, empresas startups, tradicionais, multinacionais, essa organização é imprescindível para o crescimento de um negócio.
Sejamos sinceros: muitas vezes apenas uma pessoa é responsável por mais de uma função e isso normalmente não é bom para uma boa gestão financeira e contábil das empresas.
Por exemplo, vamos considerar que a Sofia é uma empreendedora muito engajada e está vendo que muitos clientes estão amando seu projeto. Ela contata os clientes, paga as contas, emite nota fiscal e ainda fica horas a mais trabalhando – pois tem data de entrega para cumprir.
A Sofia executa vários processos sozinha, desde a captação de clientes, envio de orçamentos, fechamento de contratos, emissão de nota fiscal, cobrança, pagamento de fornecedores, AH, e ela ainda não pode se esquecer de pagar a luz, ou vai ficar sem trabalhar!
Esse é o dia a dia de uma empreendedora que, além das tarefas essenciais, precisa estar sempre atenta ao mercado e estudando tudo que está acontecendo a sua volta, para não ficar desatualizada. Para que essa sobrecarga não aconteça, é necessário trabalhar com uma boa gestão financeira e contábil para sua empresa.
Nesse mundo louco e cada vez mais competitivo, é preciso economizar recursos de forma inteligente e perspicaz. Isso é essencial e a melhor forma de realizar essa economia é investindo na otimização das rotinas contábeis.
7 dicas para melhorar a gestão financeira e contábil da sua startup
Nós poderíamos desmembrar esse tema em incontáveis tópicos para facilitar a sua vida, empresário. Porém, escolhemos apenas dar destaque a essas 7 dicas que consideramos essenciais para você poder organizar a rotina financeira da sua empresa.
E lembre-se, não importa se você é apenas uma empresa que recém saiu do papel. Futuramente você precisará delegar algumas tarefas à outras pessoas, e se elas não estiverem bem desenhadas, aqueeeles errinhos bobos poderão acontecer.
Então relaxa na cadeira, presta bastante atenção e confere as nossas dicas.
Organização
É essencial que você tenha organização com a papelada da sua empresa, então, uma dica valiosa é utilizar todos os meios digitais possíveis para isso. Google Drive e Dropbox são exemplos básicos de ferramentas onde podem ser arquivados documentos e dados do seu negócio. Se você não é obrigado a utilizar papel físico, não use. Poupe o meio ambiente e libere espaço na sua vida. Preocupado com as assinaturas dos documentos? Relaxe, existem ainda certificados digitais que podem ser utilizados para isso.
Gestão financeira na nuvem
Linkando com o tópico anterior, é imprescindível ter uma gestão financeira online. Existem sistemas financeiros que oferecem uma gestão completa na nuvem, onde é possível emitir nota fiscal, mandar boleto, anexar PDFs, fazer integração bancária – tudo em um só lugar. Investir em um software que atenda a necessidade do controle financeiro gera economia em tempo, e em dinheiro, para a empresa.
Sabemos que todo negócio que está começando as suas atividades não têm, muitas vezes, tempo ou dinheiro para pensar em investir em algum software de gestão, então controla as contas em um Excel. Excel é uma ferramenta muito boa, todo mundo já começou dessa forma, mas ele é limitado para uma gestão financeira eficiente. Então, quando tiver a oportunidade, mude.
Controle do fluxo de caixa
Os empresários sabem a importância do controle do fluxo de caixa, mas, as vezes, não conseguem ter tempo ou montar uma projeção eficiente. É de vital importância saber o quanto a empresa está gerando de caixa e o quanto que vai gerar. Sem essas informações não é impossível tomar decisões assertivas. Uma gestão financeira na nuvem pode ajudar, e muito, a ter controle em um fluxo de caixa.
Time Qualificado
A Sofia, que usamos como exemplo lá em cima, já percebeu que precisa contratar alguém para ajudar nas tarefas. Escolher um parceiro, ou sócio, para o seu negócio é uma tarefa árdua e exige tempo. A dica é procurar pessoas engajadas com a sua ideia. Faça tudo conforme a lei estabelece, estabeleça os regimes tributários, divisão de lucros ou pró labore, se adeque às novas legislações da reforma trabalhista e do eSocial e fuja de futuras incomodações. Invista em um parceiro e colaborador qualificado, dessa forma o trabalho será melhor para vocês.
Controle de Processos
Seja líder da sua equipe e use formas de controlar os processos. Existem várias ferramentas hoje que nos ajudam a identificar processos e controlá-los como o Trello e o Monday, por exemplo. Manter reuniões periódicas e traçar metas mantém a equipe engajada e com foco claro nos objetivos. Procure ferramentas que otimizem o trabalho e busquem objetivos reais para a empresa.
Consultoria Qualificada
Procure consultorias que tenham o mesmo pensamento que o seu. Busque, por exemplo, uma contabilidade que seja na nuvem para que você não precise enviar pilhas de papel a um contador. É comum terceirizar o jurídico, o departamento pessoal, mas também é possível terceirizar o financeiro. Deixe que um especialista faça a gestão das suas contas a pagar e a receber. Essa é uma alternativa super eficaz, e bem mais barata, para a sua empresa.
Números em dia
Deixada para o final, mas não menos importante, é IMPRESCINDÍVEL ter os números da sua empresa na ponta da língua! Nunca se sabe quando pode surgir a oportunidade de fazer um pitch para você poder falar sobre o seu negócio. As oportunidades aparecem e é preciso estar pronto para isso. Saiba seus índices financeiros, seu retorno e veja quais KPIs são aplicados ao seu negócio.