A automação contábil é uma tendência no universo dos serviços contábeis, especialmente em relação aos serviços operacionais de rotina.
Mas não se trata de uma exclusividade do segmento contábil.
A automação está presente em todos os setores e subsetores da economia, da linha de montagem industrial às operações no mercado financeiro.
Mas será que os processos automatizados se aplicam a todas as funções de maneira generalizada?
Qual a função dos profissionais diante dessa transformação?
No texto a seguir, refletimos sobre a interação humano-máquina e sobre como você, empreendedor, pode tirar proveito disso.
Acompanhe até o final!
O que é automação contábil?
A automação contábil é o uso de softwares especializados no processamento de tarefas contábeis rotineiras, como escrituração, emissão de guias, gestão de contas e geração de relatórios.
Por meio de sistemas de IA, aprendizado de máquina e análise de dados, praticamente todas as tarefas burocráticas e rotineiras podem ser automatizadas.
Em geral, trata-se de uma solução usada em larga escala pela contabilidade online de baixo custo, startups que chegaram para disputar o mercado de assessoria básica.
Com equipes reduzidas, esses novos escritórios conseguem crescer em escala em todo o território nacional, levando em conta que os processos automatizados são muito mais eficientes do que o trabalho manual.
Afinal, um software contábil com razoável capacidade técnica pode processar diversas contas ao mesmo tempo, produzir vários relatórios e disponibilizá-los aos clientes em tempo real.
Além de reduzir erros, permite que os contadores e seus analistas se concentrem em tarefas de maior valor agregado, como análises financeiras e planejamento estratégico.
Como funciona a automação contábil?
A automação contábil funciona de diferentes maneiras, dependendo do tamanho e da complexidade de cada organização.
Para as empresas com contabilidade interna, envolve investimento em infraestrutura de TI e em sistemas contábeis configuráveis que atendam às demandas gerenciais e regulatórias.
Para as empresas que optam pela terceirização contábil, um ERP integrado ao sistema da contabilidade parceira pode ser um bom começo.
De toda forma, a automação contábil, seja interna ou terceirizada, segue alguns parâmetros, como:
- Integração de sistemas (da própria empresa ou da empresa com o escritório contábil)
- Coleta de dados automática sobre transações comerciais e financeiras, incluindo o registro de receitas e despesas
- Tratamento, classificação e categorização dos dados coletados de acordo com as contas contábeis apropriadas
- Geração de relatórios gerenciais, como balanços, DRE e DFC
- Cálculo de impostos e processamento de declarações acessórias
- Armazenamento de dados em nuvem ou em servidores internos, garantindo a privacidade e a integridade das informações.
Cabe destacar que os softwares de automação contábil são parametrizados para processar a contabilidade de acordo com as normas e regulamentos vigentes.
Para evitar erros que possam causar prejuízos à empresa, é fundamental garantir que as ferramentas tenham acesso aos dados corretos e atualizados.
Do contrário, o resultado pode destoar da realidade.
5 exemplos de automação contábil
No âmbito das rotinas contábeis, todo processo operacional repetitivo pode ser executado por meio da automação contábil com precisão e eficiência.
Dentre eles, podemos destacar:
1. Lançamentos contábeis
Os lançamentos contábeis são a base da escrituração que, por sua vez, alimenta os relatórios contábeis e os indicadores de desempenho.
Trata-se de um trabalho minucioso, executado conforme as partidas dobradas de débito e crédito, que durante muito tempo foi uma das principais atribuições do contador.
Com a automação contábil, todo esse trabalho passa a ser executado pelas ferramentas digitais.
Até os recibos impressos podem ser automatizados usando sistemas de OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres).
2. Cálculo de tributos e emissão de guias
Um software de automação contábil pode calcular automaticamente todos os tributos devidos com base nas transações e no regime tributário adotado.
Pode também emitir as guias para pagamento e emitir alertas de vencimento, de modo a evitar perda de prazo, juros e multas.
3. Fechamento de livros
Por meio da automação contábil, é possível fazer o fechamento dos livros contábeis em versão digital e preparar demonstrações financeiras, como balanço patrimonial e DRE.
4. Geração de relatórios financeiros e gerenciais
No âmbito gerencial, a automação contábil pode gerar automaticamente relatórios financeiros personalizados e atualizados em tempo real.
Performance de vendas, margens de lucro, ticket médio ou a relação faturamento/folha de pagamento são algumas métricas que podem ser alimentadas pelos dados contábeis.
5. Gestão de contas a pagar e a receber
Pode ajudar ainda a monitorar as contas a pagar e a receber enviando lembretes de pagamento ou criando uma régua de cobrança eficiente que evite inadimplência.
A automação contábil substitui o trabalho do contador?
Não, a automação contábil executa rotinas burocráticas e repetitivas e sua principal função é ajudar o contador a ser mais produtivo, estratégico e indispensável a seu cliente.
Não substitui, portanto, o profissional, até porque toda empresa precisa de um contador para responder pela contabilidade perante o governo — com exceção do MEI.
Portanto, mesmo que os sistemas contábeis automatiza as principais funções exigidas pelo compliance fiscal e regulatório, você precisará do contador em situações como as seguintes:
- Análise financeira
- Gestão de risco e auditoria
- Planejamento tributário e estratégico
- Consultoria em gestão de projetos, entre outras.
A principal função da automação contábil é dar fluidez ao trabalho do contador e sua equipe, liberando-os para tarefas mais importantes e estratégicas.
Vale ressaltar que um software contábil é uma ferramenta e, como tal, não trabalha sozinha. Precisa ser usada do jeito certo para produzir os resultados esperados.
Aproveite a automação contábil sem descuidar da estratégia
A automação contábil, como vimos, é uma tendência global e você deve aproveitá-la para tornar os processos mais eficientes e produtivos.
Isso pode ser feito de diferentes maneiras, seja internamente para as empresas que possuem departamento contábil próprio, seja por meio de um parceiro contábil terceirizado.
Na Comece com o Pé Direito, usamos softwares contábeis capazes de automatizar rotinas e proporcionar muito mais agilidade no processamento diário.
Assim, com as máquinas fazendo o trabalho operacional, nossa equipe foca no que é mais importante: consultorias contábeis que agregam muito mais valor aos nossos clientes.
Como principal player do Brasil especializado em startups e scale-ups, oferecemos contabilidade consultiva, business intelligence, due diligence e muito mais.
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