Você sabe que precisa fazer um planejamento orçamentário para sua startup, conhece algumas ferramentas, mas sempre fica em dúvida sobre como começar?
Muitos empreendedores passam por isso, principalmente os que apostam em modelos de negócio disruptivos, baseados em métodos ágeis de gestão.
Planejar o orçamento não é tentar adivinhar o que está por vir, mas estimar, com base em informações do presente, o fluxo financeiro futuro de um negócio.
Avance na leitura e entenda como isso pode fazer toda a diferença.
O que é planejamento orçamentário?
Planejamento orçamentário é um instrumento por meio do qual uma empresa ou startup consegue projetar o fluxo financeiro futuro do negócio em uma determinada janela de tempo.
Por meio do planejamento orçamentário, o gestor tem condições de estimar com certo grau de certeza quais serão as receitas, as despesas e os resultados da empresa.
A partir de um cenário-base, é possível tomar decisões com mais assertividade, seja de investimentos, redução de custos e despesas ou de captação de recursos.
Numa rodada de investimentos, por exemplo, o orçamento deve compor o pitch de apresentação, de forma a demonstrar ao potencial investidor quais milestones o empreendedor deseja alcançar com os recursos pleiteados.
Diferença entre planejamento financeiro e orçamentário
Tanto o planejamento orçamentário quanto o planejamento financeiro fazem parte do plano estratégico de uma organização.
A principal diferença está no tempo de duração.
O planejamento financeiro tem um horizonte maior e traça objetivos e metas considerando o contexto de mercado e a situação econômica e financeira da startup.
O planejamento orçamentário, por outro lado, é de curto prazo.
Sua função é desmembrar os objetivos de longo prazo em metas menores.
Ambos são instrumentos complementares que fornecem o embasamento necessário para o direcionamento das decisões.
Para que serve o planejamento orçamentário?
Como ferramenta de gestão, o planejamento orçamentário tem como propósito projetar receitas, despesas e investimentos de uma empresa em um determinado período de tempo.
Em outras palavras, sua função é:
- Definir metas e objetivos financeiros claros e alinhados à estratégia de longo prazo
- Nortear a alocação de recursos de forma eficiente, especialmente os aportes de investidores
- Ajudar no controle de gastos, evitando desperdícios e excessos, principalmente em ocasiões de escassez de recursos e aperto monetário
- Embasar a tomada de decisões inteligentes, seja no âmbito tático, operacional ou estratégico.
Uma empresa que deseja aumentar suas vendas, por exemplo, pode usar o planejamento orçamentário para estimar o investimento necessário em marketing e publicidade.
Caso a intenção seja expandir os negócios, o gestor pode usar o plano para avaliar o impacto financeiro de uma nova operação.
Trata-se, portanto, de uma ferramenta indispensável à gestão em seus diferentes aspectos, desde que reflita a realidade da empresa e esteja alinhada às circunstâncias do mercado.
Importância do planejamento orçamentário em startups
Sem o mínimo de planejamento orçamentário, dificilmente alguma startup sai do lugar.
Afinal, é por meio do orçamento que o empreendedor tem noção da performance futura do fluxo de caixa, ou seja, das entradas e saídas de dinheiro.
Por meio de um plano orçamentário construído com base em premissas factíveis é possível:
- Estimar o prazo para o break-even point
- Avaliar a necessidade de captação de recursos em rodadas de investimentos
- Analisar o impacto do custo de capital de terceiros em operações de empréstimo e financiamentos
- Evitar a “falência” de um negócio potencialmente lucrativo por falta de capital de giro, etc.
Sua startup precisa contratar mais pessoas para reforçar a equipe? O planejamento orçamentário dirá se é possível.
O departamento de marketing precisa de mais verba para campanha de lançamento de novos produtos? Sem orçamento, nada feito.
Devido ao ambiente de constantes transformações no qual as startups estão inseridas, os planos estratégicos geralmente são enxutos e flexíveis.
O mesmo princípio vale para o planejamento orçamentário.
A boa notícia é que nenhum plano precisa ser engessado, pelo contrário: pode ser alterado e atualizado conforme a dinâmica dos acontecimentos.
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Tipos de planejamento orçamentário
Há diferentes tipos de planejamento financeiro que você pode adotar em seu negócio, cada um com suas especificidades, vantagens e desvantagens.
A seguir, confira os mais comuns.
Orçamento base zero
O orçamento base zero desconsidera qualquer informação histórica.
Em vez de simplesmente ajustar as despesas de acordo com o orçamento do ano anterior, aqui todas as projeções são justificadas e analisadas “olhando para frente”.
Em geral, é um método adotado por negócios que acabaram de nascer, mas pode ser usado também por startups que, eventualmente, acabaram de pivotar.
Orçamento centralizado
O orçamento centralizado é aquele em que o processo de planejamento e controle é realizado pelo CFO ou uma equipe central liderada pelo departamento financeiro.
Nesse modelo, as decisões são tomadas ao estilo top-down (de cima para baixo), com a alta gestão definindo as metas e diretrizes — e os departamentos seguindo as orientações.
Orçamento colaborativo
O orçamento colaborativo, por outro lado, envolve a participação ativa de diferentes departamentos e equipes no processo de construção.
Ao contrário do modelo centralizado, aqui há o incentivo à troca de informações e de ideias, visando construir um orçamento alinhado às necessidades reais de cada área.
Esse tipo de colaboração tende a melhorar o engajamento e a responsabilidade das equipes, além de promover uma adaptação mais eficiente às mudanças.
Orçamento com base no histórico
No orçamento base histórico, o plano para o futuro é definido com base nas informações financeiras do passado.
A ideia é ajustar o orçamento, fazendo incrementos ou reduções, considerando os dados históricos da empresa.
Trata-se de modelo amplamente utilizado por empresas convencionais.
Orçamento matricial
O orçamento matricial é um modelo que combina diferentes dimensões da empresa, como departamentos e projetos, em uma matriz orçamentária.
Esse é um formato que permite uma análise conjugada das finanças, facilitando a visualização de como os recursos serão alocados entre diferentes áreas e projetos.
Funciona melhor para empresas com estruturas organizacionais complexas, incluindo negócios de tecnologias que já alcançaram a escalabilidade.
Orçamento contínuo
O orçamento contínuo, ou rolling forecast, é um modelo de planejamento orçamentário que se adapta às mudanças ao longo do tempo, com revisões periódicas baseadas no desempenho interno e nas mudanças do mercado.
Em vez de criar um orçamento fixo para um ano inteiro, por meio do orçamento contínuo, você faz ajustes trimestrais ou mensais, garantindo que o plano esteja sempre atualizado.
Quais informações contém um planejamento orçamentário?
Para criar um planejamento orçamentário assertivo e alinhado às necessidades do seu negócio, você precisa de informações detalhadas e precisas que servirão de base para a tomada de decisões.
As mais relevantes são:
Previsão de receitas
A previsão de receitas é a estimativa de faturamento que a empresa espera gerar em um período específico.
Pode ser baseada em dados históricos, mas também em análises de mercado e projeções de vendas.
Projeção de despesas
A projeção de despesas envolve estimar todos os desembolsos, incluindo as despesas operacionais (aluguel, salários), não-operacionais e de investimentos (tecnologia, desenvolvimento de produtos, etc).
A projeção financeira deve ser detalhada e contemplar tanto as despesas fixas quanto variáveis.
Fluxo de caixa projetado
O fluxo de caixa projetado mostra como o dinheiro entra e sai da empresa ao longo do tempo.
Trata-se de um indicador que ajuda a prever períodos de escassez ou abundância de caixa, permitindo à gestão se preparar com antecedência.
Capital de giro
O capital de giro é o montante de recursos que a empresa precisa para manter suas operações diárias.
Um planejamento orçamentário bem feito precisa garantir que o CFO tenha capital o suficiente para operar sem interrupções, especialmente em situações de maior volatilidade e receitas.
Projeção de investimentos
A projeção de investimentos identifica as áreas onde a empresa planeja alocar recursos para crescimento e desenvolvimento, como novos projetos ou expansão de mercado.
Essa projeção deve ser acompanhada de uma análise de retorno sobre o investimento (ROI) para garantir que os recursos serão aplicados de forma estratégica.
Reservas financeiras
As reservas financeiras são os fundos que a empresa mantém para emergências ou oportunidades.
Ao fazer um plano orçamentário, você pode direcionar parte das receitas ou dos recursos captados à manutenção dessas reservas.
Assim, poderá lidar com imprevistos com tranquilidade sem comprometer as operações.
Etapas do planejamento orçamentário
No tópico anterior, listamos as informações que você precisa ter para elaborar um planejamento orçamentário.
A seguir, veja um passo a passo de como fazer efetivamente o plano, seguindo os moldes de uma DRE (Demonstração de Resultado de Exercício).
Você pode começar pela receita bruta e, nas linhas seguintes, subtrair os gastos projetados até chegar ao resultado líquido esperado.
Veja as principais etapas de como fazer:
1. Estime as receitas
O primeiro passo para a elaboração de um planejamento orçamentário básico é a projeção das receitas da startup.
Para isso, o gestor precisa fazer um levantamento das origens dos recursos, tais como receita com vendas, empréstimos bancários, capital de sócios, etc.
É importante que essa estimativa seja feita mês a mês, levando em consideração, caso sua startup tenha algum histórico de mercado, as taxas de crescimento passado.
2. Estime os custos e despesas
O empreendedor precisa projetar também os custos e despesas dos períodos compreendidos pelo planejamento orçamentário.
Os custos são os gastos relacionados à atividade-fim do negócio, como custo da mercadoria vendida (CMV) ou do serviço prestado (CSV).
É importante calcular ainda a depreciação das máquinas e equipamentos.
As despesas projetadas virão logo em seguida e têm relação indireta com a atividade-fim, como conta de água, gastos com telefone, entre outras.
3. Projete os resultados
Ao deduzir da receita todos os gastos e despesas, você chega ao resultado projetado, que pode ser positivo ou negativo.
Dependendo do nível de detalhes do planejamento orçamentário, você pode avaliar os resultados em diferentes estágios: lucro bruto, lucro antes de imposto de renda e lucro líquido.
4. Contemple a necessidade de investimentos
Com base no cenário apresentado pelo planejamento orçamentário, o empreendedor tem condições de decidir quais áreas da startup precisam de mais investimento.
Pode ser o departamento de marketing e vendas, o setor de desenvolvimento de produto ou o processo de produção.
O planejamento orçamentário é fundamental também para calcular quais fontes de recursos são mais viáveis do ponto de vista econômico e financeiro.
Se sua startup ainda não ultrapassou o break-even point, é provável que você precise de crédito bancário ou de recursos de investidores para dar continuidade ao negócio.
Como fazer um planejamento orçamentário
É possível fazer o planejamento orçamentário de sua startup usando diferentes ferramentas, desde uma planilha de Excel a softwares avançados.
Confira algumas dicas a seguir:
1. Estabeleça os períodos
O planejamento orçamentário, como vimos, tem como propósito estimar o fluxo financeiro futuro da empresa.
Para atender aos objetivos da startup, você precisa estabelecer o período, que pode ser mensal, trimestral, semestral ou anual.
2. Adote soluções tecnológicas
As planilhas até funcionam, mas com as soluções tecnológicas criadas a partir da ciência de dados, você pode contar com instrumentos bem mais eficientes.
Destaque para o Business Intelligence, que pode analisar a situação orçamentária da startup e projetar os resultados com alto nível de detalhamento.
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3. Monitore e compare os resultados
A ideia central do planejamento orçamentário é funcionar como uma bússola para o gestor na dura rotina de tomar decisões.
Ao longo da execução orçamentária, é importante que você compare o orçado com o realizado, a fim de verificar se houve divergências.
Caso positivo, analise o que causou o descompasso e tome as medidas apontadas para corrigir os rumos do negócio.
4. Conte com um parceiro contábil estratégico
Se você não se sente confortável em elaborar todo esse roteiro sozinho, conte com um parceiro contábil com expertise em planejamento orçamentário.
Afinal, com a consultoria de quem domina as peculiaridades dos números, sua empresa terá o apoio necessário para estabelecer metas realistas, considerando os diferentes tipos de riscos.
Vale destacar que o parceiro contábil precisa ser especialista em empresas inovadoras – não vale um escritório generalista que atende todo tipo de empresa.
A empresa contábil precisa entender a dinâmica do ecossistema para dar contribuições válidas que agregam valor ao negócio.
Quando fazer um planejamento orçamentário?
O ideal é que o planejamento orçamentário seja uma prática contínua, integrada à gestão empresarial.
Embora muitos pensem no orçamento como uma missão de início de novo, ele deve ser visto como um processo contínuo que carece de revisões e ajustes ao longo do ano.
Alinhamento com o ciclo operacional
O planejamento orçamentário também pode ser orientado pelo ciclo operacional da empresa.
Por exemplo, se a startup define suas metas para o ano seguinte no final do ano anterior, o planejamento orçamentário deve começar logo após essa definição.
Mas se o ciclo operacional incluir períodos de maior ou menor atividade, o planejamento também pode ser ajustado para refletir essas variações.
Fatores a considerar
Na hora de decidir quando realizar o planejamento orçamentário, é importante levar em consideração fatores como as metas estratégicas da empresa, o momento econômico e o tipo de negócio.
Empresas que operam em mercados mais estáveis podem se dar ao luxo de planejar com menos frequência, enquanto as que atuam em setores mais voláteis precisam adotar uma abordagem mais ágil e revisitar o orçamento com mais regularidade.
Como a inteligência de dados melhora o planejamento orçamentário
A análise de dados adiciona inteligência ao planejamento orçamentário por meio do algoritmos e modelos preditivos que usam informações históricas para identificar padrões e tendências.
Por meio de ferramentas de BI, dados desconexos se transformam em indicadores-chave de desempenho e relatórios intuitivos que fornecem insights valiosos.
Por exemplo, o Business Intelligence da Comece, empresa contábil especializada em startups, oferece informações valiosas sobre receita, despesa, faturamento por região, análise de DRE e muito mais.
Ao ter acesso a informações como essas, você terá muito mais subsídios para elaborar seu planejamento com qualidade e precisão.
Qual a relação entre planejamento orçamentário e contabilidade?
A contabilidade empresarial tem diversas vertentes, como contabilidade financeira, contabilidade de custos, contabilidade pública, etc.
No universo dos negócios, podemos dividi-la ainda em duas grandes áreas:
- Assessoria contábil: focada no aspecto operacional, especialmente na conformidade regulatória (cálculo de impostos, emissão de guias, obrigações acessórias)
- Contabilidade consultiva: focada na gestão eficiente e inteligente das empresas, sendo o contador um parceiro estratégico dos empreendedores.
Nesse contexto, o planejamento orçamentário pode ser uma das atribuições da contabilidade consultiva, um serviço sob medida para cada tipo de empresa.
Portanto, se você precisa fazer o planejamento orçamentário de sua startup, mas anda sobrecarregado de trabalho e precisa de ajuda especializada, a Comece pode ajudar.
Oferecemos soluções em BI com dashboard financeiro para decisões baseada em dados, contabilidade consultiva e muito mais.
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