Onboarding virtual: 5 dicas para integrar clientes e colaboradores à distância

Com o onboarding virtual, você pode integrar seus novos colaboradores e receber seus clientes à distância, como exige nosso atual cenário. 

 

Esse processo começa na contratação dos talentos e compra de produto ou serviço, e deve se estender até que o funcionário esteja adaptado à empresa e o cliente esteja familiarizado com a solução. 

 

Pela internet, a recepção fica ainda mais prática, como você vai perceber neste artigo dedicado ao onboarding virtual. 

 

Continue lendo e entenda a importância das boas-vindas nos negócios. 

 

O que é onboarding virtual

 

Onboarding virtual é um processo de recepção e integração de pessoas realizado pela internet. No mundo dos negócios, existem dois tipos de onboarding:

 

-Onboarding de colaboradores: é um programa de integração do RH que facilita a adaptação dos novos funcionários contratados à cultura e métodos de trabalho da empresa, buscando alcançar sua produtividade máxima o quanto antes

-Onboarding de clientes: é um processo de recepção e ativação de novos clientes realizado pelo marketing, com o intuito de mostrar o valor do produto ou serviço adquirido, orientar sua utilização e garantir uma experiência excelente.

 

Nos dois casos, é possível realizar o processo à distância, trazendo clientes e colaboradores “a bordo” de forma ágil e eficiente. Por isso, o onboarding virtual tem sido a principal estratégia das empresas para integrar seus novos colaboradores e dar as boas-vindas aos seus novos clientes. 

 

Onboarding virtual x tradicional

 

No processo de onboarding tradicional, são combinadas ações presenciais e digitais, enquanto o onboarding digital é conduzido totalmente online.

 

Por exemplo, os colaboradores costumam ser recebidos pelos gestores e colegas, ao mesmo tempo em que recebem conteúdos e instruções por e-mail. Com os clientes, o processo é parecido, incluindo reuniões com a equipe e experiências digitais. 

 

Na versão digital, o contato é feito exclusivamente pela internet, sem encontros presenciais e deslocamento dos envolvidos. 

 

Esse onboarding virtual já vinha ganhando força com o crescimento do trabalho remoto, mas foi adotado definitivamente com a crise do coronavírus, que impôs as regras de distanciamento social e padronizou o trabalho à distância. 

 

De acordo com um estudo da FGV publicado em abril de 2020 no Uol, o home office deve crescer 30% nas empresas mesmo após o período de estabilização da Covid-19 e retomada das atividades. 

 

Isso porque o trabalho remoto vem provando sua eficiência, graças à redução de custos, ganho de produtividade e maior flexibilidade — vantagens que também se aplicam ao processo de onboarding, como veremos a seguir.

 

Vale a pena fazer onboarding virtual?

 

O onboarding virtual é a solução ideal para integrar novos colaboradores em home office e ativar clientes à distância. 

 

Além de ser mais prático e econômico do que o processo offline, é uma etapa imprescindível para orientar e motivar quem está chegando à empresa, com o objetivo de reter talentos e fidelizar clientes. 

 

De acordo com uma pesquisa da Glassdoor publicada em 2020 na Sapling, um processo de onboarding eficiente pode aumentar a retenção de novos talentos em 82%. 

 

Em relação ao onboarding de clientes, uma pesquisa da Wyzowl publicada em 2020 mostra que 86% dos clientes se tornam mais leais à empresa quando são recebidos com conteúdos educativos e de boas-vindas após a compra.

 

Então, é claro que vale a pena fazer um onboarding virtual para receber seus novos clientes e colaboradores em grande estilo e garantir uma primeira impressão impecável. 

 

5 dicas para o onboarding virtual

 

O onboarding virtual pode ser facilmente implementado na empresa, desde que você siga alguns passos e produza materiais específicos para isso.

 

Confira algumas dicas para ter sucesso no processo.

 

1. Comece o onboarding logo após a contratação

 

O onboarding virtual deve começar logo após a contratação do novo colaborador ou assinatura do contrato de serviços/compra de produto pelo cliente. 

 

No caso do funcionário, vale enviar um e-mail de boas-vindas apresentando a empresa e, se possível, liberando o acesso para a plataforma de onboarding. 

 

Já o cliente pode receber um e-mail com seu contrato e detalhes do produto ou serviço, parabenizando pela aquisição e guiando os próximos passos. 

 

2. Prepare um kit de boas-vindas

 

O kit de boas-vindas é um elemento essencial do onboarding virtual, e pode ser composto por:

 

-Vídeos de apresentação da empresa ou produto/serviço

-FAQs e materiais informativos sobre métodos de trabalho e soluções da empresa

-Ebooks, guias e manuais necessários ao trabalho ou uso do produto/serviço

-Informações fundamentais de contato, logins, senhas, endereços de plataformas, etc.

 

Se necessário, a empresa também pode enviar materiais de escritório, brindes personalizados e manuais físicos para a casa do colaborador/cliente.

 

3. Planeje a jornada passo a passo

 

A jornada do onboarding virtual deve ser planejada com antecedência, mapeando cada passo dado pelo cliente/colaborador, marcos e etapas do processo.

 

Por exemplo, a primeira semana do novo funcionário pode ter eventos diários de reuniões, treinamentos e tarefas a serem concluídos.

 

No caso do cliente, é importante padronizar o processo de onboarding e acompanhar seu avanço da concretização do negócio até a consolidação do relacionamento. 

 

4. Invista em treinamentos engajantes

 

Os treinamentos à distância precisam ser criativos e engajantes, pois um dos maiores desafios do onboarding é motivar os novos colaboradores e clientes. 

 

Por isso, vale usar aplicativos gamificados, plataformas com microlearning e mobile learning, vídeos interativos e outros recursos com conteúdos personalizados.

 

5. Não se esqueça do contato humano

 

Por fim, o contato humano não pode ser deixado de fora do onboarding virtual, pois o cliente ou colaborador precisa se sentir acolhido e valorizado pela equipe. 

 

Para isso, o melhor canal são as reuniões online por chamada de vídeo, que podem ser realizada com frequência para acompanhar o recém-chegado e agilizar sua integração. 

 

Entendeu como aplicar o onboarding virtual na sua empresa e receber bem colaboradores e clientes? 

 

Então, continue acompanhando os conteúdos da Comece Com o Pé Direito para adaptar seu negócio à era digital.