Terceirização da folha de pagamento: a solução para otimizar seu DP

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terceirização da folha de pagamento é a solução para ganhar tempo e otimizar recursos no seu departamento pessoal

Você pode até resolver isso internamente, mas estará desperdiçando horas de trabalho preciosas que poderiam ser direcionadas ao core business do seu negócio.

Com uma equipe terceirizada, você consegue reduzir custos, aproveitar melhor o potencial dos seus colaboradores e manter as questões trabalhistas sempre em dia.

Quer ver como vale a pena optar pela terceirização da folha de pagamento?

Siga a leitura e descubra todas as vantagens desse serviço para o seu negócio. 

O que é a terceirização da folha de pagamento

A terceirização da folha de pagamento é uma estratégia que otimiza o trabalho do Departamento Pessoal (DP) e gera economia de custos nas empresas.

Ao optar por esse serviço, o gestor deixa o fechamento da folha nas mãos de uma equipe especializada de uma empresa terceira — normalmente uma empresa contábil

Assim, o registro e envio de informações sobre funcionários ao governo fica sob responsabilidade do prestador de serviços, liberando a empresa dessa tarefa e garantindo a regularidade do processo.

Por lei, toda empresa que contrata funcionários com carteira assinada é obrigada a fazer o cálculo da folha e enviar as informações pelo eSocial (Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas) mensalmente, transformando os dados trabalhistas em lançamentos contábeis.

Mas esse processo não é nada simples, já que a legislação trabalhista brasileira é uma das mais complexas do mundo e a equipe de DP precisa acompanhar cada mudança de perto, além de cumprir todos os prazos e obrigações.

É aí que entra a terceirização como alternativa para desafogar a equipe, reduzir custos e aproveitar o tempo dos colaboradores para atividades mais estratégicas.

De acordo com uma pesquisa do Departamento de Pesquisa do Statista, publicada em 2018, 52% das empresas globais terceirizam funções das áreas de RH e DP e 88% pretendem ampliar essa terceirização para otimizar sua gestão.  

Como funciona a terceirização da folha de pagamento

Várias empresas contábeis oferecem o serviço de terceirização da folha de pagamento para empresas — ou mesmo a terceirização de todo o departamento pessoal. 

Para terceirizar a função, basta fechar o contrato com o escritório e liberar acesso às informações necessárias para o processamento da folha.

De acordo com o Decreto nº 3.038/99, estes são alguns dados que devem constar no documento:

  • Dados do empregador
  • Dados do empregado, cargo e função
  • Descontos realizados, como INSS, contribuição sindical, FGTS, vale-transporte e vale-refeição, etc.
  • Número de dias trabalhados
  • Valores de horas extras e adiantamentos
  • Valor bruto e líquido do salário
  • Identificação de empregados, trabalhadores avulsos, contribuintes individuais e empregados temporários
  • Informações sobre salário-maternidade, décimo terceiro e férias.

Quando o serviço é terceirizado, a empresa compartilha esses dados com o parceiro e não precisa se preocupar com o registro, cálculo e envio das informações, aliviando a carga de trabalho da equipe interna. 

6 vantagens da terceirização da folha de pagamento

A terceirização da folha de pagamento se tornou popular graças às suas vantagens para as empresas.

Confira os benefícios mais relevantes.

1. Redução de custos

Uma das vantagens mais expressivas da terceirização da folha de pagamento é a redução de custos, já que o trabalho é otimizado e sai mais barato contratar uma equipe externa do que formar um time internamente.

Ao optar pelo serviço, o empresário diminui gastos com horas trabalhadas dos colaboradores, sistemas de cálculo de folha de pagamento, treinamento de funcionários, atualização em legislação trabalhistas e eventuais multas causadas por erros no preenchimento de informações.

Além disso, montar uma equipe interna com profissionais especializados e uma estrutura adequada custa muito mais caro do que terceirizar. 

2. Foco no core business

Obviamente, fazer a folha de pagamento não é a atividade-fim da maioria das empresas. 

Por isso, a terceirização é um caminho para poupar horas dos colaboradores e ganhar tempo para focar no core business do negócio — ou seja, as atividades que realmente trazem lucro e crescimento para a empresa.

Isso é importante especialmente para startups e scale-ups, que têm equipes enxutas e precisam direcionar toda a sua energia para escalar o negócio e otimizar recursos.

3. Acesso à expertise trabalhista

Outra vantagem da terceirização da folha de pagamento é ter acesso à expertise de profissionais qualificados da área trabalhista.

Para a consultora de departamento pessoal da Comece com o Pé Direito, Narjane Camargo, terceirizar a folha de pagamentos significa transferir para outra empresa a gestão dos processos relacionados aos colaboradores. 

“Além da segurança, a terceirização traz ao empresário o benefício de manter seus colaboradores direcionados para as atividades que são de sua especialidade, e abre a possibilidade de colocar a responsabilidade das demais para empresas que possuem esse domínio”, destaca Narjane.

Nesse caso, você tem a certeza de que a folha de salário está nas mãos de profissionais capacitados e dedicados à função — e não precisa ter altos custos para contratar esses especialistas.

4. Redução de erros 

A redução de erros também é um bom motivo para optar pela terceirização da folha de pagamento. 

Isso porque algumas falhas podem gerar multas e prejuízo para o negócio, e o trabalho especializado descarta essa possibilidade.

Se a empresa não enviar os dados pelo eSocial até o dia 7 do mês subsequente ao trabalhado, por exemplo, pode ser penalizada com multas a partir de R$ 1.812,87.

Se deixar de fazer o depósito ou não computar parcela da remuneração do trabalhador, as multas variam de R$ 10,64 a R$ 106,41 por empregado.

Além disso, se um novo funcionário contratado não tiver suas informações registradas no eSocial até um dia antes de começar a trabalhar, a empresa pode ter que pagar R$ 3 mil de multa. 

5. Atualização contínua sobre mudanças trabalhistas

Terceirizar a folha de pagamento também é uma forma de estar sempre atualizado sobre as mudanças trabalhistas.

A empresa contratada deverá informar sobre novidades na legislação e no eSocial, mantendo você sempre alinhado às novas regras.

Em outubro de 2020, por exemplo, o governo lançou a nova versão do eSocial, que deve eliminar vários eventos, simplificar os registros e substituir obrigações acessórias. 

6. Segurança da informação

Por fim, a preocupação com a segurança da informação justifica a opção pela terceirização da folha de pagamento.

Agora, com a vigência da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), as empresas precisam ficar atentas aos riscos de vazamento e acesso não autorizado a informações de seus funcionários.

Por isso, é fundamental contar com um parceiro que aplique medidas de segurança como controle de acesso, dados criptografados e backups. 

Terceirize sua folha de pagamento com a Comece Com o Pé Direito

Se você ficou interessado em terceirizar a folha de pagamento, a Comece Com o Pé Direito pode assumir essa responsabilidade para a sua empresa.

Nós oferecemos uma assessoria completa para questões trabalhistas e atendimento 100% digital para o seu negócio, terceirizando qualquer função do seu Departamento Pessoal.

Veja alguns dos serviços inclusos:

  • Elaboração completa da folha de pagamento e emissão de guias de INSS, FGTS e IRRF
  • Procedimentos de admissão, demissão, férias e adiantamento, incluindo todas as rotinas exigidas pelo eSocial
  • Acompanhamento de dissídios coletivos e elaboração de planejamento de férias
  • Acesso rápido e comunicação frequente com a área técnica para se atualizar sobre mudanças trabalhistas
  • Sublicenciamento de plataforma online de gestão de departamento pessoal
  • Consultoria especializada em DP para gestores e demais funcionários.

Tudo isso com a facilidade da contabilidade online e acesso a profissionais especializados em startups e scale-ups.

Viu como a terceirização da folha de pagamento pode mudar seu negócio?

Então, conheça melhor nossa solução e agende uma conversa com nossos especialistas.

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