O gerenciamento das finanças é um dos pontos mais importantes para uma startup se tornar competitiva, independente do mercado em que ela atue. Esse ponto crucial é o que faz o negócio ser bem sucedido ou não. Para que a prática do gerenciamento das finanças funcione de maneira correta e mais eficiente, ela precisar ser automatizada por um sistema de gestão financeira.
Soluções desenvolvidas pela tecnologia de nuvem são aliadas importantíssimas para você, empreendedor, nesta hora. Elas são fundamentais para a sustentabilidade de seu negócio. Por meio da Cloud Computing – Computação em Nuvem, na tradução livre para o português – , é possível acessar os dados de uma empresa a qualquer momento. A tecnologia permite que informações, dados e sistemas sejam armazenados em servidores e não mais em equipamentos dentro da corporação (discos rígidos ou outros dispositivos), como era o costume de muitas empresas até então.
Entre as ferramentas que podem ser utilizadas na nuvem estão big data, machine learning, sistemas de gestão integrada e backup. Com a tecnologia de Cloud Computing, você pode gerenciar diversos serviços de forma mais clara e prática em uma plataforma unificada, flexível e escalável. “A principal diferença entre um sistema na nuvem e um físico é a independência em ter um servidor local para armazenar todos os dados da empresa”, comenta a contadora da Comece com o Pé Direito, Kellen Gedoz.
Principais serviços de gestão financeira na nuvem
Há diversos modelos, tipos e serviços de nuvens. Por isso, é preciso identificar qual é o mais adequado para sua empresa ou corporação. É importante ter em mente que existem três tipos de implantação de serviços em nuvem: pública, privada e híbrida. A primeira opção diz respeito a nuvens operadas por provedores de serviços de terceiros, onde todo o hardware, todo o software e outros recursos, como infraestruturas de suporte, são gerenciados e pertencem a este provedor.
Já na nuvem privada, os recursos da computação em nuvem são utilizados exclusivamente por uma empresa. E a nuvem híbrida mescla as nuvens públicas e privadas, que são ligadas por uma tecnologia. Desta forma, os dados podem ser compartilhados entre elas. Também é importante ressaltar que em relação aos tipos de infraestrutura de serviços de nuvem, podemos citar três principais categorias:
· IaaS (Infrastructure as a Service) – esta é a modalidade mais básica, na qual a empresa contrata uma infraestrutura personalizável para uso interno. Os recursos são disponibilizados por um provedor de nuvem, de acordo com a necessidade da empresa, que contará com um ambiente para execução de seus sistemas;
· PaaS (Platform as a Service) – uma plataforma digital personalizada com softwares pré-instalados é disponibilizada para uma empresa neste modelo. A empresa ou usuário contará com serviços sob demanda, gerenciados por terceiros;
· SaaS (Software as a Service) – muito popular, a opção oferece uma ferramenta por meio de plano de assinatura. Nesta modalidade, a empresa tem acesso via web ou por aplicativo para dispositivos móveis.
Apresentado o conceito de Cloud Computing e seus modelos de implantação e infraestrutura, você deve estar se questionando como aplicar tudo isso no setor financeiro de sua empresa. Segundo Kellen, a contabilidade na nuvem facilita e alivia burocracias no dia a dia, tanto do empresário como do consultor contábil que ajuda na gestão da empresa. Portanto, para atingir um melhor resultado, é imprescindível que o empreendedor tenha um sistema de gestão financeira online.
Vantagens do sistema de gestão financeira na nuvem
A contadora também destaca que são muitas as vantagens em se ter a gestão financeira na nuvem. Entre os benefícios citados por Kellen estão:
· Espaço físico mais amplo: Uma vez que todas as informações podem ser registradas e armazenadas digitalmente, não há a necessidade de caixas e arquivos que ocupam lugar dentro da empresa;
· Redução de custos: Não é preciso fazer backup de sistema, renovar licenças de programas ou fazer manutenção do servidor local, além de eliminar a necessidade do uso de papel;
· Ganho de tempo: Como os dados da empresa estão digitalizados e podem ser integrados facilmente com outros sistemas, o ganho de tempo é enorme;
· Otimização das atividades: O sistema em nuvem permite que o setor financeiro da empresa, assim como seu consultor contábil, possa trabalhar de maneira mais rápida e ágil. Quando a contabilidade também está na nuvem, as informações financeiras rapidamente são unidas com as informações contábeis, gerando relatórios e demonstrações contábeis no tempo certo;
· Mais eficiência: Com a diminuição da chance em ter erros, a produtividade do profissional aumenta consideravelmente.
A segurança é outro ponto positivo apontado por Kellen, pois o armazenamento é regrado de acordo com o sistema online a ser utilizado. “Vamos considerar que o João tem um servidor local, no qual são armazenados os dados da contabilidade e, na mesma sala, tem um espaço onde guarda todos papéis. Infelizmente, pegou fogo na sala e João perdeu tanto o servidor como os papéis, e ele não teve tempo de fazer backup das informações. O que o João faz agora? Ele perdeu tudo. Com a gestão financeira na nuvem, não há esse tipo de problema, pois o sistema contratado é responsável por armazenar os dados que ficam online. Os gestores desse sistema possuem armazenamento com empresas especializadas, as quais possuem variadas normas de segurança. Vamos combinar: garanto que você tem rede social há mais de dez anos, um dia você já perdeu alguma informação?”, exemplifica.
A contadora ressalta ainda que é importante que haja uma conexão muito forte e similar de mindset entre o consultor contábil e o empreendedor. “E, com essa parceria, pode-se gerar trabalhos eficientes de ambas as partes”, explica. Por isso, é fundamental que o empreendedor esteja por dentro da tecnologia para gestão do financeiro e encontre um consultor contábil que possua também a mesma ideia de gestão para contribuir para a evolução do negócio.
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