Guia dos KPIs em startups: como planejar, avaliar e apresentar seus indicadores

Os KPIs em startups são verdadeiras bússolas que guiam o negócio em direção ao sucesso. 

 

Se crescer rápido é seu objetivo, esses indicadores precisam fazer parte do seu dia a dia, pois mostram o caminho certo para decolar a empresa e ainda servem para provar seu valor aos investidores.

 

Para isso, combinam as principais métricas e dados do seu negócio e transformam em índices simples e diretos, que passam a orientar a tomada de decisão em todos os níveis.

 

Mas, para aproveitar o poder dos dados, você precisa saber planejar, avaliar e visualizar os KPIs em startups — daí a importância deste guia. 

 

Leia até o fim e domine os indicadores de desempenho. 

 

Como funcionam os KPIs em startups

 

Os KPIs em startups funcionam como bússolas, guiando a gestão na direção do crescimento acelerado.

 

São os Indicadores-chave de Desempenho, do inglês Key Performance Indicators, que indicam o quanto a empresa progrediu (ou regrediu) em processos essenciais. 

 

Basicamente, todo KPI nasce de métricas (informações quantitativas) como o volume de vendas, número de acessos ao site ou ticket médio dos clientes, por exemplo. 

 

O que o indicador faz é cruzar esses dados para mostrar o desempenho de cada área e atividade do negócio, usando números e porcentagens que facilitam o acompanhamento.  

 

Por exemplo,basta pegar o lucro líquido da empresa e dividir pela receita total para encontrar a lucratividade — um dos KPIs elementares dos negócios, que mostra a capacidade da empresa de gerar lucro. 

 

Da mesma forma, há indicadores para todas as áreas do negócio, incluindo financeiro, marketing, RH, vendas e atendimento ao cliente, que são usados por empresas de todos os portes e segmentos. 

 

Alguns exemplos bem conhecidos são margem de lucro, ROI, Net Promoter Score (NPS),  marketing share e índice de turnover.

 

No caso das startups, a diferença é que os KPIs são ainda mais decisivos para o sucesso do negócio, já que os objetivos são mais ambiciosos e o crescimento é acelerado. 

 

Importância dos KPIs em startups

 

Usar KPIs em startups é a única forma de saber exatamente para onde você está indo e manter o negócio no caminho certo.

 

Afinal, esse tipo de empresa exige decisões rápidas e certeiras, e só os indicadores de desempenho oferecem parâmetros para uma gestão realmente ágil. 

 

Quando bem elaborados, geridos e mensurados, os KPIs oferecem uma visão clara da situação da empresa e detalham o progresso em cada uma das atividades e processos essenciais.

 

Logo, quando todos os colaboradores têm acesso às métricas, fica fácil manter todos caminhando na mesma direção e focados no que realmente importa para alcançar o sucesso. 

 

Além disso, basta checar os indicadores para entender o quão próxima a empresa está dos seus objetivos (e o quanto tem sido eficiente nessa busca). 

 

Por isso, eles também são úteis para mostrar o valor da startup aos investidores, pois são provas cabais da evolução da empresa e detalham seu desempenho em áreas estratégicas. 

 

Para isso, os KPIs em startups precisam estar totalmente alinhados às metas do negócio e seguirem uma série de critérios, como veremos mais adiante.

 

Quais KPIs podem ser usados em startups?

 

Existem milhares de KPIs aplicáveis às startups em todas as áreas do negócio, que podem ser encontrados em livros, ebooks ou uma simples busca na internet.

 

Para você ter uma ideia, esses são alguns tipos de KPIs mais utilizados:

 

  • KPIs financeiros: indicam a saúde financeira da empresa e sua capacidade de gerar lucro, como margem de lucro, ponto de equilíbrio e liquidez

  • KPIs de vendas: mostram como anda o desempenho das vendas em todas as etapas (Ex: CAC, LTV e CHURN)

  • KPIs de qualidade: medem o nível de satisfação do cliente, como o Net Promoter Score e taxa de solução de problemas

  • KPIs de RH: medem a performance dos processos relacionados aos recursos humanos, desde o recrutamento até a demissão (Ex: taxa de turnover, receita por colaborador, tempo de contratação)

  • KPIs de marketing: revelam o quanto as ações e campanhas do marketing têm sido eficazes com base em custo por lead, engajamento e custo de aquisição de clientes, por exemplo

  • KPIs de tecnologia: rastreiam o progresso da equipe de TI em suas atividades (Ex: resposta de chamados, tickets fechados, taxa de erros).

 

Como você pode ver, os KPIs podem ser usados para avaliar praticamente qualquer coisa que gere medidas de tempo, dinheiro, quantidade e porcentagem nas empresas.

 

Como escolher os melhores KPIs para startups

 

Os melhores KPIs para startups são aqueles que se alinham perfeitamente aos objetivos do negócio, comunicam os resultados de forma clara e são compreendidos por todos.

 

Logo, não adianta usar KPIs genéricos ou elaborar indicadores de qualquer jeito, pois cada negócio tem suas métricas e deve ser avaliado de forma personalizada. 

 

Claro que existem vários KPIs universais e obrigatórios em todas as empresas, mas os indicadores também mudam conforme o modelo de negócio, estrutura e operações.

 

Por exemplo, uma startup de tecnologia que comercializa um software precisa usar um KPI para acompanhar o número de usuários ativos na plataforma, mas esse mesmo indicador não faria sentido em uma indústria ou comércio varejista. 

 

Nas startups, especialmente, temos muitos processos críticos e específicos que precisam ser monitorados diariamente, em um ritmo mais rápido do que nas empresas tradicionais. 

 

Por isso, cada negócio deve ter seus próprios KPIs, pensados para informar a performance das atividades da forma mais clara e eficaz possível.

 

Como reconhecer um bom KPI

 

Um bom KPI deve seguir critérios e boas práticas que garantem sua efetividade, pois os números sozinhos não dizem nada. 

 

Dependendo do modo como o indicador é elaborado, ele pode fornecer insights incríveis ou confundir totalmente a equipe — ou simplesmente não ter relevância para o negócio.

 

Por isso, é fundamental que o KPI:

 

  • Esteja 100% alinhado aos objetivos e estratégias do negócio

  • Forneça informações valiosas sobre o desempenho e progresso da empresa

  • Seja baseado em métricas e dados quantitativos confiáveis

  • Comunique de forma eficaz o resultado da atividade ou processo

  • Seja fácil de medir e possibilite o acompanhamento do progresso

  • Tenha continuidade na mensuração dos resultados (métricas constantes)

  • Permita a comparação entre períodos e em relação a outros indicadores (inclusive, benchmarks de concorrentes)

  • Possibilite a projeção de desempenho após um certo período de mensuração

  • Seja facilmente compreendido pelo público interno e externo, considerando colaboradores, clientes e investidores.

 

É muito importante que todos esses critérios sejam atendidos, pois, do contrário, seu KPI pode acabar atrapalhando mais do que ajudando. 

 

Erros mais comuns ao criar KPIs em startups

 

Antes de prosseguir para o planejamento dos KPIs em startups, vamos deixar claro quais erros devem ser evitados no processo:

 

  • Usar KPIs desconectados dos objetivos e estratégias do negócio

  • Basear os KPIs em dados de baixa qualidade (pouco confiáveis, imprecisos ou mal organizados)

  • Usar os mesmos KPIs de sempre ou os KPIs “em alta” no mercado, em vez de personalizar a estratégia

  • Exagerar na quantidade de KPIs e acabar perdendo o foco (além de perder tempo com dashboards intermináveis)

  • Não envolver a equipe e áreas de impacto na formulação dos KPIs

  • Usar KPIs desatualizados ou não fazer os ajustes necessários conforme as mudanças na empresa

  • Não agir com base nos KPIs

  • Elaborar KPIs de difícil compreensão ou complexos demais para embasar decisões rápidas.

 

Com esses erros em mente, você já tem mais chances de ser bem-sucedido no desenvolvimento de KPIs em startups.

 

5 passos para planejar e analisar KPIs em startups

 

Antes de sair medindo KPIs, é importante planejar como eles serão implementados e quais problemas vão resolver na sua empresa.

 

Veja um passo a passo básico para começar.

 

1. Parta dos objetivos gerais do negócio

 

Para criar bons KPIs em startups, você deve partir dos objetivos gerais do negócio.

 

Cada indicador terá suas próprias metas, mas é preciso que todos estejam alinhados à missão da empresa e seus planos para curto, médio e longo prazo. 

 

Por exemplo, se a empresa está mirando em um novo mercado para o próximo ano, os KPIs podem ser direcionados para a aquisição de clientes, capacidade de atendimento e esforços de marketing.

 

2. Faça um brainstorming com as áreas de impacto

 

Para garantir que os KPIs em startups sejam desenvolvidos de forma colaborativa, você pode fazer um brainstorming com as equipes das áreas de impacto.

 

Nessa reunião, os colaboradores podem levantar métricas úteis e ajudar a decidir quais processos serão monitorados no negócio.

 

Por exemplo, se o objetivo é ganhar mais clientes, você pode usar dados como valor gasto na prospecção, número de novos clientes a cada mês, número de propostas aceitas e recusadas, número de leads, etc. 

 

3. Crie KPIs de qualidade

 

Como vimos, os KPIs em startups devem seguir uma série de critérios para servir ao seu propósito de guiar a gestão. 

 

Um dos métodos para definir indicadores de qualidade é o famoso SMART, utilizado também para a elaboração de metas:

 

  • Específico (Specific): indicadores específicos, claros e detalhados

  • Mensurável (Measurable): indicadores que podem ser traduzidos em números, interpretados e manipulados

  • Alcançável (Attainable): indicadores baseados em objetivos realistas e atingíveis

  • Relevante (Relevant): indicadores relevantes para a realidade atual e futura da empresa.

  • Temporizável (Time-Bound): indicadores que podem ser situados no tempo e medidos conforme o período.

 

Para facilitar o processo, você pode seguir esse pequeno roteiro:

 

  • Qual o objetivo do KPI? (Ex: aumentar as vendas em 20% no próximo semestre)

  • Por que esse objetivo é importante? (Ex: para bater a meta de crescimento e captar mais investimentos)

  • Como vamos medir o progresso? (Ex: aumento do faturamento e volume de vendas)

  • Como vamos trabalhar para atingir o objetivo? (Ex: contratar novos vendedores, investir em marketing)

  • Quem é responsável pelo KPI? (Ex: Chief Sales Officer [CSO])

  • Com que frequência o KPI será monitorado? (Ex: semanalmente ou mensalmente).

 

4. Crie metas menores para cada KPI

 

Conforme a equipe for utilizando os KPIs, o objetivo do indicador pode ser dividido em metas menores de curto prazo para facilitar o trabalho.

 

Por exemplo, se o indicador é o MRR (Monthly Recurring Revenue, ou Receita mensal recorrente) e o objetivo é conquistar 200 novas assinaturas do serviço em 3 meses, você pode distribuir esse número entre os meses de acordo com a expectativa de vendas para o período. 

 

Dessa forma, é mais fácil se manter focado no objetivo e agir com base nos dados do KPI.

 

5. Acompanhe e revise continuamente os KPIs

 

Por fim, é fundamental que os KPIs em startups sejam revisados continuamente e ajustados conforme as mudanças na empresa.

 

De uma hora para outra, um KPI pode se tornar irrelevante e outros podem ser necessários para uma nova fase ou projeto — e você deve estar atento para renovar os indicadores.

 

Além disso, é importante acompanhar as ações tomadas com base nos KPIs e decidir se estão cumprindo seu papel. 

 

Visualize seus KPIs com o Business Intelligence da Comece

 

Além de criar KPIs relevantes e estratégicos, você também precisa se preocupar com a apresentação dos resultados.

 

Nós, da Comece com o Pé Direito, garantimos a melhor visualização para os seus KPIs com os recursos do Power BI — um dos softwares mais populares em Business Intelligence, capaz de transformar dados brutos em relatórios interativos e insights. 

 

Assim, você consegue analisar os KPIs em gráficos simples e intuitivos — e também encantar investidores e clientes. Além disso, o BI da Comece conta com o  acompanhamento direto de especialistas na interpretação dos dados como um diferencial.

 

Veja alguns exemplos de KPIS em startups visualizados com a nossa ferramenta.

 

KPIs de clientes

 

No gráficos abaixo, você consegue visualizar alguns dos KPIs mais importantes relacionados a clientes:

 

 

  • CAC Mensal: é o valor mensal gasto para adquirir um novo cliente 

  • Customer Lifetime Value (CLV): também chamado de Valor da Vida Útil de Clientes (LVT), é o valor médio captado para o negócio durante o tempo estimado de relacionamento com cada cliente.

  • Custo com vendas: custo total das operações de venda.

 

No exemplo mostrado, o CAC representa mais que o dobro do LTV, o que indica que a aquisição de clientes está saindo muito cara em relação ao valor que eles retornam à empresa em seu ciclo de vida — o que pode ser perigoso para uma startup que pretende escalar seu negócio.

 

KPIs de vendas

 

Neste outro exemplo, vemos alguns dos KPIs de vendas mais utilizados por startups em gráficos simples e diretos:

 

 

  • Churn: é o KPI que indica a perda e turnover de clientes

  • Taxa de conversão mensal: revela quantas propostas enviadas estão convertendo em vendas ao mês

  • MMR: mostra a receita mensal recorrente para empresas que trabalham com assinaturas de serviços e modelo SaaS.

 

Nesse caso, a proporção de Churn está dentro do aceitável e a empresa teve um salto significativo nas conversões em uma data específica.

 

KPIs financeiros

 

Os KPIs financeiros também ficam muito mais fáceis de entender em gráficos claros como este:

 

 

  • Faturamento bruto: total arrecadado com as vendas sem deduções

  • Ponto de equilíbrio: ponto em que o lucro da empresa é zero e todas os custos são cobertos pela receita

  • Margem de contribuição: quantia que sobra da receita obtida com vendas para pagar os custos fixos, após dedução dos custos variáveis. 

 

Só de olhar, percebemos que a empresa teve alguns altos e baixos e chegou a ficar abaixo do ponto de equilíbrio (ou seja, teve prejuízo em alguns meses).

 

Projeções financeiras

 

Além de servirem para analisar o desempenho passado, os KPIs também podem ajudar na projeção de resultados para o futuro, quando combinados ao poder do BI.

 

Este é um exemplo claro:

 



 

Com base no resultado mensal e anual da empresa, o software cria um gráfico de tendência e prevê as oscilações futuras com 90% de confiabilidade.

 

Viu como os KPIs em startups podem guiar sua gestão rumo ao sucesso

 

Se você também quer enxergar seu negócio em gráficos e mostrar o valor da sua startup, nós podemos ajudar.