Você sabe quanto custa contratar um funcionário no Brasil e por que dizem que é tão caro?
De fato, os custos trabalhistas no Brasil não são dos mais baratos, considerando todos os encargos e impostos cobrados sobre a folha de pagamento.
Além do valor do salário, é preciso considerar também os custos trabalhistas e tributários, além dos gastos com treinamento, recrutamento e benefícios.
Depois de entender quanto custa contratar um funcionário, fica mais fácil calcular se vale a pena assinar a carteira de trabalho ou se é possível buscar outras formas de contratação.
Leia até o fim e decida o que é melhor para a sua empresa.
Afinal, quanto custa contratar um funcionário?
Contratar um funcionário no Brasil custa bem mais do que o salário registrado na carteira.
Empresas optantes pelo Simples Nacional desembolsam, em média, 33,77% adicionais em encargos trabalhistas, enquanto outros regimes podem ultrapassar os 96%.
Somando benefícios, impostos, processos seletivos e treinamento, o custo de um colaborador com salário de R$ 2 mil pode chegar a R$ 4 mil por mês.
Avaliar esse impacto é essencial antes de decidir pelo modelo de contratação.
Por que o custo do funcionário importa?
Saber quanto custa contratar um funcionário é o ponto de partida para ampliar sua equipe e colocar a empresa na rota do crescimento.
Como a maioria das empresas de inovação e tecnologia começam com uma equipe enxuta, muitas vezes composta apenas pelos sócios, o momento de admitir os primeiros colaboradores é marcante para o negócio.
Porém, por estarmos em um dos países com a legislação trabalhista mais complexa do mundo, também costumam surgir inúmeras dúvidas.
- Quanto é preciso pagar de impostos?
- Quais são os benefícios obrigatórios?
- O funcionário realmente custa o dobro do salário?
Para responder a essas e outras questões, precisamos considerar as normas da CLT (Consolidação das Leis do Trabalho) e as diferentes formas de contratação possíveis para o negócio.
Além disso, existem vários custos não relacionados à folha de pagamento que precisam ser incluídos na conta, como os gastos com o processo seletivo, treinamentos, demissão, etc.
Adiante, detalharemos melhor todos esses custos.
Custos envolvidos na contratação de um funcionário
Você já deve ter ouvido falar que o Brasil tem um custo alto com mão de obra, certo?
Para calcular o quanto custa contratar um funcionário no Brasil, é preciso considerar, além do salário base, uma série de encargos trabalhistas garantidos por lei.
Os principais são:
- INSS patronal
- FGTS
- 13º salário
- Férias
- Descanso Semanal Remunerado
- Vale-transporte
- Adicionais legais quando devidos: horas extras, adicional noturno, insalubridade e periculosidade
- Encargos na rescisão, quando aplicáveis.
Embora nem todos os encargos sejam mensais (alguns são eventuais, como a rescisão, ou anuais, como 13º salário e férias), é importante que o empresário faça um planejamento para garantir que tenha dinheiro em caixa nestas ocasiões.
Conforme este artigo publicado no portal JusBrasil, uma empresa optante pelo Simples Nacional deve desembolsar pelo menos 33,77% do valor do salário bruto com encargos trabalhistas.
Empresas que fazem parte de outros regimes, como Lucro Presumido e Lucro Real, podem gastar bem mais: até 96,75% do salário bruto do colaborador com encargos.
Um outro levantamento, feito pelo Núcleo de Estudos e Pesquisas da Consultoria Legislativa do Senado Federal, traz números distintos.
Produzido por Luiz Ricardo Cavalcanti, professor de mestrado em Administração Pública e consultor legislativo, o estudo revela que, dependendo dos conceitos utilizados, os encargos trabalhistas podem chegar a 102,6% do salário contratual.
As variações são explicadas pelo autor em função dos diferentes parâmetros de cálculo, como “custo por trabalhador”, “custo por posto de trabalho” ou “custo por função”.
No âmbito internacional, a pesquisa publicada pelo Senado Federal compara o Brasil com diversos países do mundo e chega às seguintes conclusões:
- Os encargos trabalhistas no Brasil são semelhantes aos de países desenvolvidos que têm mercados de trabalho mais regulados e sistemas de seguridade social mais abrangentes
- São superiores aos de países desenvolvidos mais liberais
- São superiores aos da maioria dos países em desenvolvimento para os quais se dispõe de informação do gênero.
Considerando, portanto, os percentuais citados acima, um funcionário que tenha um salário bruto mensal de R$ 2 mil pode custar entre R$ 2.675,40 (Simples Nacional) e R$ 3.935,00 (outros regimes).
Considerando os percentuais máximos do estudo do professor Luiz Cavalcanti, o custo pode chegar a R$ 4.052,00.
O que observar ao contratar um funcionário para a empresa
Para calcular quanto custa contratar um funcionário com carteira assinada, precisamos levar em conta todos os gastos envolvidos no processo.
Veja quais são os principais custos do regime CLT.
1. Encargos trabalhistas e tributários
Os empresários costumam chamar de “encargos trabalhistas” os custos ocultos da folha de pagamento, incluindo direitos trabalhistas e tributos pagos ao governo no regime CLT.
Ou seja: todos os gastos obrigatórios cobrados sobre o valor do salário bruto do funcionário.
Estes são os principais:
- 8% de FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço) + 8% do valor anual
- Férias + um terço adicional sobre férias (o colaborador deve receber um terço do salário em férias)
- 13º salário
- Até 28,5% de contribuição para o INSS por parte patronal (para optantes do Simples Nacional, não tem custo patronal, exceto anexo IV)
- Vale-transporte (empresa podendo descontar até 6% do salário para abater esse custo)
- Margem adicional de R$ 600 mensais (possíveis benefícios solicitados em convenções ou espontâneos, como vale-refeição, ajuda de custo, etc).
Por exemplo, se você for optante do Simples Nacional e contratar um funcionário com salário bruto de R$ 2 mil, os valores serão os seguintes:
- 8% de FGTS mensal = R$ 160,00
- Férias anuais + R$ 666,66 referentes a um terço do salário (R$ 222,22 mensais)
- 13º salário = R$ 2.000,00 anuais (R$ 166,66 mensais)
- 8% de FGTS do valor anual (férias + 13º) = R$ 373,33 (R$ 31,11 mensais)
- Vale-transporte = R$ 330 mensais (em média)
- Margem adicional de R$ 600 mensais
- Total = R$ 2.000,00 de salário + R$ 1.509,99 de custos mensais = R$ 3.509,99.
Depois, é preciso descontar os valores que são recolhidos do funcionário (no caso, desconto do vale-transporte e INSS).
2. Benefícios
Além dos encargos trabalhistas obrigatórios por lei, a empresa também pode oferecer benefícios para melhorar sua atratividade e retenção de talentos no mercado.
Os mais comuns são o vale-refeição, vale-alimentação, plano de saúde, plano odontológico e plano de previdência privada, mas também podem ser oferecidos convênios com estabelecimentos, serviços por assinatura e auxílio-creche, entre outros.
Apenas o vale-transporte é obrigatório e permite desconto de 6% do salário.
O restante dos benefícios é opcional e a empresa decide se paga o valor integral ou cobra um percentual do funcionário, exceto nos casos de acordo coletivo com sindicatos.
3. Custos rescisórios
Também é preciso considerar os custos para demissão de funcionários, caso o contrato seja rescindido.
No caso de demissão sem justa causa, por exemplo, a empresa deve pagar:
- Férias vencidas + proporcionais acrescidas de um terço
- 13º salário proporcional
- Multa de FGTS de 40%
- Aviso prévio indenizado.
Se o trabalhador pedir demissão, a empresa fica isenta da multa do FGTS, enquanto a demissão com justa causa implica no recebimento apenas do saldo de salário e férias vencidas, além do décimo-terceiro proporcional.
4. Bônus e horas extras
As horas extras, bônus e comissões também fazem parte da remuneração e precisam ser consideradas nos custos de contratação.
Mas há exceções.
A Reforma Trabalhista (Lei nº 13.467/2017) estabeleceu que prêmios podem não integrar a remuneração quando concedidos por liberalidade do empregador, em razão de desempenho superior ao ordinariamente esperado.
Nesses casos, não sofrem incidência de encargos trabalhistas e previdenciários.
Os abonos também não integram a remuneração.
Fora dessas hipóteses, os valores integram o salário e estão sujeitos à tributação e aos encargos aplicáveis.
5. Ferramentas e equipamentos de trabalho
Equipar um novo colaborador vai além do básico.
É preciso garantir notebook, licenças de software, acesso a sistemas internos e, muitas vezes, móveis e acessórios ergonômicos.
Esses custos variam conforme o cargo e o modelo de trabalho, mas representam um investimento inicial importante que nem sempre entra na conta da contratação.
6. Custos com seleção e treinamento
Por fim, os custos com o processo seletivo e capacitação de pessoal também precisam ser contabilizados na empresa.
Você pode até fazer o recrutamento e seleção por conta própria, mas precisará investir continuamente em formação e treinamento se quiser alcançar o potencial máximo dos seus talentos.
Como economizar com outras formas de contratação
Além do regime celetista (que segue as regras da CLT), as alternativas são estágio, funcionário temporário, terceirização, profissionais intermitentes, freelancers e autônomos.
Vale pontuar que, desde a Reforma Trabalhista é permitido terceirizar a execução da atividade-fim da empresa.
Mas é muito importante que o empregador entenda que isso não significa a possibilidade de trocar postos de trabalho CLT por PJ, a não ser que a relação mude de empregador e empregado para contratante e prestador de serviços.
A diferença prática entre os dois modelos é que não pode haver características de vínculo empregatício com autônomos e freelancers.
A seguir, entenda melhor como funcionam as alternativas ao CLT.
Estagiários
O Guia Bolsa-Auxílio de Estágio 2025, da Companhia de Estágios, informa que os estagiários da região Sudeste (a que melhor remunera) ganham em média R$ 2.074,05 mensais, enquanto na região Norte (a que menos paga) eles recebem R$ 1.461,53.
Vale dizer que a contratação de estagiário pode ou não ser remunerada.
Caso o estágio não seja obrigatório, a empresa precisa remunerar o estagiário por meio da bolsa estágio ou bolsa-auxílio.
Os encargos trabalhistas também são menores (o estagiário não tem direito a verbas rescisórias e FGTS, por exemplo), mas a carga horária também é menor: até 6 horas diárias ou 30 horas semanais.
Profissionais temporários
Para contratar um profissional temporário, a empresa precisa firmar um contrato com uma empresa ou agência de trabalho temporário que disponha de profissionais para tal finalidade.
Não é possível contratar um funcionário temporário diretamente, como se faz recrutamento e seleção de colaboradores plenos.
Trata-se de uma estratégia que pode fazer sentido nas seguintes situações:
- Ausência de funcionários efetivos por razões como afastamento ou licença
- Demanda não recorrente, como algum projeto que precisa ser executado em um curto período de tempo.
Os custos com encargos trabalhistas, como FGTS, INSS, férias e 13º salário, são proporcionais ao tempo de serviço prestado.
Profissionais intermitentes
Regulamentado pela Reforma Trabalhista, o trabalho intermitente, com custos proporcionais por hora de serviço, é uma alternativa de redução da folha de pagamento, sobretudo nas fases iniciais de uma empresa tech.
Devido à natureza de prestação de serviços não continuada, os direitos trabalhistas dessa categoria de trabalho também são proporcionais.
Por meio do trabalho intermitente, a empresa consegue otimizar a estrutura de custo, ao mesmo tempo em que mantém uma relação trabalhista devidamente formalizada.
Freelancers
Do ponto de vista prático, a contratação de freelancers tem o mesmo propósito do contrato intermitente, com uma diferença importante: o freelancer não tem direitos trabalhistas.
O que rege a relação entre as partes é um contrato de trabalho sem a presença de elementos que caracterizam vínculo empregatício.
No ecossistema da tecnologia, em que geralmente surgem demandas não habituais por determinados tipos de serviço, os freelancers podem ser uma solução simples e prática.
Autônomos
A contratação de autônomo também foi regulamentada pela Reforma Trabalhista e deve ser feita mediante contrato de trabalho, contendo preço, tipo de serviço e prazo.
O trabalhador autônomo pessoa física deve emitir o RPA (Recibo de Profissional Autônomo), no qual devem constar o recolhimento de impostos (IR e ISS) e contribuição previdenciária (INSS).
A empresa tomadora de serviços deve destacar as contribuições, mas o pagamento é de responsabilidade do autônomo.
Terceirização
A terceirização é uma das estratégias mais práticas e fáceis para reduzir o custo de contratar um funcionário.
Ao estabelecer uma relação comercial entre empresas, não há riscos de passivos trabalhistas ou custos adicionais com encargos e horas-extras.
Quanto custa o processo de contratação de um funcionário?
Além dos custos com o funcionário que já está contratado, o próprio processo de recrutar e admitir tem um custo significativo e às vezes subestimado.
A despesa varia de acordo com o porte da empresa, a complexidade do cargo e a estratégia de recrutamento adotada (interna, terceirizada, com ou sem uso de plataformas).
Entenda os principais componentes que formam esse custo abaixo.
Custo do recrutamento
Aqui entram os gastos relacionados à divulgação da vaga, seleção de currículos, entrevistas e testes.
- Plataformas como Gupy, Kenoby ou LinkedIn Recruiter têm planos pagos, e mesmo os gratuitos demandam tempo da equipe interna
- Se o RH for terceirizado ou a empresa contratar um headhunter ou tech recruiter, o custo pode chegar a um percentual do salário anual do novo funcionário, de 10% a 30%, dependendo do perfil da vaga
- Em cargos operacionais, o custo tende a ser mais baixo, mas em posições técnicas ou de liderança, o processo exige mais etapas, profissionais especializados e ferramentas de triagem, o que eleva a despesa.
Custo da admissão
Depois da seleção, vem a etapa de admissão, com uma série de atividades obrigatórias:
- Exame admissional (valor médio entre R$ 80 e R$ 200)
- Custos com documentação, registro em carteira, contratos e integrações em sistemas
- Tempo da equipe de RH ou contabilidade para organizar e executar todos esses trâmites.
Além disso, há o custo de integração e treinamento inicial, o chamado onboarding: tempo gasto para ambientar o novo colaborador, apresentar a cultura da empresa, explicar ferramentas e processos.
Mesmo que tudo seja feito internamente, o tempo dos profissionais envolvidos representa um custo indireto.
Como a terceirização reduz o custo com funcionários?
A terceirização de atividades diversas dentro de uma empresa de tecnologia por meio do BPO (Business Process Outsourcing) é uma estratégia que tem ganhado cada vez mais mercado.
Dados do IBGE indicam que 22% dos trabalhadores formais brasileiros são terceirizados, percentual que deve aumentar.
A redução do custo com mão de obra é um dos principais motivos para a adoção da terceirização, mas há outros, como a especialização do serviço.
O que a empresa pode terceirizar?
Antes da aprovação e sanção da Lei da Terceirização em 2017, apenas as atividades consideradas secundárias podiam ser terceirizadas.
Depois de 2017, com a modernização do arcabouço legal, as empresas podem terceirizar também as atividades-fim, ou seja, não há mais restrições.
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Economia com funcionários começa no RH
Como empreendedor do universo da inovação e tecnologia, você sabe como é importante otimizar custos e despesas, sobretudo nas fases que antecedem o break even-point.
Além de escolher criteriosamente os tipos de contratação, você pode reduzir custos também por meio da terceirização das rotinas do seu RH.
Como fazer isso? Por meio do BPO de RH da Comece.
Assumimos todas as rotinas do seu RH e Departamento de Pessoal, da contratação de equipes ao processamento de folha de pagamento e emissão de guias.
Com a parceria da Comece, você reduz custos com pessoal e ganha tempo para focar no que realmente importa para o seu negócio.
Entendeu quanto custa contratar um funcionário no Brasil?
Para fazer os cálculos com precisão, fale com a gente e considere deixar sua folha de pagamento na mão de contadores profissionais.
