Quanto custa contratar um funcionário? Veja como calcular

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Sabe quanto custa contratar um funcionário no Brasil e por que dizem que é tão caro?

De fato, nossos custos de mão de obra não são dos mais baratos, considerando todos os encargos e impostos que são cobrados sobre a folha de pagamento.

Se fosse só o valor do salário, seria fácil, mas você precisa considerar também os custos trabalhistas e tributários, além dos gastos com treinamento, recrutamento e benefícios.

Depois de entender quanto custa contratar um funcionário, fica mais fácil calcular se vale a pena assinar a carteira de trabalho ou se é possível buscar outras formas de contratação

Leia até o fim e decida o que é melhor para a sua empresa.

Afinal, quanto custa contratar um funcionário?

Saber quanto custa contratar um funcionário é o ponto de partida para ampliar sua equipe e colocar sua empresa na rota do crescimento. 

Como a maioria das startups começam com uma equipe extremamente reduzida, muitas vezes composta apenas pelos sócios, o momento de admitir os primeiros colaboradores é marcante para o negócio.

Porém, por estarmos em um dos países com a legislação trabalhista mais complexa do mundo, também costumam surgir inúmeras dúvidas.

Quanto é preciso pagar de impostos?

Quais são os benefícios obrigatórios?

O funcionário custa, mesmo, o dobro do salário? 

Para responder a essas e outras questões, precisamos considerar as normas da CLT (Consolidação das Leis do Trabalho) e as diferentes formas de contratação possíveis para o negócio. 

Além disso, existem vários custos não relacionados à folha de pagamento que precisam ser incluídos na conta, como os gastos com o processo seletivo, treinamentos, demissão, etc.

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Quanto custa em média contratar um funcionário no Brasil

Você já deve ter ouvido falar que o Brasil tem um dos maiores custos de mão de obra do mundo, certo?

Para calcular o quanto custa contratar um funcionário no Brasil, é preciso considerar, além do salário base, uma série de encargos trabalhistas garantidos por lei.

Os principais são:

  • Férias remuneradas
  • 13º salário
  • Descanso Semanal Remunerado
  • Vale-transporte
  • Plano de saúde
  • Adicional de remuneração
  • Salário-família
  • Rescisão contratual.

Embora nem todos os encargos sejam mensais (alguns são eventuais, como a rescisão, ou anuais, como 13º salário e férias), é importante que o empresário faça uma provisão ao longo do ano para não apertar o caixa nestas ocasiões.

Conforme este artigo publicado em 2022 no portal JusBrasil, uma empresa optante pelo Simples Nacional deve desembolsar pelo menos 33,77% do valor do salário bruto com encargos trabalhistas.

Empresas que fazem parte de outros regimes, como Lucro Presumido e Lucro Real,  podem gastar bem mais: até 96,75% do salário bruto do colaborador com encargos.

Um outro levantamento feito em 2020 pelo Núcleo de Estudos e Pesquisas da Consultoria Legislativa do Senado Federal traz números distintos.

Produzido por Luiz Ricardo Cavalcanti, professor de mestrado em Administração Pública e consultor legislativo, o estudo revela que, dependendo dos conceitos utilizados, os encargos trabalhistas podem chegar a 102,6% do salário contratual.

As variações são explicadas pelo autor em função dos diferentes parâmetros de cálculo, como “custo por trabalhador”, “custo por posto de trabalho” ou “custo por função”.

No âmbito internacional, a pesquisa publicada pelo Senado Federal compara o Brasil com diversos países do mundo e chega às seguintes conclusões:

  • Os encargos trabalhistas no Brasil são semelhantes aos de países desenvolvidos que têm mercados de trabalho mais regulados e sistemas de seguridade social mais abrangentes
  • São superiores aos de países desenvolvidos mais liberais
  • São superiores aos da maioria dos países em desenvolvimento para os quais se dispõe de informação do gênero.

Considerando, portanto, os percentuais citados acima, um funcionário que tenha um salário bruto mensal de R$ 2 mil pode custar entre R$ 2.675,40 (Simples Nacional) e R$ 3.935,00 (outros regimes).

Considerando os percentuais máximos do estudo do professor Luiz Cavalcanti, o custo pode chegar a R$ 4.052,00.

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5 custos para levar em conta ao contratar um funcionário

Para calcular quanto custa contratar um funcionário com carteira assinada, precisamos levar em conta todos os gastos envolvidos no processo.

Veja quais são os principais custos do regime CLT

1. Encargos trabalhistas e tributários

Os empresários costumam chamar de “encargos trabalhistas” os custos ocultos da folha de pagamento, incluindo direitos trabalhistas e tributos pagos ao governo no regime CLT. 

Ou seja: todos os gastos obrigatórios cobrados sobre o valor do salário bruto do funcionário. 

Estes são os principais:

  • 8% de FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço) + 8% do valor anual
  • Férias + um terço adicional sobre férias (o colaborador deve receber um terço do salário em férias)
  • 13º salário
  • Pode chegar até 28,5% de contribuição para o INSS por parte patronal (para optantes do Simples Nacional, não tem custo patronal, exceto anexo IV)
  • Vale-transporte (empresa podendo descontar até 6% do salário para abater esse custo)
  • Margem adicional de R$ 600 mensais (Podendo ser alguns benefícios solicitados em convenções ou espontâneos, exemplo o vale-refeição, ajuda de custo, etc).

Por exemplo, se você for optante do Simples Nacional e contratar um funcionário com salário bruto de R$ 2 mil, os valores serão os seguintes:

  • 8% de FGTS mensal = R$ 160,00
  • Férias anuais + R$ 666,66 referentes a um terço do salário (R$ 222,22 mensais)
  • 13º salário = R$ 2.000,00 anuais (R$ 166,66 mensais)
  • 8% de FGTS do valor anual (férias + 13º) = R$ 373,33 (R$ 31,11 mensais)
  • Vale-transporte = R$ 330 mensais (em média)
  • Margem adicional de R$ 600 mensais (Podendo ser alguns benefícios solicitado em convenções ou espontâneos, exemplo o vale-refeição, ajuda de custo, etc)
  • Total = R$ 2.000,00 de salário + R$ 1.509,99 de custos mensais = R$ 3.509,99.

Depois, é preciso descontar os valores que são recolhidos do funcionário (no caso, desconto do vale-transporte e INSS).  

2. Benefícios

Além dos encargos trabalhistas obrigatórios por lei, a empresa também pode oferecer benefícios para melhorar sua atratividade e retenção de talentos no mercado. 

Os mais comuns são o vale-refeição, vale-alimentação, plano de saúde, plano odontológico e plano de previdência privada, mas também podem ser oferecidos convênios com estabelecimentos, serviços por assinatura, auxílio-creche, entre outros.

No caso, só o vale-transporte é obrigatório e permite desconto de 6%do salário – o restante dos benefícios é opcional e a empresa decide se paga o valor integral ou cobra um percentual do funcionário, exceto nos casos de acordo coletivo com sindicatos.

3. Custos rescisórios

Também é preciso considerar os custos para demissão de funcionários, caso o contrato seja rescindido.

No caso de demissão sem justa causa, por exemplo, a empresa deve pagar:

  • Férias vencidas + proporcionais acrescidas de um terço
  • 13º salário proporcional
  • Multa de FGTS de 40%
  • Aviso prévio indenizado.

Se o trabalhador pedir demissão, a empresa fica isenta da multa do FGTS, enquanto a demissão com justa causa implica no recebimento apenas do saldo de salário e férias vencidas, além do décimo-terceiro proporcional. 

4. Bônus e horas extras

As horas extras, bônus e comissões também fazem parte da remuneração e precisam ser consideradas nos custos de contratação.

Desde a Reforma Trabalhista de 2017, não há mais cobranças de impostos sobre bônus e gratificações que ultrapassam 50% do valor do salário.

5. Custos com seleção e treinamento

Por fim, os custos com o processo seletivo e capacitação de pessoal também precisam ser contabilizados na empresa.

Você pode até fazer o recrutamento e seleção por conta própria, mas precisará investir continuamente em formação e treinamento se quiser alcançar o potencial máximo dos seus talentos.

Como economizar com outras formas de contratação

A Reforma Trabalhista de 2017 trouxe novas formas de contratação que podem aliviar o custo dos funcionários para a empresa, dependendo das necessidades.

Confira algumas possibilidades:

  • Contratar um estagiário (6 horas diárias e custos com salário, vale-transporte e férias)
  • Contratar um profissional temporário (custos proporcionais com férias, 13º, INSS e FGTS)
  • Terceirizar profissionais para reduzir custos (inclusive para as atividades-fim da empresa)
  • Contratar profissionais intermitentes (custos proporcionais por hora de serviço)
  • Contratar freelancers como prestadores de serviços (não há encargos trabalhistas, pois é um contrato entre duas pessoas jurídicas)
  • Contratar autônomos (não há encargos trabalhistas, pois o profissional emite RPA).

Lembrando que não pode haver vínculo empregatício no caso dos profissionais autônomos e freelancers.

Estagiários

Conforme dados do Núcleo Brasileiro de Estágio (Nube) 2021, os estagiários recebem, em média, de R$ 600 a R$ 2.020 por mês.

A contratação de estagiário pode ou não ser remunerada.

Caso o estágio não seja obrigatório, a empresa precisa remunerar o estagiário por meio da bolsa estágio ou bolsa-auxílio

Os encargos trabalhistas também são menores (o estagiário não tem direito a verbas rescisórias e FGTS, por exemplo), mas a carga horária também é menor: até 6 horas diárias ou 30 horas semanais.

Profissionais temporários

Para contratar um profissional temporário, a startup precisa firmar um contrato com uma empresa ou agência de trabalho temporário que disponha de profissionais para tal finalidade. 

Não é possível contratar um funcionário temporário diretamente, como se faz recrutamento e seleção de colaboradores plenos.

Trata-se de uma estratégia que pode fazer sentido nas seguintes situações:

1. Ausência de funcionários efetivos por razões diversas, como afastamento ou licença

2. Demanda não recorrente, como algum projeto que precisa ser executado em um curto período de tempo.

Os custos com encargos trabalhistas, como FGTS, INSS, férias e 13º salário, são proporcionais ao tempo de serviço prestado.

Profissionais intermitentes

Regulamentado pela Reforma Trabalhista, o trabalho intermitente também é uma alternativa de redução de custo com folha de pagamento, sobretudo nas fases iniciais de uma startup.

Devido à natureza de prestação de serviços não continuada, os direitos trabalhistas dessa categoria de trabalho também são proporcionais. 

Por meio do trabalho intermitente, a empresa consegue otimizar a estrutura de custo, ao mesmo tempo em que mantém uma relação trabalhista devidamente formalizada.

Freelancers

Do ponto de vista prático, a contratação de freelancers têm o mesmo propósito do contrato intermitente, com uma diferença importante: o freelancer não tem direitos trabalhistas.

O que rege a relação entre as partes é um contrato de trabalho sem a presença de elementos que caracterizam vínculo empregatício.  

No ecossistema das startups, em que geralmente surgem demandas não habituais por determinados tipos de serviço, os freelancers podem ser uma solução simples e prática

Autônomos

A contratação de autônomo também foi regulamentada pela Reforma Trabalhista e deve ser feita mediante contrato de trabalho, contendo preço, tipo de serviço e prazo

O trabalhador autônomo pessoa física deve emitir o RPA (Recibo de Profissional Autônomo), no qual devem constar o recolhimento de impostos (IR e ISS) e contribuição previdenciária (INSS). 

A empresa tomadora de serviços deve destacar as contribuições, mas o pagamento é de responsabilidade do autônomo.

Terceirização

A terceirização é uma das estratégias mais práticas e fáceis de reduzir o custo de contratar um funcionário. 

Ao estabelecer uma relação comercial entre empresas, não há riscos de passivos trabalhistas ou custos adicionais com encargos e horas-extras.

Ainda tem dúvidas sobre os tipos de contratação? Confira qual o melhor tipo no vídeo do Momento da Comece:

Como a terceirização reduz o custo com funcionários

A terceirização de atividades diversas dentro de uma startup por meio do BPO (Business Process Outsourcing) é uma estratégia que tem ganhado cada vez mais mercado. 

Dados do IBGE indicam que 22% dos trabalhadores formais brasileiros são terceirizados, percentual que deve aumentar.

A redução do custo com mão de obra é um dos principais motivos para a adoção da terceirização, mas há outros, como a especialização do serviço.

O que a empresa pode terceirizar?

Antes da aprovação e sanção da Lei da Terceirização em 2017, apenas as atividades consideradas secundárias podiam ser terceirizadas. 

Depois de 2017, com a modernização do arcabouço legal, as empresas podem terceirizar também as atividades-fim, ou seja, não há mais restrições. 

Economia com funcionários começa no RH

Como empreendedor do universo startup, você sabe como é importante otimizar custos e despesas, sobretudo nas fases que antecedem o break even-point

Além de escolher criteriosamente os tipos de contratação, você pode reduzir custos também por meio da terceirização das rotinas do seu RH. 

Como fazer isso? Por meio do BPO de RH da Comece com o Pé Direito.

Assumimos todas as rotinas do seu RH e Departamento de Pessoal, da contratação de equipes ao processamento de folha de pagamento e emissão de guias.

Com a parceria da Comece com o Pé Direito, você reduz custos com pessoal e ganha tempo para focar no que realmente importa para o seu negócio. 

Entendeu quanto custa contratar um funcionário no Brasil?

Para fazer os cálculos com precisão, fale com a gente e considere deixar sua folha de pagamento na mão de contadores profissionais.

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