A bíblia da Nota Fiscal: tudo o que você precisa saber sobre o assunto

Quem nunca foi ao mercado, ou fez uma compra em alguma loja, recebeu a nota fiscal e imediatamente amassou e colocou no lixo mais próximo que atire a primeira pedra. Ou abriu aquele e-mail após uma compra online e o deletou imediatamente. 

 

Nós bem sabemos que muitas vezes não estamos acostumados a dar a devida atenção a esse pedaço de papel, ou e-mail, mas ele é extremamente importante para garantir os seus direitos como consumidor, mas não apenas isso, como empresário também. 

 

E é sobre Notas Fiscais (NF) que vamos falar hoje. O papel (ou a nota digital) que serve como comprovante de compra e pagamento, para solicitar a garantia de um produto com defeito, ou a devolução do mesmo, e até mesmo como prova em algum processo judicial. 

 

Com a NF é possível controlar a entrada e saída de produtos e serviços, além de ter o controle de todas as informações contidas nela, que podem servir para uma análise financeira ou estratégica, verificando nos dados da nota fiscal, por exemplo, a localização da maioria dos clientes, os produtos ou serviços mais vendidos, a periodicidade da venda, entre outras análises que podem contribuir para uma estratégia econômico-financeira.



De acordo com a Lei nº 8.846 emitir notas fiscais é uma prática indispensável para manter sua empresa na regularidade, além de ser obrigatória para grande parte dos negócios. 

 

Assim, é possível pagar os devidos impostos sem passar por sufocos e ainda garantir transparência e organização para a gestão empresarial. Além disso, ela também protege os direitos do consumidor e evita a evasão do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços).

 

Neste artigo você, empreendedor, vai descobrir o que é uma nota fiscal e a importância de recebê-la sempre que adquirir um produto ou serviço. Fica bem confortável na cadeira, na cama ou no sofá, e arrasta pra baixo para saber TUDO O QUE VOCÊ PRECISA, e talvez até um pouquinho mais, sobre Notas Fiscais. 

 

O que é uma nota fiscal?

 

Antes de abordarmos sobre os tipos de notas fiscais é ideal conceituá-las! Convidamos o especialista fiscal, Anderson Schmitt para explicar o assunto.

 

A nota fiscal nada mais é do que um documento com as informações da relação comercial entre pessoas jurídicas e físicas, que tem como um dos seus maiores objetivos registrar a operação entre remetente e adquirente, seja ele de produtos ou serviços em que os tributos estão ligados diretamente às suas emissões. 

 

Outro fator importante é que ela tem validade jurídica embasada na assinatura digital do remetente, bem como sua entrega ao fiscal (Receita Federal), através do sistema público de escrituração digital (SPED), logo, isso nos trás mais veracidade das informações contida na nota fiscal seja ela de qualquer natureza.

 

Quais são os tipos de notas fiscais?

 

No que tange a emissão de nota fiscal, podemos subdividi-las em duas modalidades dependo da forma de atuação, sendo elas: nota fiscal de serviço e nota fiscal de produto. 

 

Nota fiscal de serviço

 

Nela consta a competência exclusiva do município em relação a emissão, o qual através de regulamento pode modificar ou criar normas, desde que não exista desvio do padrão nacional conforme a legislação. O documento reúne todas as informações referentes a prestação dos serviços, trazendo dados do prestador e do tomador, a descrição e o valor dos serviços, bem como, dados que possam efetivar o lançamento do Imposto Sobre Serviços (ISS).

 

Com este imposto a prefeitura arrecada sua carga tributária baseada em cálculos e alíquotas, que variam de município para município, não podendo ser menor do que 2% ou maior do que 5%.

 

Nota fiscal de produto

 

Nela consta mais particularidades do que na nota fiscal de serviço, tendo em vista que sua emissão nem sempre está ligada à venda, pois podem ocorrer outras naturezas de operações como: compra, devolução, remessa, importação, exportação, industrialização, etc.

 

Junto a isso existe nota fiscal de CT-E (Conhecimento de Transporte Eletrônico) e NFC-E ( Nota Fiscal eletrônica do consumidor), que são praticadas quando não enquadradas em nenhuma das anteriores. Nesse vínculo de nota fiscal está direcionado o ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) que as empresas pagam ao estado, mas nem todas elas são passivas de pagamento do tributo estadual, porque podem ter um caráter meramente de devolução ou remessa de produtos, casos nos quais não incidem impostos. 

 

A Nota Fiscal Eletrônica do Consumidor prevê a substituição de cupom fiscal e da nota fiscal, documentos entregues ao cliente ao comprar produtos nas lojas. Este tipo de nota garante um controle fiscal mais efetivo por parte do governo e também permite a conferência por parte de quem faz a compra. 

 

Nota fiscal eletrônica

 

A nota fiscal eletrônica ou apenas NF-e foi criada para substituir o formato tradicional das notas fiscais, facilitando tanto o lançamento quanto a organização delas. Ela é emitida e armazenada eletronicamente, pois dispensa a impressão e ainda reduz custos e riscos de extravio.

 

Como a tecnologia pode melhorar o controle de notas fiscais?

 

 

Além dos softwares de gestão empresarial, a tecnologia vem possibilitando grandes avanços por meio do uso das notas fiscais eletrônicas. As empresas que adotam essa forma de emissão podem obter diversos ganhos, tanto corporativos, como ambientais. Conheça algumas das vantagens de sua implementação:

 

  • redução de lixo (não há uso de papel);

  • incentivo à utilização da tecnologia;

  • aumento da confiança nas notas fiscais;

  • melhoria no controle fiscal.

 

Essa modalidade é um avanço tecnológico para os processos corporativos, pois ajuda a otimizar o tempo de trabalho, já que o empreendedor tem a possibilidade de usar um emissor de notas integrado ao seu ERP e pode utilizar automaticamente as informações cadastradas sobre os seus clientes e fornecedores na nota. Por esse motivo, não há necessidade de digitar os dados, apenas conferi-los depois.

 

Ponto importante: as notas ficam disponíveis de forma online no site da Receita Federal, por até 180 dias após a emissão, permitindo que você consulte a qualquer momento dentro do período. 

 

Passos para emitir nota fiscal eletrônica na sua empresa

 

1. Sua empresa precisa ter inscrição no SEFAZ

 

Toda empresa que emite NF-e para venda de mercadorias precisa estar devidamente registrada no SEFAZ em seu estado de origem.

 

Se você ainda não tem inscrição no sistema do SEFAZ, fique calmo! Esse motivo não caracteriza nenhuma penalidade ou multa, mas é necessário estar inscrito para poder proceder à emissão. O procedimento é ajustado às exigências do CNAE (Cadastro Nacional de Atividades Econômicas) do seu negócio.

 

2. Será necessário um certificado digital

 

O certificado digital é o item que dá autenticidade às suas emissões de nota fiscal eletrônica. Ele funciona como uma espécie de assinatura digital, validando todas as notas fiscais emitidas. Essa ação garante autenticidade, confidencialidade e segurança nas operações que são realizadas por meio dele, atribuindo validade jurídica.

 

Existem alguns tipos de certificados e eles variam de acordo com as características da empresa. O certificado digital leva em consideração o tipo de nota fiscal emitida (série A, série S, entre outras). 

 

Quem deve emitir nota fiscal eletrônica?

 

Realizar a emissão da nota fiscal é obrigação de toda e qualquer empresa que comercializa produtos ou serviços, porém, em situações muito específicas, algumas empresas são isentas por lei.

 

Atente-se às regras de seu Estado para entender corretamente as obrigações de sua empresa, se há isenção de emissão da NF-e ou obrigação, por exemplo. A emissão do documento se aplica a qualquer tipo de negócio que esteja dentro da legislação. 

 

Em que caso o MEI está isento de emitir nota fiscal eletrônica?

 

De acordo com o Portal do Empreendedor o MEI estará dispensado de emitir nota fiscal para consumidor pessoa física, porém, estará obrigado à emissão quando o destinatário da mercadoria ou serviço for outra empresa, salvo quando esse destinatário emitir nota fiscal de entrada.

 

O MEI não tem a obrigação de emitir a Nota Fiscal Eletrônica – NF-e, mesmo se realizar vendas interestaduais, exceto se desejar e por opção. Porém, deve obrigatoriamente emitir documento fiscal, em operações interestaduais.

 

Observação: todo MEI que necessita emitir a nota fiscal eletrônica deve fazer seu credenciamento junto à Secretaria da Fazenda do seu estado ou município.

 

Benefícios da nota fiscal eletrônica

 

Muitos são os benefícios da nota fiscal eletrônica para as empresas, pois são a base de toda a contabilidade de uma empresa. Confira! 

 

Melhor controle dos números da empresa: na plataforma de NF-e, você gerencia o seu empreendimento, sendo possível visualizar o seu faturamento e ainda ter uma projeção de quanto pagará de impostos e juros em determinado período. Dê acesso ao seu contador para que ele faça a sua contabilidade adequadamente, sem que nenhuma informação seja omitida ou esquecida.

 

Facilidade na gestão do negócio: a nota fiscal é um facilitador de dados para a contabilidade da empresa, pois é indispensável no momento de apurar impostos e registrar movimentações de caixa. No gerenciamento dos faturamentos, fica muito mais fácil realizar projeções de crescimento da empresa ao longo do tempo, porque é possível saber exatamente seus gastos e lucros.

 

Redução de custos: o meio digital faz com que você não tenha gastos papel e armazenamento, fatores que quando colocados na ponta do lápis geram uma economia considerável para a sua empresa. 

 

Praticidade no envio: a NF-e pode ser enviada por e-mail, e além disso, caso o cliente alegue o não recebimento, a nota fiscal eletrônica pode ser enviada inúmeras vezes, sem que haja despesa extra em relação a isso.

 

Antecipação para planejamento logístico: com a nota fiscal eletrônica a informação é antecipada, assim, você pode preparar o local de descarga e armazenagem dos seus produtos, se for o caso.

 

Outros benefícios da nota fiscal eletrônica

 

Para o cliente:

 

  • Eliminação de digitação de notas fiscais na recepção de mercadorias.

  • Redução do consumo e do desperdício de papel;

  • Padronização dos processos que envolvem o comércio e o cliente;

  • Incentivo ao comércio eletrônico.

 

Para o Fisco:

 

  • Maior segurança nas informações das Notas Fiscais;

  • Otimização dos processos de controle fiscal;

  • Compartilhamento de informações entre os Fiscos;

  • Diminuição da sonegação.

 

Qual a importância das notas fiscais? 

 

Para o especialista fiscal, Anderson Schmitt, “basicamente o valor mais relevante nessa relação é a transferência de propriedade sobre um bem ou uma atividade comercial prestada, garantido por um registro em um documento fiscal”, afirma.

 

“Com este documento há a possibilidade de ajustes nessa relação caso o produto da venda ou o serviço prestado não saiam conforme o esperado pelo consumidor”, complementa.

 

Sobre a relação comercial de ambos podemos citar paralelamente a isso o Estado, que leva como base tudo que ocorreu e cobrará da instituição emissora da nota fiscal a carga tributária arrecadada pelo governo conforme suas competências em cada esfera pública. 

 

A emissão de nota fiscal é indispensável para manter qualquer empresa em dia com a lei. É nela que constam informações importantes como onde e quando o consumidor adquiriu o produto, além de comprovar a garantia da mercadoria, informando o seu tipo, série, modelo, marca e valor.

 

3 fatores positivos que ocorrem ao emitir nota fiscal

 

1. Combate à informalidade: crescer sem pagar imposto ou com uma arrecadação menor é desleal com os demais empresários. Na tentativa de resolver o problema, o governo criou em 2006 a lei geral para Micro e pequenas empresas;

2. Seriedade do negócio: empresas que preocupam-se com sua imagem tem mais chances de crescerem, pois fazem tudo conforme pede a Lei;

3. Segurança do consumidor: quem sabe o que, e de quem compra tem muito mais chance de voltar, pois sente-se seguro de que está no lugar certo!.

 

Esses fatores são essenciais para garantir a credibilidade do negócio, afinal, esse tipo de documento assegura a boa qualidade dos itens e a garantia do produto. Além disso, emitir notas fiscais pode servir para atrair mais clientes e reforçar a confiança de investidores. 

 

Também vale salientar que a emissão de notas fiscais é importante para não deixar a empresa em maus bocados — quem faz sonegação de impostos pode ser enquadrado em diversos crimes da legislação brasileira, trazendo multas e em último casos até mesmo o término da companhia. 

 

A pena de ilícitos tributários, pode variar de reclusão de 2 (dois) a 5 (cinco) anos, além da multa – que pode atingir até 225%, conforme artigo 1º da Lei 8.137/1990 e artigo 44 da Lei 9.430/1996.

 

A nota fiscal é ainda um comprovante de compra e que ajuda o consumidor a requisitar serviços como garantia ou, até mesmo, em casos de troca e devolução de mercadorias.

 

Por meio deste documento, é possível ter maior controle de entradas e saídas do seu fluxo de caixa, além dos impostos e dos valores pagos pelos clientes, entre outras informações contábeis.

 

Como emitir notas fiscais em geral?

 

A emissão de notas fiscais é um dos assuntos que geram mais dúvidas quando o tema é contabilidade, principalmente para os MPEs. Para ajudá-lo, vamos desmistificar esse ponto!

 

No caso das notas fiscais eletrônicas, existem diversos sistemas de gestão empresarial que fazem a emissão, mas é bom salientar que tanto a nota fiscal de serviço quanto a de produto poderá ser emitida diretamente no site da prefeitura ou do estado onde sua empresa está localizada. 

 

Porém, existem estados que não facultam isso às empresas e acabam obrigando-as a ter um software de emissão. Outro ponto importante a ser mencionado é sobre a parametrização do sistema, que precisa ser ajustado por um especialista da área. A emissão equivocada de nota fiscal pode ocasionar em problemas futuros, portanto, ao adquirir um sistema é preciso parametrizá-lo para que tudo saia corretamente. 

 

Já se for emitir notas fiscais físicas, é necessário atentar-se a uma Autorização para Impressão de Documentos Fiscais (AIDF) para confecção das notas.

 

O valor do contador nesse processo

 

O contador da sua empresa deve estar ciente de todos os dados gerados nos processos de compra, venda e prestação de serviços para orientar os empreendedores e cuidar da emissão das notas fiscais do seu negócio.

 

Conheça o regime tributário da sua empresa.

 

Muitas empresas, especialmente as de pequeno porte, caem no erro de achar que estão economizando ao não contratar os serviços de um profissional de contabilidade. No entanto, basta o primeiro atraso no pagamento de algum tributo para perceber que as multas são caras e que não vale a pena correr esses riscos sem a orientação de um profissional especializado. 

 

Com uma empresa legalmente constituída e capaz de emitir notas fiscais eletrônicas, a atenção deve ser ainda maior. Conhecer o regime tributário no qual a sua empresa se enquadra é um bom exemplo disso. 

 

Fique atento: Se você não emitir as notas fiscais da sua empresa de maneira correta, estará praticando sonegação fiscal. Para que isso não aconteça, conte com profissionais especializados para cuidar da parte burocrática e preocupe-se apenas em ver seu negócio crescer.

 

A Comece com o Pé Direito foi desenvolvida com o intuito de simplificar o financeiro da sua empresa através da contabilidade online. Queremos deixar aquela parte burocrática mais interessante aos seus olhos. Trabalhamos com um time jovem que fala a mesma língua que você e estamos aqui para te fazer decolar e descomplicar o seu negócio. 

 

 

Você pode conhecer melhor os nossos serviços, através do nosso site, clicando aqui. Estamos aqui para promover um maior controle do seu negócio, para que ele evolua e escale de forma saudável, com você, empresário, tomando decisões baseadas em nossas informações estratégicas. Controle o seu negócio sem nenhuma complicação e tenha ainda total suporte e treinamento feitos diretamente pela nossa equipe de especialistas.