A comunicação no ambiente de trabalho faz toda a diferença no engajamento da equipe e nos resultados das startups.
Quanto mais ágil for o dia a dia da empresa, mais eficiente deve ser o fluxo de informação e o diálogo entre as diferentes áreas.
Mas é claro que não é tão simples integrar os colaboradores e acabar com ruídos e mal-entendidos dentro da empresa.
Por isso, vamos ajudar você a melhorar sua comunicação interna e garantir um clima positivo na sua startup.
Continue lendo e coloque nossas dicas em prática.
O que é comunicação no ambiente de trabalho?
Comunicação no ambiente de trabalho é o processo de transmissão e compartilhamento de informações que acontece dentro da empresa.
É a chamada comunicação interna, que tem como público-alvo os colaboradores e abrange ações como comunicados, campanhas de incentivo, feedbacks e reuniões.
Seu objetivo é manter todos os funcionários bem informados, promover o engajamento e construir uma cultura organizacional sólida, onde todos participam e se envolvem nas metas do negócio.
Para isso, a comunicação deve ser pensada para garantir o acesso à informação, evitar mal entendidos e abrir o diálogo dentro da organização.
Muito além de emitir comunicados internos, é preciso contar com canais de comunicação diretos e utilizar tecnologias que facilitem a colaboração entre as pessoas.
Dessa forma, a empresa promove o fluxo de informação necessário ao bom andamento do negócio e cria um clima positivo no ambiente de trabalho.
A importância da comunicação no trabalho em startups
Nas startups, a comunicação no ambiente de trabalho merece ainda mais atenção.
Afinal, para que os processos sejam ágeis, é preciso garantir que a informação flua livremente e todos estejam a par dos projetos.
Devemos lembrar que os seres humanos são comunicativos por natureza e qualquer falha nesse processo pode ser prejudicial para o negócio.
O principal desafio é lidar com um grande volume de informação distribuído em uma equipe enxuta, de modo que os colaboradores estejam sempre atentos e participem ativamente de tarefas e decisões.
Quando há falhas como falta de envolvimento, excesso de informação e mal entendidos, por exemplo, o desempenho da equipe pode ser afetado.
Pense em uma startup que não se preocupa em garantir uma comunicação clara e integração entre as diferentes áreas.
Isso acaba com a proposta multidisciplinar e com a aplicação dos métodos ágeis e ainda afeta a motivação das pessoas.
Quando a comunicação é eficiente, por outro lado, os times trabalham engajados e de forma colaborativa – e conseguem alcançar as metas com muito mais rapidez.
Além disso, os famosos “silos organizacionais” são superados, criando um ambiente de trabalho com todas as áreas integradas, um fluxo de ideias contínuo e nenhuma barreira entre os colaboradores.
7 problemas de comunicação no trabalho (e soluções para eles)
Para melhorar a comunicação no ambiente de trabalho, você precisa conhecer os principais problemas enfrentados nessa área.
Veja quais são as falhas mais comuns e como resolvê-las.
1. Barreiras de comunicação
Quando há barreiras de comunicação entre diferentes áreas, equipes e níveis hierárquicos, a empresa enfrenta um ciclo vicioso do famoso “telefone sem fio”.
Isso acontece quando as informações não são centralizadas ou compartilhadas oficialmente entre as equipes.
A mensagem, então, acaba sendo transmitida de maneira informal e vai sendo distorcida a cada conversa de corredor.
No final, a informação que chega até a outra ponta é completamente equivocada e pode prejudicar o desempenho das equipes, além de gerar mal entendidos sobre os objetivos e prioridades do negócio.
Como resolver esse problema
Toda startup precisa criar e padronizar processos de comunicação interna para integrar todas as áreas e garantir um fluxo de informação organizado.
Uma solução é centralizar essas informações em canais oficiais da empresa, como plataformas colaborativas, e-mail ou até mesmo um blog interno.
É importante também garantir que as pessoas tenham acesso ao mesmo conteúdo, independentemente da área e nível hierárquico – a não ser em caso de informações confidenciais e altamente específicas.
Como as startups costumam se organizar de forma mais horizontal, a tendência é de que a informação circule de forma mais transparente.
Dessa forma, as pessoas sabem exatamente onde se informar e acaba o problema do “telefone sem fio”.
2. Colaboradores que deixam de assumir responsabilidades
Se o colaborador não é supervisionado da forma correta, ele pode acabar esquecendo, deixando de fazer por vontade própria ou passando a demanda para outro que é mais proativo.
Isso também ocorre por falhas de comunicação da empresa, já que os funcionários mais acomodados tendem a fugir de responsabilidades, enquanto os proativos assumem mais tarefas do que deveriam e acabam sobrecarregados.
Ambas as situações são péssimas e atrapalham muito a produtividade.
Como resolver esse problema
Em primeiro lugar, você deve ter uma conversa sincera e objetiva, buscando entender o porquê de tal comportamento.
Muitas pessoas têm esse tipo de atitude simplesmente porque funciona ao longo do tempo, e ninguém interferiu antes para corrigi-la.
Talvez elas não conheçam outra forma de se comportar ou, quem sabe, escolham esse comportamento achando que será o mais efetivo.
Todos nós somos diferentes e aqui cabe aquele ditado que diz: “Cada cabeça, uma sentença”.
Você não sabe o que está passando nos pensamentos do seu colaborador e a comunicação é a única forma de resolver esse impasse.
Por isso, escute, escute e escute mais uma vez.
Então, a partir das razões identificadas, você deverá demonstrar que esse tipo de comportamento não é efetivo e traz muitos incômodos não só para a empresa, mas para todos os colegas de trabalho.
Procure demonstrar de forma assertiva o transtorno causado e exemplos de como superar.
3. Falta de senso de equipe
Sabe quando o colaborador faz apenas aquilo que lhe foi atribuído, seguindo a “lei do mínimo esforço”?
Essa é uma das piores falhas na comunicação no ambiente de trabalho.
Em uma situação assim, o funcionário não apoia os colegas e não atende às solicitações de auxílio – e age assim porque acredita que “se não é trabalho meu, não vou fazer”.
O problema vai além: falta diálogo no time para esclarecer dúvidas ou mesmo para compartilhar novas ideias e possíveis soluções para pensar em conjunto.
Como resolver esse problema
A dica é implementar ferramentas de comunicação para que seu time converse, como a Daily Scrum: uma reunião diária que não dura mais que 15 minutos, onde seu time irá conversar sobre o que já foi feito, o que precisa ser colocado em prática naquele dia.
A conversa também serve para identificar gargalos que estejam impossibilitando o andamento das tarefas e corrigir qualquer divergência.
Essa simples medida irá ajudar muito na comunicação do time, pois a reunião pode ser usada para distribuir o trabalho entre várias pessoas conforme o grau de complexidade.
Assim, os colaboradores terão que atuar juntos, colocando em prática o trabalho em equipe e incentivando a comunicação coletiva.
As pessoas que tiverem dificuldade em determinadas tarefas terão também o apoio de outro colega que se destaca na função, contribuindo com o conhecimento e aprendizado mútuo.
4. Líder falha ao reconhecer as mudanças necessárias
Pense em um colaborador que causa intrigas no time e, por qualquer razão, isso acaba atrapalhando todo o desenvolvimento das tarefas.
Se o gestor nada faz a respeito para mudar o cenário, há um problema de liderança.
Este é o momento de tomar uma decisão – e só o líder pode assumir esse papel.
Ele deve identificar que a falha não é “algo passageiro”, mas um mal que deve ser cortado pela raiz.
Por isso, é preciso agir antes que o comportamento contamine outros colaboradores e gere um efeito cascata por falta de comunicação.
Como resolver esse problema
Os problemas de comunicação da liderança são resolvidos com treinamento e uma cultura muito clara, que incentive a formação de gestores influenciadores.
Todo líder deve ser um comunicador nato, capaz de identificar as principais falhas e perfis comportamentais dos seus liderados, e, dessa forma, direcioná-los à conduta desejada.
Mais do que dar ordens, um gestor precisa influenciar, guiar e inspirar os colaboradores, além de ser um especialista em comunicação no ambiente de trabalho.
E lembre-se: dar exemplos de um comportamento positivo é sempre bem-vindo e funciona muito bem.
5. Fofocas que contaminam o ambiente de trabalho
Fofoca é um tipo de atitude tóxica e extremamente prejudicial para a comunicação no ambiente de trabalho.
Quando a empresa não possui processos de comunicação claros, o resultado é a circulação de boatos, que são alimentados pela insegurança e até mesmo má-fé.
Obviamente, a conduta mais correta é jamais passar uma fofoca adiante, embora seja muito difícil controlar isso dentro de uma organização.
Como resolver esse problema
Mais uma vez, é necessário ter uma conversa clara e objetiva para entender as razões por trás do comportamento inadequado.
Normalmente, as pessoas que fazem fofoca têm um problema pessoal com a “vítima” do boato.
Nesse caso, a única solução é promover uma conversa franca entre os envolvidos para esclarecer a situação frente a frente.
Também é comum se deparar com colaboradores que fazem da fofoca um padrão comportamental, não importando quem seja a vítima.
Em situações assim, é importante identificar por que essa pessoa insiste na desinformação e o que espera ganhar com tal atitude.
Você líder deverá demonstrar que esse comportamento não é um bom caminho a percorrer, e que existem formas mais maduras e saudáveis de resolver mal-entendidos.
Lembrando que uma comunicação centralizada e participativa ajuda a prevenir a fofoca, para além da abordagem individual.
6. Falta de clareza nas expectativas
Um problema recorrente em startups é a falta de clareza nas expectativas em relação às responsabilidades de cada colaborador.
Além de gerar confusão, pode sobrecarregar ou até mesmo desmotivar a equipe.
Sem uma comunicação objetiva sobre o que se espera de cada pessoa, é comum que prazos não sejam cumpridos, entregas saiam desalinhadas e conflitos internos surjam devido a interpretações diferentes do trabalho a ser realizado.
Como resolver esse problema
Para evitar a falta de clareza, é importante estabelecer metas e objetivos desde o início, tanto no onboarding de novos colaboradores quanto no dia a dia da empresa.
Algumas práticas incluem:
- Definir objetivos claros e mensuráveis (OKRs): especifique metas individuais e de equipe que sejam facilmente compreensíveis e mensuráveis
- Criar descrições de cargos detalhadas: deixe claro o que cada função exige e quais são as prioridades
- Acompanhar os resultados: reuniões de alinhamento curtas e frequentes garantem que todos estejam cientes das expectativas e possam ajustar o trabalho conforme necessário
- Usar ferramentas de gestão visual: quadros como Trello e Asana ajudam a dividir as tarefas e deixar as responsabilidades visíveis para todos.
7. Uso inadequado de ferramentas de comunicação
Com a alta demanda por agilidade, startups frequentemente utilizam múltiplas ferramentas de comunicação, como WhatsApp e e-mails.
O uso desordenado ou inadequado desses canais, contudo, pode levar a perdas de informação, sobrecarga de mensagens e confusão sobre onde buscar dados importantes.
Como resolver esse problema
Para otimizar o uso de ferramentas de comunicação, é necessário criar um guia de boas práticas e definir a função de cada canal.
Por exemplo:
- Slack ou Microsoft Teams para discussões rápidas e trocas entre equipes
- E-mails para comunicações formais ou documentos mais extensos
- Plataformas de gerenciamento de projetos para organização de tarefas e acompanhamento de entregas.
Também treinar os colaboradores para usar as ferramentas corretamente é fundamental.
Além de orientá-los a manter mensagens objetivas, o treinamento deve prezar pelo respeito aos horários de trabalho e pelo que, de fato, é relevante em termos de informação.
Como melhorar a comunicação interna em startups
Para fechar, vamos listar algumas dicas importantes para melhorar a comunicação interna da sua startup:
- Conheça melhor seus colaboradores para definir as estratégias de comunicação no ambiente de trabalho (lembre-se: eles são seu público-alvo)
- Utilize ferramentas como plataformas colaborativas e redes sociais corporativas para conectar todos dentro da empresa e facilitar o fluxo de informação
- Forme líderes capazes de inspirar e influenciar colaboradores com suas habilidades de comunicação
- Facilite o acesso à informação e quebre as barreiras entre as áreas e níveis hierárquicos, de modo que todos possam trocar ideias entre si
- Dê feedbacks com frequência e estimule o diálogo entre colegas de equipe
- Construa uma cultura organizacional pautada no espírito de equipe e mindset colaborativo, em vez de uma cultura rígida e verticalizada
- Garanta a participação dos colaboradores nas decisões da empresa e pratique a escuta ativa
- Utilize ferramentas como comunicados internos, revistas, blogs, murais, quadros de avisos, cartazes e redes sociais para diversificar os canais de comunicação no ambiente de trabalho
- Adeque a mensagem a cada perfil de colaborador
- Utilize recursos visuais e interativos para deixar a comunicação mais atrativa, como apresentações, vídeos e infográficos
- Tenha canais de comunicação diretos para que os colaboradores enviem sugestões, reclamações, denúncias e elogios.
Como o BPO de RH pode ajudar?
O BPO (Business Process Outsourcing) de RH é uma solução estratégica que pode transformar a comunicação interna em startups, tornando-a mais eficiente e integrada.
Ao terceirizar processos de RH, você passa a contar com especialistas para implementar práticas e ferramentas que promovam o engajamento dos colaboradores e facilitem o fluxo de informações.
Além do mais, profissionais especializados podem treinar gestores para aprimorar suas habilidades de comunicação, tornando-os líderes mais influentes e inspiradores.
Outro ponto importante é o acompanhamento do clima organizacional, que permite identificar problemas relacionados à comunicação e agir preventivamente para resolvê-los.
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