Precisando trocar de contador na sua startup? Então, temos uma boa notícia para você!
Apesar de algumas dúvidas sobre o processo, mudar de fornecedor contábil é simples e fácil, principalmente se a migração for para uma contabilidade online.
Afinal, trata-se de uma prestação de serviços entre empresas, constituída mediante contrato que pode ser rescindido de forma consensual ou unilateral.
Entenda neste texto como funciona a troca de contador na prática e quais etapas você precisa cumprir.
Posso trocar de contador na minha startup?
Sim, você pode trocar de contador na sua startup sempre que julgar necessário, seja porque não está satisfeito com os serviços ou porque encontrou um parceiro que atenda melhor às suas expectativas.
Antes vinculado a funções burocráticas, o profissional contábil já foi conhecido como “guarda-livros” pela sua missão de escriturar e arquivar os livros contábeis de seus clientes.
Cálculo e emissão de guias de impostos, preparo e envio de obrigações acessórias e processamento da folha de pagamentos eram suas principais funções.
Com o crescimento da contabilidade online, essa realidade mudou.
Ferramentas sofisticadas, muitas baseadas em inteligência artificial e análise de dados, estão automatizando o trabalho rotineiro e burocrático.
Nesse contexto, o contador passa a assumir um papel mais estratégico junto a seus clientes, sobretudo na orientação quanto às melhores decisões.
Vivemos a era da contabilidade consultiva, em que o contador se tornou um parceiro de seu cliente, auxiliando e orientando em aspectos como gestão financeira, eficiência tributária e gestão de pessoas.
Nesse mercado em transformação, é natural que empresários, inclusive empreendedores de startup, considerem trocar de contador na busca por profissionais capazes de agregar mais valor ao seu core business.
Existe algum risco em trocar de contador?
Trocar de contador não implica em nenhum risco para o seu negócio, desde que a migração seja feita do jeito certo.
A Resolução nº 1.590, de 19 de março de 2020, do Conselho Federal de Contabilidade, em seu Capítulo II dispõe sobre o Distrato da Prestação de Serviços Contábeis.
A referida Resolução diz que o “rompimento do vínculo contratual implica a celebração obrigatória de distrato entre as partes, com o estabelecimento da cessação das responsabilidades dos contratantes”.
Além de entregar os documentos ao cliente, o contador rescindente (com quem o cliente rescindiu o contrato) deve comunicar ao novo responsável técnico os fatos de que deve tomar conhecimento.
Vale ressaltar que o profissional rescindente deve elaborar as demonstrações contábeis e enviar as obrigações acessórias correspondentes ao período de responsabilidade técnica, mesmo após o encerramento do contrato.
Com tudo devidamente documentado, não há riscos ao trocar de contador em sua startup.
Vale ressaltar que o contador tem um código de ética a seguir que o obriga a “guardar sigilo sobre o que souber em razão do exercício profissional”, mesmo se tratando de ex-clientes.
Além do mais, há a Lei Geral de Proteção aos Dados Pessoais (LGPD) que também dispõe sobre o tratamento dos dados pessoais, com penalidades expressas em casos de vazamentos.
Portanto, mesmo que o empresário fique receoso de trocar de contador em função da posse dos dados, há um arcabouço legal que trata do assunto de maneira detalhada.
Quando e por que trocar de contador?
Você pode trocar de contador a qualquer momento, sem a necessidade de esperar o encerramento do mês ou do ano.
Os motivos podem ser vários, mas se enquadram basicamente em dois grupos:
- Seu contador não tem cumprido com o combinado e os serviços contábeis têm deixado a desejar
- Sua startup cresceu e você precisa de uma empresa de contabilidade especializada em negócios inovadores.
A primeira hipótese está associada a ineficiência dos serviços, como:
Lançamentos imprecisos
Lançamentos contábeis imprecisos podem comprometer seriamente a precisão dos relatórios financeiros e demonstrativos da sua startup.
Erros processuais podem induzir o gestor a tomar decisões equivocadas, afetando diretamente a saúde financeira do negócio.
Cálculo impreciso de impostos
Especialmente em regimes tributários complexos, como o Lucro Real ou o Lucro Presumido, erros no cálculo de impostos podem resultar em pagamentos indevidos ou até mesmo em problemas com o Fisco.
Uma contabilidade precisa é essencial para evitar multas e prejuízos financeiros desnecessários.
Descumprimento de prazos
A emissão tardia de guias de impostos e o envio fora do prazo das obrigações acessórias são falhas graves que podem acarretar em penalidades e juros.
Um prestador de serviços contábeis que não cumpre prazos compromete não apenas a conformidade da empresa, mas também sua reputação perante os órgãos reguladores.
Problemas na comunicação
A comunicação eficiente é fundamental para um bom relacionamento entre a startup e seu contador.
Problemas dessa natureza podem resultar em mal-entendidos, retrabalho e, consequentemente, à perda de confiança mútua.
Contabilidade desatualizada
A legislação tributária está em constante evolução e uma contabilidade desatualizada pode resultar em oportunidades perdidas ou riscos desnecessários.
Um contador que não se mantém atualizado compromete a capacidade do seu cliente de se adaptar rapidamente às mudanças no ambiente regulatório.
Como podemos ver, são vários os motivos que podem levar você a decidir trocar de contador.
E com o crescimento da contabilidade digital, ninguém precisa mais contratar o escritório do bairro ou da cidade.
Pode escolher o contador que melhor atende você, de qualquer lugar do país.
Trocar de contador é fácil?
Sim, trocar de contador pode ser um processo simples, fácil e prático, desde que você siga alguns passos importantes durante a transição.
Primeiro, é importante formalizar a mudança.
A Resolução nº 1.590, de 19 de março de 2020, citada nos tópicos anteriores, estabelece que todos os serviços contábeis devem ser formalizados por meio de contratos escritos que detalham as condições acordadas entre as partes.
Portanto, se você decidiu trocar de contador, deve haver a celebração de um distrato, um documento de rescisão contratual que oficializa o fim das responsabilidades cliente-escritório.
O distrato deve incluir a devolução de todos os documentos e arquivos contábeis da sua empresa que estão de posse da então empresa contratada.
O contador tem a obrigação de preparar e entregar também as demonstrações contábeis do período em que prestou serviços, garantindo que a transição seja feita de forma ordenada e sem prejuízos para a empresa.
Caso o vencimento de alguma obrigação acessória ocorra após a rescisão, mas se refira ao período de vigência do contrato anterior, o contador rescindente ainda é responsável por essa tarefa, salvo se houver disposição contrária no contrato.
Como trocar de contador?
Como vimos, o processo de troca de contador é mais simples do que imagina.
A portabilidade, inclusive, tem o respaldo do Código de Defesa do Consumidor e do CFC (Conselho Federal de Contabilidade).
O roteiro pode ser resumido nas seguintes etapas:
1. Faça um diagnóstico da situação contratual
O primeiro passo para trocar de contador é verificar em que condições o contrato de prestação de serviços foi firmado.
A essa altura, presume-se que você já tenha decidido procurar outro parceiro para cuidar da contabilidade de sua startup.
Dependendo da situação, pode haver cláusulas contratuais com previsão de multas e carências. Então, é bom fazer as contas.
2. Escolha um novo parceiro estratégico
Antes de rescindir o contrato, você precisa escolher um novo prestador de serviços.
É importante atentar-se às datas para não comprometer o fluxo de trabalho, lembrando que sua empresa não pode ficar sem contador.
A escolha de um novo parceiro estratégico deve ser feita com tranquilidade, a fim de evitar problemas depois.
No tópico a seguir, você terá mais dicas de como contratar um novo contador para sua startup.
3. Comunique o encerramento da prestação de serviços
Definido o novo parceiro, é preciso comunicar formalmente ao escritório atual a troca de contator.
Por carta ou e-mail, você deve avisar o encerramento do contrato, solicitar a transferência dos dados para a nova contabilidade e pedir um relatório sobre a situação cadastral da empresa.
Se preferir, você pode deixar os detalhes da troca de contador a cargo da nova contabilidade, poupando tempo e trabalho.
4. Cuidado com a sobreposição de responsabilidades durante a transição
Ao trocar de contador, é fundamental garantir também que as responsabilidades de cada escritório estejam claramente definidas para evitar a sobreposição de tarefas.
Assim que definir o último mês de atuação da contabilidade anterior, informe à nova contabilidade a partir de quando sua equipe assumirá efetivamente o serviço.
Aqui, vale uma atenção especial aos impostos, sobretudo aqueles que são calculados e pagos no mês seguinte ao fato gerador.
Pode ocorrer de uma contabilidade fazer a escrituração e a outra emitir as guias de impostos.
A melhor opção, nesse caso, é alinhar com os próprios profissionais contábeis a transição, afinal, eles entendem melhor do que ninguém como a dinâmica do processo funciona.
Benefícios de trocar para um contador especializado em startups
Optar por um contador especializado em startups pode ser um grande diferencial para empresas que buscam mais do que apenas o cumprimento das obrigações fiscais.
Um contador com expertise nesse nicho não só entende as particularidades do ambiente de inovação e tecnologia, como também oferece suporte estratégico que pode impulsionar o crescimento do negócio.
A seguir, veja alguns dos principais benefícios dessa escolha:
Conhecimento específico
Um contador especializado em startups possui conhecimentos aprofundados sobre o setor, compreendendo as necessidades dessas empresas.
Além de cuidar dos aspectos legais, fiscais e tributários, pode oferecer análises detalhadas de dados, relatórios gerenciais personalizados e insights estratégicos para apoiar o processo decisório.
Planejamento tributário eficiente
O planejamento tributário é vital para as startups, especialmente aquelas que ainda não atingiram o break-even.
Um contador especializado pode escolher o regime tributário mais vantajoso ou identificar brechas legais que ajudem a reduzir a carga tributária.
Menos dinheiro para impostos significa mais recursos disponíveis para reinvestir no crescimento rumo à escalabilidade.
Conhecimento jurídico e societário
Startups enfrentam decisões complexas, como a escolha do CNAE adequado, a definição da natureza jurídica e estratégias de crescimento, como fusões e aquisições (M&A).
Um contador especializado entende esses detalhes e pode guiar a empresa nas melhores práticas para formalização e expansão, garantindo que todos os aspectos jurídicos estejam em ordem.
Inteligência de dados
A inteligência de dados é outra grande vantagem que a contabilidade especializada pode oferecer.
Por meio de ferramentas de business intelligence, dados brutos são transformados em informações valiosas que ajudam a identificar oportunidades e mitigar riscos.
Trata-se de um diferencial essencial para empresas que operam em mercados dinâmicos e competitivos.
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Gestão de RH e Departamento Pessoal
A contabilidade especializada em startups pode assumir ainda a gestão do Departamento Pessoal e de Recursos Humanos, liberando a empresa para focar em seu core business.
Além de garantir a conformidade com a legislação trabalhista, a terceirização reduz riscos de passivos e otimiza a administração de benefícios e folha de pagamento.
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Preparação para investimentos e M&A
Startups em crescimento muitas vezes recorrem a rodadas de investimento ou consideram operações de fusão e aquisição para crescer rápido.
Um contador especializado pode ajudar na due diligence e garantir que todas as informações sobre o processo sejam transmitidas de forma transparente aos investidores e parceiros estratégicos.
Como escolher o novo contador da startup
A escolha do novo contador deve considerar diversos aspectos, sobretudo relacionados ao contexto das startups.
Veja algumas dicas de como acertar na escolha.
Contabilidade alinhada ao universo startup
Um dos critérios mais importantes ao trocar de contador é encontrar uma empresa de serviços contábeis que compreenda o universo startup.
Essa, aliás, é a missão da Comece: descomplicar os processos burocráticos e ajudar os negócios inovadores a escalar.
Uso de ferramentas tecnológicas
Avalie também como a empresa contábil usa a tecnologia a favor da eficiência e da produtividade.
Muitos dos erros cometidos por escritórios contábeis “analógicos”, como cálculo tributário equivocado ou lançamento improcedente, poderiam ser evitados com automação de rotinas.
Contabilidade consultiva
Além da assessoria contábil, serviço relacionado às rotinas operacionais que toda empresa necessita, você pode precisar também de consultorias contábeis.
Mais do que cuidar de rotinas, o contador consultivo atua como parceiro estratégico do cliente, orientando-o na tomada de decisões.
Consultorias em planejamento tributário e Business Intelligence são alguns exemplos de serviços que têm impacto real nos resultados de sua startup.
Recomendação de quem usa os serviços
Por fim, considere a opinião de quem usa os serviços da empresa que você pretende contratar.
O feedback de clientes é um termômetro importante que deve ser levado em conta.
Nesse caso, não se limite às opiniões postadas no site oficial da empresa: busque também fontes independentes, como fóruns e redes sociais.
Vale a pena trocar de contador?
A decisão se vale ou não a pena trocar de contador é bastante particular.
Afinal, o empreendedor deve levar em consideração não apenas o desembolso com honorários contábeis, mas a relação custo-benefício de maneira abrangente.
A migração de uma empresa de contabilidade para outra, como vimos, é um processo simples.
O que você precisa avaliar é se o novo prestador de serviços entende as necessidades de sua startup, compreende o ecossistema inovador e pode ajudá-lo em outros aspectos que vão além de rotinas e burocracias.
Se for o caso, então muito provavelmente vale a pena trocar de contador.
Contador e parceiro estratégico ao mesmo tempo
Como empresas inovadoras que vivem em um universo diferente, as startups precisam de mais do que simplesmente um profissional contábil.
Precisam de um parceiro estratégico que domine conceitos como due diligence, métricas de empresas de tecnologia, análise de estrutura de capital, entre outros assuntos.
Se é disso que você precisa, troque de contador e venha para a Comece, empresa contábil que entende como ninguém a linguagem do mercado de startups.
Oferecemos pacotes completos de serviços e soluções para facilitar o dia a dia do seu negócio.
Disponibilizamos as melhores tecnologias e contamos com um time de especialistas imersos no universo startup para assessorá-lo nos processos burocráticos.
Com a Comece, você tem acesso a BPO financeiro, consultoria em Business Intelligence, abertura de empresas e muito mais.
Cuidamos dos processos contábeis de sua startup para você focar no que realmente importa: crescer e alcançar a escalabilidade!