Rotinas do financeiro: quais as principais e como otimizar os processos?

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As rotinas do financeiro fazem parte da engrenagem que move as empresas, especialmente as startups que buscam aportes de investimentos para crescer e escalar.

Com processos financeiros bem estruturados, você garante não apenas o controle do fluxo de caixa, como também cria uma base confiável para tomadas de decisão.

Neste artigo, vamos explorar o que são as rotinas do financeiro, as principais atividades relacionadas ao setor, como você pode otimizá-las e o papel do BPO financeiro nesse processo.

Siga a leitura e confira.

O que são rotinas do financeiro?

Rotinas do financeiro são atividades diárias, semanais e mensais que mantêm as finanças da empresa em ordem.

Envolvem, para tanto, o registro de transações, análise de relatórios, controle de despesas e receitas, bem como o planejamento financeiro para o curto, médio e longo prazo.

Para startups, essas rotinas são fundamentais, especialmente em um ambiente onde recursos geralmente são limitados e as margens de erro, pequenas.

Logo, um controle financeiro eficiente ajuda você a identificar oportunidades, evitar problemas de liquidez e transmitir mais confiança aos investidores e parceiros.

Quais as principais rotinas do financeiro?

Cada rotina financeira tem um impacto direto na saúde da empresa. As mais relevantes são:

  1. Gestão do fluxo de caixa

Monitorar o fluxo de caixa é uma das principais rotinas do financeiro, sem a qual não é possível saber se há recursos para cobrir as despesas e aproveitar boas oportunidades de negócio.

Uma startup de tecnologia, por exemplo, pode usar projeções de caixa para planejar o lançamento de um novo produto sem comprometer seus pagamentos correntes.

A gestão do fluxo de caixa envolve o registro de entradas e saídas, além da identificação de gargalos financeiros, como atrasos em recebimentos.

  1. Contas a pagar e a receber

Manter o controle das contas a pagar e a receber é outra rotina financeira que faz parte do dia a dia.

Sua função é evitar atrasos que possam gerar multas ou prejudicar o relacionamento com fornecedores e clientes.

Uma empresa de delivery, por exemplo, pode organizar seu cronograma de pagamentos para garantir que motoristas parceiros e fornecedores de insumos sejam pagos dentro do prazo.

Fazem parte dessa rotina atividades, como emissão de cobranças, negociação de prazos e organização do cronograma de pagamentos.

  1. Conciliação bancária

A conciliação bancária, por sua vez, verifica se os registros internos da empresa correspondem aos extratos bancários.

Pode ser feita diariamente ou em intervalos de tempos maiores, dependendo da complexidade da operação. 

O CFO pode usar esse processo para identificar, por exemplo, um pagamento duplicado a um fornecedor ou um recebimento não registrado de um cliente.

Ao identificar inconsistências, como cobranças indevidas ou pagamentos a maior, a conciliação bancária contribui com a geração de relatórios confiáveis e fidedignos.

  1. Planejamento financeiro

O planejamento financeiro é peça fundamental para gestores que precisam tomar decisões estratégicas, especialmente em relação a investimentos e alocação de recursos.

Trata-se de um processo que envolve projeções de receita e identificação de custos, considerando cenários otimista, realista e pessimista.

Quanto mais dados de qualidade o gestor tiver à disposição, mais assertivo será o planejamento financeiro, mesmo em situações de incertezas e adversidades.

  1. Análise de relatórios financeiros

Relatórios como demonstração de resultados (DRE) e balanço patrimonial (BP) ajudam você a compreender a situação financeira da sua empresa. 

O balanço patrimonial, por exemplo, pode ser apresentado a investidores para demonstrar a solidez da empresa, evidenciando ativos valiosos, como equipamentos e patentes.

A DRE, por sua vez, demonstra a capacidade de geração e o lucro/prejuízo apurado em cada exercício. 

Ao analisar esses relatórios, usando, por exemplo, ferramentas de BI, você tem embasamento para tomar boas decisões e argumentos para convencer os investidores.

Como otimizar as rotinas do financeiro?

Além de compreender a importância das rotinas do financeiro, é importante que você descubra também formas de otimizá-las.

A seguir, apresentamos algumas dicas:

Digitalize processos e centralize informações

As ferramentas de gestão financeira são excelentes para automatizar tarefas repetitivas e reduzir erros manuais. 

Uma logtech, por exemplo, pode adotar um ERP para centralizar o acompanhamento de pagamentos a motoristas, despesas com manutenção de veículos e receitas provenientes de contratos.

Soluções como essas permitem que você centralize dados financeiros e acompanhe as operações em tempo real, sobretudo por meio de métricas e indicadores.

Estabeleça um cronograma financeiro

Um calendário com as principais tarefas financeiras, como pagamentos, cobranças e elaboração de relatórios, é uma boa estratégia para organizar o fluxo de trabalho e evitar esquecimentos.

Essa prática também permite priorizar atividades conforme sua relevância e prazos, garantindo que cada etapa do processo financeiro seja executada de maneira consistente e integrada com outras áreas da empresa.

Automatize pagamentos e cobranças

Configurar pagamentos automáticos a fornecedores e envio de cobranças recorrentes é outra dica que reduz o trabalho operacional e garante pontualidade dos compromissos.

Além de evitar multas por atraso, a automação contribui com a organização do fluxo de caixa, já que pagamentos e recebimentos passam a ocorrer de forma sistemática e previsível.

Acompanhe indicadores financeiros

O uso de indicadores-chave de desempenho (KPIs) ajustados ao modelo de negócio são indispensáveis à gestão eficiente, ágil e enxuta. 

No contexto financeiro, permite que você monitore os resultados das suas operações e identifique pontos de melhoria.

Diversos indicadores podem ser usados com finalidades financeiras, como margem de lucro, giro de estoque, índice de inadimplência, etc.

Como o BPO ajuda a otimizar as rotinas do financeiro?

Agora que você conhece as principais rotinas do financeiro, pode ser que esteja em busca de soluções que tornem o seu dia a dia mais prático e fácil.

O Business Process Outsourcing (BPO) financeiro pode ser uma excelente alternativa nesse sentido.

Trata-se de um serviço que oferece acesso a profissionais especializados e tecnologias avançadas para gerenciar suas rotinas financeiras de forma eficiente.

Na Comece, principal player contábil do Brasil especializado em startups e scale-ups, você conta com BPO financeiro completo. 

O serviço inclui suporte para diversas atividades rotineiras, como conciliação bancária, inteligência de dados, emissão de relatórios e planejamento financeiro.

Se você deseja dar esse passo com segurança, conheça nossas soluções e descubra como podemos ajudar seu negócio a decolar.