Você conhece todas as obrigações do Simples Nacional?
Apesar de ser um regime simplificado de tributação, no qual se enquadram as micro e pequenas empresas, algumas exceções o tornam nem tão simples assim.
Mesmo que você tenha uma contabilidade que o ajude na gestão fiscal, contábil e tributária, é importante estar ciente das obrigações.
Ao longo deste texto, vamos falar sobre as exigências principais e acessórias.
Quais são as obrigações do Simples Nacional?
As obrigações do Simples Nacional se dividem basicamente em duas categorias:
- Obrigações principais: pagamento dos impostos, taxas, contribuições e eventuais multas cobradas pelo Fisco
- Obrigações acessórias: declarações que comprovem o cumprimento das obrigações principais.
O pagamento do DAS mensal, por exemplo, é uma obrigação principal que precisa ser cumprida pelas MEs e EPPs optantes pelo regime.
O envio da Defis (Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais) é uma obrigação acessória.
Vale ressaltar que uma obrigação acessória não cumprida ou cumprida fora do prazo pode gerar multas, o que implica no surgimento de uma obrigação principal (pagamento da multa).
Vamos então às principais obrigações do Simples Nacional.
Obrigações mensais
Entre as obrigações que você precisa cumprir mensalmente, destaque para:
- PGDAS-D: envio das informações sobre faturamento e geração do DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional)
- DESTDA: Declaração de Substituição Tributária, Diferencial de Alíquotas e Antecipação, para contribuintes do ICMS (exceto MEI e empresas que ultrapassaram o sublimite estadual)
- DCTF web: Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários e de Outras Entidades e Fundos
- e-Social: Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas
- SEFIP: Sistema de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social para empresas que têm colaboradores
- EFD Reinf: Escrituração Fiscal Digital de retenções e outras informações fiscais.
Obrigações anuais
Há também as obrigações anuais do Simples Nacional, sendo as principais:
- DEFIS: Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais, a ser enviada em março de cada ano — mesmo sem movimentação
- ECD: Escrituração Contábil Digital, obrigatória para empresas que tenham recebido aportes de investidor
- DIMOB: Declaração de Atividades Imobiliárias, para empresas imobiliárias, como as proptechs
- DMED: Declaração de Serviços Médicos e de Saúde, para empresas que prestam atendimento médico
- Demonstrações contábeis: DRE, DFC, Balanço Patrimonial, entre outras.
Perceba que nem todas as obrigações do Simples Nacional são aplicadas a todas as empresas optantes pelo regime.
Depende do setor de atuação e de fatores circunstanciais.
Emitir nota fiscal é uma obrigação do Simples Nacional?
Sim, emitir nota fiscal é uma obrigação para empresas optantes do Simples Nacional, mas existem particularidades importantes dependendo do tipo de cliente e da atividade exercida.
Veja os principais cenários:
Prestação de serviços
Empresas prestadoras de serviços devem emitir nota fiscal em todas as operações, independentemente de o cliente ser pessoa física ou jurídica.
A exceção é no caso dos MEIs, que não são obrigados a emitir nota fiscal para pessoa física, desde que o cliente não exija o documento (na venda para pessoa jurídica, o MEI é obrigado a emitir).
Comércio e indústria
Empresas que vendem produtos ou mercadorias são obrigadas a emitir nota fiscal sempre que venderem para pessoas jurídicas ou para fora do estado.
Quando a venda é para pessoa física, dentro do estado, a exigência depende da legislação estadual, mas ainda assim a emissão é altamente recomendada como boa prática.
Vendas online e marketplaces
Se a empresa atua com e-commerce ou plataformas como Mercado Livre e Shopee, a emissão de nota fiscal é obrigatória, inclusive para consumidores finais.
Além disso, muitas plataformas exigem a apresentação da nota fiscal para liberar os repasses.
Penalidades por não emitir
Deixar de emitir notas fiscais caracteriza sonegação fiscal, sujeitando a empresa a:
- Multas e juros
- Autuações por parte da Receita Federal, estadual ou municipal
- Risco de exclusão do Simples Nacional.
Ou seja, emitir nota fiscal é uma obrigação legal, essencial para manter a regularidade tributária e evitar problemas com o fisco.
Como calcular o Simples Nacional?
A apuração e o pagamento do DAS mensal são duas obrigações do Simples Nacional que você precisa cumprir mensalmente.
O cálculo, na prática, é feito pelo aplicativo PGDAS-D ou pelas plataformas integradas de contabilidade online.
Para fazer a apuração, você precisará das seguintes informações:
- Receita Bruta Total (RBT12) dos últimos 12 meses
- Receita bruta do mês — Período de Apuração (PA)
- Anexo do Simples Nacional no qual sua empresa se enquadra.
Ao preencher os dados, o próprio sistema faz o cálculo e emite a guia de pagamento.
O que acontece se não cumprir as obrigações do Simples Nacional?
Se a empresa não cumpre as obrigações do Simples Nacional, enfrenta uma série de consequências que vão além de simples multas.
A seguir, explicamos os principais riscos:
Multas e juros
O descumprimento das obrigações acessórias (como a não entrega de declarações ou a emissão irregular de notas fiscais) gera multas que podem chegar a R$ 500 por mês-calendário.
Já o atraso no pagamento do DAS implica multa de 0,33% ao dia (limitada a 20%) e juros com base na taxa Selic.
Impedimento de emissão de certidões
A empresa fica impedida de emitir a CND (Certidão Negativa de Débitos), essencial para participar de licitações, captar investimentos ou firmar parcerias estratégicas.
Exclusão do regime
Se o descumprimento for recorrente ou se a empresa ultrapassar os limites de faturamento, acumular dívidas tributárias ou deixar de apresentar declarações obrigatórias, a Receita Federal pode excluir a empresa do Simples Nacional.
A exclusão implica:
- Recolhimento de tributos conforme o regime do Lucro Presumido ou Lucro Real
- Aumento da carga tributária
- Novas obrigações acessórias mais complexas.
Cobrança judicial e bloqueio de bens
Caso a empresa deixe de pagar tributos e não regularize a situação, pode ser inscrita na dívida ativa e ter seus bens bloqueados judicialmente para quitação.
Risco para os sócios
Embora o Simples Nacional limite a carga tributária, a inadimplência pode gerar responsabilização pessoal dos sócios, especialmente em caso de omissão de informações ou fraudes.
Contabilidade no Simples Nacional com quem entende
As obrigações do Simples Nacional são diversas, mas podem ser facilmente terceirizadas a uma contabilidade online eficiente, como a Comece.
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