Está avaliando trocar de contador na sua empresa? Então, temos uma boa notícia.
Apesar de algumas dúvidas sobre o processo, mudar de fornecedor contábil é simples e fácil, principalmente se a migração for para uma contabilidade online.
Afinal, trata-se de uma prestação de serviços entre empresas, constituída mediante contrato que pode ser rescindido de forma consensual ou unilateral.
Entenda neste texto como funciona a troca de contador na prática e quais etapas você precisa cumprir.
Saiba também avaliar se essa é a melhor decisão para a sua empresa no momento.
Posso trocar de contador na minha empresa?
Sim, você pode trocar de contador na sua empresa sempre que julgar necessário.
Pode ser porque não está satisfeito com os serviços, porque encontrou um parceiro que atende melhor às suas expectativas ou porque quer um serviço mais barato.
Antes vinculado a funções burocráticas, o profissional contábil já foi conhecido como “guarda-livros” pela sua missão de escriturar e arquivar os livros contábeis de seus clientes.
Cálculo e emissão de guias de impostos, preparo e envio de obrigações acessórias e processamento da folha de pagamentos eram suas principais funções.
Com o crescimento da contabilidade online, essa realidade mudou.
Ferramentas sofisticadas, muitas baseadas em inteligência artificial e análise de dados, estão automatizando o trabalho rotineiro e burocrático.
Nesse contexto, o contador passa a assumir um papel mais estratégico junto a seus clientes, sobretudo na orientação quanto às melhores decisões.
Vivemos a era da contabilidade consultiva, em que o contador se tornou um parceiro de seu cliente, auxiliando e orientando em aspectos como gestão financeira, eficiência tributária e gestão de pessoas.
Nesse mercado em transformação, é natural que empresários, inclusive empreendedores do segmento de tecnologia e inovação, considerem trocar de contador na busca por profissionais capazes de agregar mais valor ao seu core business.
Trocar de contador é seguro?
Trocar de contador não implica nenhum risco para o seu negócio, desde que a migração seja feita do jeito certo.
Segundo a Resolução nº 1.590/2020 do Conselho Federal de Contabilidade, o “rompimento do vínculo contratual implica a celebração obrigatória de distrato entre as partes, com o estabelecimento da cessação das responsabilidades dos contratantes”.
Além de entregar os documentos ao cliente, o contador rescindente (com quem o cliente rescindiu o contrato) deve comunicar ao novo responsável técnico os fatos de que deve tomar conhecimento.
Vale ressaltar que o profissional rescindente deve elaborar as demonstrações contábeis e enviar as obrigações acessórias correspondentes ao período de responsabilidade técnica, mesmo após o encerramento do contrato.
Com tudo devidamente documentado, não há riscos ao trocar de contador em sua empresa.
Vale ressaltar que o contador tem um código de ética a seguir que o obriga a “guardar sigilo sobre o que souber em razão do exercício profissional”, mesmo se tratando de ex-clientes.
Além do mais, há a Lei Geral de Proteção aos Dados Pessoais (LGPD) que também dispõe sobre o tratamento dos dados pessoais, com penalidades expressas em casos de vazamentos.
Portanto, mesmo que o empresário fique receoso de trocar de contador em função da posse dos dados, há um arcabouço legal que trata do assunto de maneira detalhada.
Quando e por que trocar de contador?
Você pode trocar de contador a qualquer momento, sem a necessidade de esperar o encerramento do mês ou do ano.
Os motivos podem ser vários, mas se enquadram basicamente em dois grupos:
- Seu contador não tem cumprido com o combinado e os serviços contábeis têm deixado a desejar
- Sua empresa cresceu e você precisa de uma empresa de contabilidade especializada na sua área de atuação (tecnologia e inovação, por exemplo).
A primeira hipótese está associada à ineficiência dos serviços.
Confira abaixo alguns exemplos de problemas que podem surgir em relação a isso.
Lançamentos imprecisos
Lançamentos contábeis imprecisos podem comprometer seriamente a precisão dos relatórios financeiros e demonstrativos da sua empresa.
Erros processuais podem induzir o gestor a tomar decisões equivocadas, afetando diretamente a saúde financeira do negócio.
Cálculo impreciso de impostos
Especialmente em regimes tributários complexos, como o Lucro Real ou o Lucro Presumido, erros no cálculo de impostos podem resultar em pagamentos indevidos ou até mesmo em problemas com o Fisco.
Uma contabilidade precisa é essencial para evitar multas e prejuízos financeiros desnecessários.
Descumprimento de prazos
A emissão tardia de guias de impostos e o envio fora do prazo das obrigações acessórias são falhas graves que podem acarretar em penalidades e juros.
Um prestador de serviços contábeis que não cumpre prazos compromete não apenas a conformidade da empresa, mas também sua reputação perante os órgãos reguladores.
Problemas na comunicação
A comunicação eficiente é fundamental para um bom relacionamento entre a empresa e seu contador.
Problemas dessa natureza podem resultar em mal-entendidos, retrabalho e, consequentemente, à perda de confiança.
Contabilidade desatualizada
A legislação tributária está em constante evolução e uma contabilidade desatualizada pode resultar em oportunidades perdidas ou riscos desnecessários.
Um contador que não se mantém atualizado compromete a capacidade do seu cliente de se adaptar rapidamente às mudanças no ambiente regulatório.
Trocar de contador é fácil?
Sim, trocar de contador pode ser um processo simples, fácil e prático.
Com o crescimento da contabilidade digital, ninguém precisa mais contratar o escritório do bairro ou da cidade.
Pode escolher o contador que melhor atende você, de qualquer lugar do país.
Primeiro, é importante formalizar a mudança.
A Resolução nº 1.590/2020, citada nos tópicos anteriores, estabelece que todos os serviços contábeis devem ser formalizados por meio de contratos escritos que detalham as condições acordadas entre as partes.
Portanto, se você decidiu trocar de contador, deve haver a celebração de um distrato, um documento de rescisão contratual que oficializa o fim das responsabilidades cliente-escritório.
O distrato deve incluir a devolução de todos os documentos e arquivos contábeis da sua empresa que estão de posse da então empresa contratada.
O contador tem a obrigação de preparar e entregar também as demonstrações contábeis do período em que prestou serviços, garantindo que a transição seja feita de forma ordenada e sem prejuízos para a empresa.
Caso o vencimento de alguma obrigação acessória ocorra após a rescisão, mas se refira ao período de vigência do contrato anterior, o contador rescindente ainda é responsável por essa tarefa, salvo se houver disposição contrária no contrato.
Como trocar de contador? Veja o passo a passo
Como vimos, o processo de troca de contador é mais simples do que imagina.
O roteiro pode ser resumido nas seguintes etapas:
1. Faça um diagnóstico da situação contratual
O primeiro passo para trocar de contador é verificar em que condições o contrato de prestação de serviços foi firmado.
A essa altura, presume-se que você já tenha decidido procurar outro parceiro para cuidar da contabilidade do seu negócio.
Dependendo da situação, pode haver cláusulas contratuais com previsão de multas e carências. Então, é bom fazer as contas.
2. Escolha um novo parceiro estratégico
Antes de rescindir o contrato, você precisa escolher um novo prestador de serviços.
É importante atentar-se às datas para não comprometer o fluxo de trabalho, lembrando que sua empresa não pode ficar sem contador.
A escolha de um novo parceiro estratégico deve ser feita com tranquilidade, a fim de evitar problemas depois.
Mais adiante você verá mais dicas sobre como contratar um novo contador para sua empresa.
3. Comunique o encerramento da prestação de serviços
Definido o novo parceiro, é preciso comunicar formalmente ao escritório atual a troca de contador.
Por carta ou e-mail, você deve avisar o encerramento do contrato, solicitar a transferência dos dados para a nova contabilidade e pedir um relatório sobre a situação cadastral da empresa.
Se preferir, você pode deixar os detalhes da troca de contador a cargo da nova contabilidade, poupando tempo e trabalho.
4. Cuidado com a sobreposição de responsabilidades durante a transição
Ao trocar de contador, é fundamental garantir também que as responsabilidades de cada escritório estejam claramente definidas para evitar a sobreposição de tarefas.
Assim que definir o último mês de atuação da contabilidade anterior, informe à nova contabilidade a partir de quando sua equipe assumirá efetivamente o serviço.
Aqui, vale uma atenção especial aos impostos, sobretudo aqueles que são calculados e pagos no mês seguinte ao fato gerador.
Pode ocorrer de uma contabilidade fazer a escrituração e a outra emitir as guias de impostos.
A melhor opção, nesse caso, é alinhar com os próprios profissionais contábeis a transição, afinal, eles entendem melhor do que ninguém como a dinâmica do processo funciona.
Benefícios de trocar para um contador especializado em empresas tech
Optar por um contador especializado em empresas de matriz tecnológica pode ser um grande diferencial para empresas que buscam mais do que apenas o cumprimento das obrigações fiscais.
Um contador com expertise nesse nicho não só entende as particularidades do ambiente de inovação e tecnologia, como também oferece suporte estratégico que pode impulsionar o crescimento do negócio.
A seguir, veja alguns dos principais benefícios dessa escolha:
Conhecimento específico
Um contador especializado em tecnologia possui conhecimentos aprofundados sobre o setor, compreendendo as necessidades dessas empresas.
Além de cuidar dos aspectos legais, fiscais e tributários, pode oferecer análises detalhadas de dados, relatórios gerenciais personalizados e insights estratégicos para apoiar o processo decisório.
Planejamento tributário eficiente
O planejamento tributário é vital para as empresas tech, especialmente aquelas que ainda não atingiram o break-even.
Um contador especializado pode escolher o regime tributário mais vantajoso ou identificar brechas legais que ajudem a reduzir a carga tributária.
Menos dinheiro para impostos significa mais recursos disponíveis para reinvestir no crescimento rumo à escalabilidade.
Conhecimento jurídico e societário
Empresas de tecnologia enfrentam decisões complexas, como a escolha do CNAE adequado, a definição da natureza jurídica e estratégias de crescimento, como fusões e aquisições (M&A).
Um contador especializado entende esses detalhes e pode guiar a empresa nas melhores práticas para formalização e expansão, garantindo que todos os aspectos jurídicos estejam em ordem.
Inteligência de dados
A inteligência de dados é outra grande vantagem que a contabilidade especializada pode oferecer.
Por meio de ferramentas de business intelligence, dados brutos são transformados em informações valiosas que ajudam a identificar oportunidades e mitigar riscos.
Trata-se de um diferencial essencial para empresas que operam em mercados dinâmicos e competitivos.
🚀 Foque no seu próximo passo com decisões inteligentes baseadas em dados!
Gestão de RH e Departamento Pessoal
A contabilidade especializada no mercado de tecnologia e inovação pode assumir ainda a gestão operacional do Departamento Pessoal e de Recursos Humanos, liberando a empresa para focar em seu core business.
Além de garantir a conformidade com a legislação trabalhista, a terceirização reduz riscos de passivos e otimiza a administração de benefícios e folha de pagamento.
🚀 Terceirize rotinas de RH e Departamento Pessoal para a sua empresa decolar!
Preparação para investimentos e M&A
Empresas em crescimento muitas vezes recorrem a rodadas de investimento ou consideram operações de fusão e aquisição para crescer rápido.
Um contador especializado pode ajudar na due diligence e garantir que todas as informações sobre o processo sejam transmitidas de forma transparente aos investidores e parceiros estratégicos.
Como escolher o novo contador de uma empresa tecnológica
A escolha do novo contador deve considerar diversos aspectos, sobretudo relacionados ao contexto da tecnologia e inovação.
Veja algumas dicas de como acertar na escolha.
Contabilidade alinhada ao universo da tecnologia
Um dos critérios mais importantes ao trocar de contador é encontrar uma empresa de serviços contábeis que compreenda o universo tech.
Essa, aliás, é a missão da Comece: descomplicar os processos burocráticos e ajudar os negócios inovadores a escalar.
Uso de ferramentas tecnológicas
Avalie também como a empresa contábil usa a tecnologia a favor da eficiência e produtividade.
Muitos dos erros cometidos por escritórios contábeis “analógicos”, como cálculo tributário equivocado ou lançamento improcedente, poderiam ser evitados com automação de rotinas.
Contabilidade consultiva
Além da assessoria contábil, serviço relacionado às rotinas operacionais que toda empresa necessita, você pode precisar também de consultorias contábeis.
Mais do que cuidar de rotinas, o contador consultivo atua como parceiro estratégico do cliente, orientando-o na tomada de decisões.
Consultorias em planejamento tributário e business intelligence são alguns exemplos de serviços que têm impacto real nos resultados da empresa.
Conhecimento do seu modelo de negócio
Cada modelo de negócio tem particularidades que impactam diretamente a contabilidade.
Empresas SaaS, por exemplo, operam com receita recorrente, exigindo atenção especial a indicadores como MRR, churn e LTV, além de regras específicas para o reconhecimento de receita.
Ter ao lado um contador que entende esse contexto é essencial para garantir lançamentos corretos, relatórios coerentes e apoio estratégico com base nos dados certos.
Recomendação de quem usa os serviços
Por fim, considere a opinião de quem usa os serviços da empresa que você pretende contratar.
O feedback de clientes é um termômetro importante que deve ser levado em conta.
Nesse caso, não se limite às opiniões postadas no site oficial da empresa: busque também fontes independentes, como fóruns e redes sociais.
Qual a importância do BI na hora de trocar de contador?
Na hora de trocar de contador, contar com um parceiro que utiliza business intelligence (BI) faz toda a diferença para a continuidade e evolução da gestão financeira.
Um contador com domínio de dados e indicadores-chave (KPIs) do seu negócio não apenas garante a conformidade das obrigações fiscais, mas também se torna um aliado nas decisões da empresa.
Empresas que operam com modelos recorrentes, como SaaS, dependem de métricas como MRR, churn, CAC, LTV e burn rate para ajustar o rumo com agilidade.
Com o apoio de ferramentas de BI, o novo contador pode integrar rapidamente essas informações, identificar gargalos, validar lançamentos anteriores e criar dashboards personalizados que embasam decisões concretas.
Além disso, relatórios automatizados e visuais reduzem erros, aumentam a previsibilidade e facilitam o acompanhamento da performance.
Ao escolher um contador que trabalha com BI, você transforma a troca em uma oportunidade de elevar o nível da gestão financeira da sua empresa.
Vale a pena trocar de contador?
A decisão se vale ou não a pena trocar de contador é bastante particular.
Afinal, o empreendedor deve levar em consideração não apenas o desembolso com honorários contábeis, mas a relação custo-benefício de maneira abrangente.
A migração de uma empresa de contabilidade para outra, como vimos, é um processo simples.
O que você precisa avaliar é se o novo prestador de serviços entende as necessidades de sua empresa, compreende o ecossistema inovador e pode ajudá-lo em outros aspectos que vão além de rotinas e burocracias.
Se for o caso, então sim: vale a pena trocar de contador.
Contador e parceiro estratégico ao mesmo tempo
Empresas inovadoras vivem em um universo diferente e precisam de mais do que simplesmente um profissional contábil.
Precisam de um parceiro estratégico que domine conceitos como due diligence, métricas de empresas de tecnologia e análise de estrutura de capital, entre outros assuntos.
Se é disso que você precisa, troque de contador e venha para a Comece, empresa contábil que entende como ninguém a linguagem do mercado de inovação e tecnologia.
Oferecemos pacotes completos de serviços e soluções para facilitar o dia a dia do seu negócio.
Disponibilizamos as melhores tecnologias e contamos com um time de especialistas imersos no universo tech para assessorá-lo nos processos burocráticos e também nos estratégicos.
Com a Comece, você tem acesso a BPO financeiro, consultoria em business intelligence, abertura de empresas e muito mais.
Cuidamos dos processos contábeis de sua empresa para você focar no que realmente importa: crescer e alcançar a escalabilidade!