Tudo - e um pouco mais - sobre a terceirização da folha de pagamento

Terceirização já é um tema recorrente para a gente e é uma estratégia que tem sido cada vez mais adotada pelos empresários. A cada dia as empresas, tradicionais, startups ou scale-ups, se preocupam mais com o aumento da competitividade no mercado e, para se destacar, é necessário ser eficiente na entrega e responsável com seus serviços de folha de pagamento e gestão de benefícios, por exemplo. 

 

No momento que você, empresário, opta por terceirizar, você ganha mais tempo para poder se dedicar exclusivamente ao core business do seu negócio, aumentando a eficiência da sua empresa e reduzindo significativamente os seus custos. Dessa forma o sucesso e lucro da sua organização são garantidos.

 

Agora, para decidir por terceirizar ou não você deve se basear na maximização de três áreas: processos, pessoas e recursos. Quando você é capaz de concentrar os seus esforços e se manter mais distante de tarefas que podem ser terceirizadas por outros fornecedores, o processo de crescimento da sua empresa é mais visível. 

 

Porém, não opte pela terceirização do setor financeiro apenas para reduzir custos com funcionários. Não caia na cilada de enxugar o seu quadro de colaboradores de maneira desordenada, apenas porque terceirizou um setor. Cuidado com o famoso “tiro no pé”. Reduzir a sua equipe sem planejamento desmoraliza a força de trabalho e aumenta a sua exposição ao risco.

 

Já falamos de terceirização de forma geral, mas você sabe o que é a terceirização da folha de pagamento e por que ela pode ser importante para a sua empresa? Quer saber mais? Então vida que segue, rola a tela e fica aqui com a gente!

 

O que é a terceirização da folha de pagamento?

 

Uma das mais complexas rotinas administrativas que as empresas precisam realizar é o processamento mensal da folha de pagamento. Isso porque, sem funcionários ou softwares qualificados, fica difícil prestar contas de forma correta junto ao Governo Federal. 

 

A legislação trabalhista brasileira é uma das mais minuciosas do mundo e o processamento mensal da folha de pagamento exige grande esforço, por isso, os especialistas que atuam nessa área precisam estar preparados para poder esclarecer as dúvidas dos colaboradores e realizar os processos de forma simples. E é pela dificuldade de encontrar - e manter - uma equipe profissional assim que as empresas têm optado pela terceirização da folha de pagamento.  

 

A terceirização de folha de pagamento é usada como estratégia pelas empresas para maximizar seus recursos, além de evitar diversas questões internas que podem ser relacionadas a erros de cálculo. É através dela que a sua empresa, independente do segmento, vai ter mais tempo para se dedicar exclusivamente ao foco do negócio e ainda reduzir custos.  Ou seja, a terceirização é o que permite reduzir as operações não estratégicas para poder priorizar as necessidades e adaptações das empresas.

 

Para a consultora de departamento pessoal da Comece com o Pé Direito, Narjane Camargo, terceirizar a folha de pagamentos significa transferir para outra empresa a gestão dos processos relacionados aos colaboradores. 

 

Os empresários adotam cada vez mais essa estratégia pois se preocupam com o aumento da competitividade do seu negócio e entregam esses serviços a empresas especializadas, trazendo assim uma significativa redução de custos e segurança  para a empresa. 

 

“Além da segurança, a terceirização traz ao empresário o benefício de manter seus colaboradores direcionados para as atividades que são de sua especialidade, e abre a possibilidade de colocar a responsabilidade das demais para empresas que possuem esse domínio”, destaca Narjane.

 

A gerente geral da Cristal Serviços Administrativos, Jaqueline Cardoso afirma que a terceirização engloba o processamento mensal da folha de pagamento, emissão de relatórios, encargos e informações aos órgãos competentes, assim como assessoria nas questões trabalhistas e sindicais.

 

“Devido a complexidade burocrática das rotinas administrativas, em cumprimento às exigências legais e trabalhistas e também implantação do eSocial que vem exigindo cada vez mais tempo das empresas para prestar informações corretas em prazos curtos, a terceirização da folha de pagamento é uma estratégia utilizada, a fim de que essa possa dedicar mais seu tempo para o objetivo principal”, enfatiza.    

 

Qual a importância da folha de pagamento nas empresas?

 

A folha de pagamento é uma das partes mais importantes da gestão financeira de uma empresa e deve ser muito bem administrada. Ela tem o propósito de organizar e registrar valores referentes a remunerações dos trabalhadores, com os devidos acréscimos e descontos. A folha tem validade legal para comprovação de renda e atividade remunerada. Com o e-Social ela ganha um papel ainda mais importante.

 

As informações nela contida ganham importância pois transformam os dados trabalhistas em lançamentos contábeis, e operacionalizam para o governo os dados sobre as remunerações dos trabalhadores, servindo como comprovante das arrecadações de verbas trabalhistas, além claro de ser um importante instrumento para fiscalizar possíveis irregularidades da empresa.

 

A folha de pagamento é um documento obrigatório a ser elaborado pelas empresas mensalmente conforme determinação no Decreto 3.048/1999 e, quando não desenvolvida, pode acarretar em sanções e pagamento de multas. 

 

Elaborar uma folha de pagamento também não é uma tarefa simples. Ela exige conhecimentos em matemática financeira, leis e recursos humanos e é por isso que a folha de pagamentos possui função fiscal, operacional e contábil. 

 

Mas, afinal, quais são os principais benefícios da terceirização da folha de pagamento? 

 

Terceirizando a folha de pagamento o departamento pessoal da empresa, por exemplo, pode atuar sobre políticas específicas que visam valorizar os talentos da companhia e os propósitos da empresa. Investir na atividade-fim do negócio e terceirizar as atividades meio é uma forma de agilizar o processo de crescimento da organização, otimizando custos de mão de obra e tempo desperdiçado.

 

A vantagem da terceirização não está só na redução de custo, mas também pelo fato de a empresa passar a ter profissionais capacitados cuidando das questões burocráticas relativa aos funcionários. 

 

Ter um departamento pessoal bem atualizado traz segurança a empresa e em tempos de eSocial, onde os prazos para envio das informações são curtos e as multas altas, contar com profissionais capacitados faz toda a diferença, sem falar no suporte legal necessário para as questões trabalhistas, já que cada vez mais os empresários precisam estar bem orientados para cumprir os prazos exigidos por lei.

 

Os principais benefícios da terceirização da folha de pagamento são:

 

Redução de custos

 

Nós já falamos aqui que terceirizar a folha de pagamento pode sair muito mais barato do que manter em sua empresa funcionários para desempenhar esse papel. O processamento das folhas demanda que os funcionários sejam especializados e trabalhem em um departamento bastante específico, o que encarece o processo. 

 

Quando terceirizada, a empresa contratada fica responsável pelo controle e emissão, além de todas as outras operações. É ela quem vai oferecer comodidade e segurança e também é quem ficará responsável por eventuais multas e reclamações trabalhistas por erros de lançamentos. O tempo que você economiza terceirizando é revertido em dinheiro ganho para a empresa. 

Pense também no tempo investido nas tarefas de folha de pagamento em cada mês: calcular horários, tempo limite, licenças, impostos. Imprimir, assinar e distribuir o salário aos funcionários, processar pagamentos, gerar relatórios, preparar envios para os órgãos responsáveis. 

 

UFA! Pare para analisar o tempo gasto com a folha de pagamento em comparação ao custo da terceirização e veja por si mesmo a economia. O que nos leva a segunda questão.

 

Agilidade nos processos

 

Você viu todos os processos que citamos no tópico acima né?! Um dos maiores desafios para quem trabalha internamente com a folha de pagamentos é a grande quantidade de tempo e processos para completar a entrega e a falta de um atalho para seguir.

 

Sente e converse com quem lida internamente com a folha de pagamento. A atenção aos detalhes é imprescindível e a demanda aumenta de acordo com a forma que a sua empresa cresce. Veja como é difícil manusear tantos dados que variam de um empregado para o outro. 

 

Agora calcule o tempo gasto e avalie como ele podia ser melhor aplicado na hora de gerenciar e desenvolver o seu negócio. Terceirizando a sua folha de pagamento, esse tempo vira crédito para você investir. Você pode dedicar esse tempo livre melhorando as suas estratégias de marketing e vendas, por exemplo.



Suporte legal

 

Já falamos que qualquer erro na folha de pagamentos pode acarretar em custos e você, empresário ou gestor, é legalmente responsável por qualquer inconveniente e por todas as declarações ou falhas em arquivar com precisão as agências federais e estaduais.

 

Um erro, mesmo que um errinho bem pequenininho, pode deixar sua empresa a mercê de auditorias e penalidades. E, como se toda a burocracia não fosse suficiente, os regulamentos mudam o tempo todo. Você acha que é 100% efetivo acompanhar e se adequar a todas as mudanças e, enquanto isso, buscar meio de melhorar o seu marketing por exemplo? Não, né!

 

Uma empresa especializada em terceirização financeira compreende muito bem a legislação tributária. O dever delas é estar sempre em dia com as mudanças, regras e novos regulamentos da folha de pagamento. Essas empresas garantem documentos precisos e em conformidade e, o melhor de tudo, caso aconteçam erros, elas são as responsáveis pelas correções de quaisquer problemas.



Segurança de dados

 

Precisamos pensar em todos os detalhes e, na hora de fazer a folha de pagamento, abre-se portas para vários riscos: roubo de identidade, acessos externos ao registro de funcionários, colaboradores que podem manipular os registros, desfalques. Há uma quantidade razoável de situações perigosas que vem com a folha de pagamento interna.

 

Fora os riscos que já citamos,  você precisa considerar a segurança do seu software de RH, porque, mesmo que ele seja seguro, pode ser que haja falhas em sua rede ou servidor e isso o deixa exposto ao roubo de dados. Terceirizando a sua folha de pagamentos os seus dados estarão armazenados em servidores criptografados, que, além de ter backup de dados, são altamente seguros. 

 

Pense em quanto você precisaria gastar para ter esse nível de segurança na sua empresa. Empresas terceirizadas costuma existir na nuvem e não cobram taxas extras por esse tipo de segurança, visto que esta abordagem para armazenar e proteger dados é padrão do serviço.

 

Maior oferta de serviços

 

Sejamos sinceros: até o seu contador mais experiente tem habilidades limitadas. Terceirizando a folha de pagamento você ganha um leque enorme de serviços que irão beneficiar a sua empresa inteira.

 

Identifique os serviços de maior relevância para o seu negócio e encontre uma empresa que atenda aos seus requisitos ou que permita personalizar um plano que se adeque às suas necessidades. Além do cálculo da folha de pagamento algumas empresas oferecem também serviços de contratos, pagamentos de compensação, emissão de notas fiscais, atendimento 24h, entre outros. 

 

Na prática: em quais serviços a terceirização da folha de pagamento pode me ajudar?

 

A terceirização pode ajudar as empresas em todas as rotinas trabalhistas, desde a admissão até o desligamento do trabalhador. 

 

Clique aqui e saiba o que mudou com a Reforma Trabalhista e aqui para saber quais foram as mudanças para empresas startups. 

 

Ela também dará suporte a todas as dúvidas relacionadas a mão de obra, para que as empresas não tomem nenhuma decisão que pode trazer problemas trabalhistas futuros. Há ainda duas formas de obrigações: nas rotinas mensais e nas anuais. 

 

Rotina mensal

 

  • Cadastramento dos funcionários e emissão dos contratos e documentos para assinatura;

  • Cálculos trabalhistas de acordo com a legislação e especificações de cada sindicato abrangente;

  • Cálculo dos recibos mensais, férias e quitações;

  • Controle de benefícios e convênios;

  • Controle de vencimento de férias;

  • Controle de estabilidade acidentado, licença maternidade entre outros;

  • Relatórios mensais e de encargos: CAGED, SEFIP, DARF, GPS, GRF , eSocial.



Rotina anual

 

  • Acompanhamento das convenções coletivas dos sindicatos e cálculos dos reajustes salariais;

  • Cálculo do 13º Salário;

  • Preparação e entrega dos relatórios DIRF e RAIS;

  • Emissões dos informes de rendimentos para declaração do imposto de renda.



Cuidados ao adotar a terceirização da folha de pagamento

 

Se você pretende terceirizar sua folha de pagamento é necessário realizar uma boa seleção das empresas prestadoras desse serviço. Verifique a credibilidade no mercado e os cases de sucesso que ela apresenta, já que as informações que ficarão sob a responsabilidade dela são muito importantes.

 

Os processos realizados pelo departamento pessoal deverão ser realizados com exatidão. A elaboração errônea de uma folha de pagamento pode trazer não só a indisposição com os colaboradores, mas também pagamento errados aos tributos perante o fisco, inviabilizando assim a emissão das certidões que muitas empresas necessitam para exercer suas atividades.

 

Para ter segurança na tomada de decisão, você, empresário, deve ter certeza que empresa selecionada para terceirizar sua folha de pagamento é especialista no assunto, pois as multas nesse setor costumam ser de são valores significativos, podendo muitas vezes inviabilizar um negócio. 

 

Aqui vão algumas dicas para escolher a empresa certa:

 

Verifique a credibilidade da prestadora de serviços

 

É muito importante saber para quem você está confiando esse trabalho tão importante, então é indispensável fazer uma pesquisa sobre a empresa: qual é seu tempo no mercado, como é o seu conhecimento na área, quais clientes  já utilizam o serviços.

 

Além disso, é muito importante se certificar de que essa empresa terceirizada poderá atender todas as legislações trabalhistas, tributárias e fiscais, para que você não tenha problemas no futuro. Busque referências e fique alerta para escolher uma empresa que tenha condições técnicas e morais para ser a sua mais nova parceira nos negócios.

 

Confira recibos e notas fiscais

 

Para ter certeza de que a prestadora de serviços está cumprindo com o combinado, exija sempre todos os recibos de pagamentos das obrigações trabalhistas, da previdência, fiscais e referentes aos encargos de responsabilidade do terceirizado. Tudo isso deve ser frequentemente apresentados à você para averiguação.

 

Acompanhe processos

 

Verifique também se a terceirizada tem um modelo de comunicação eficiente. A empresa deve estar sempre atenta aos prazos de execução e entrega - que precisam ser rigorosamente seguidos e monitorados.

 

Você poderá exigir da terceirizada que ela preste serviços com qualidade e nos prazos definidos em contrato, dessa forma ficará inteirado não somente sobre a execução dos trabalhos, mas também de qualquer cobrança ou exigência deve ser realizada diretamente ao contratado.

 

Verifique se a empresa é especialista em terceirização

 

É importante, na medida em que a terceirizadora propõe esse tipo de trabalho, que ela tenha conhecimento profundo da área e seja altamente estrutura para atender às suas necessidades.

 

Veja bem, dependendo do serviço que a empresa irá desenvolver para você - cuja remuneração seja significativa - ela deverá comprovar o seu vigor financeiro, ou seja, a sua sustentabilidade econômica.  É dessa forma que você terá um processo de terceirização de folha de pagamento mais seguro e eficiente.




Então tá! Agora você já sabe que empresários e gestores que perdem muito tempo trabalhando em aspectos operacionais da empresa, como a folha de pagamento, perdem o foco da atividade central do seu negócio, reduzindo a sua eficiência frente ao mercado e ficando para trás em seu próprio planejamento financeiro empresário e em sua administração.

 

Conforme as nossas regras trabalhistas e previdenciárias da folha de pagamento mudam e se adaptam, manter um bom nível de conhecimento para poder controlar todas essas mudanças torna-se um processo complexo e caro. É necessário sempre avaliar quando é mais vantajoso terceirizar parte do seu negócio. 

 

Poder contar com uma consultoria especializada em folha de pagamento e legislação trabalhista e previdenciária vai ajudar BASTANTE no crescimento e expansão da sua empresa, levando ela a um novo patamar. Isso vai economizar tempo em ajustes, dinheiro em mudanças e vai evitar muitas dores de cabeça. 

 

Terceirizar a folha de pagamento é o caminho mais fácil para simplificar o controle dos seus dados e informações e para elaborar documentos de forma mais rápida. O resultado disso tudo é poder visualizar mais amplamente o que você está pagando e identificar com clareza as situações que mais merecem a sua atenção.

 

Você já conhece a Comece com o Pé Direito?

 

Aqui nós oferecemos serviço de BPO (Business Process Outsourcing), que é o gerenciamento terceirizado do seu financeiro. Ele envolve acompanhamento de contas a receber, contas a pagar, projeções de fluxo de caixa e outras soluções financeiras que irão facilitar sua vida e ajudar seu negócio a crescer.

 

Nós analisamos profundamente todos os processos da empresa, depois desenvolvemos uma remodelação completa da sua estrutura organizacional. Isso para que você tenha mais tempo de focar em objetivos específicos da sua empresa e você ainda pode escolher o plano ideal para simplificar suas gestão financeira.

 

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