Preocupado com a contabilização da folha de pagamento em sua startup?
Se você chegou até aqui, provavelmente está em busca de soluções que tornem mais fácil a operacionalização dessa rotina, uma das mais importantes do RH.
Afinal, trata-se de um procedimento que registra não apenas a remuneração dos colaboradores, mas também os descontos e os encargos trabalhistas.
Quer ver como funciona?
Então, acompanhe os tópicos a seguir.
O que é contabilização de folha de pagamento?
Contabilização da folha de pagamento é uma operação contábil que registra todas as transações financeiras relacionadas ao pagamento dos colaboradores de uma organização.
Trata-se de uma das principais rotinas do departamento de pessoal responsável por refletir nas contas da empresa o pagamento dos funcionários e seus respectivos encargos.
Vale ressaltar que, como qualquer outra transação financeira, a contabilização de folha de pagamento obedece às partidas dobradas de débito e crédito.
Ou seja, para cada débito, há um crédito correspondente.
Do ponto de vista prático, serve também para organizar os registros, manter a conformidade legal e regulatória e proporcionar ao gestor informações úteis à tomada de decisões.
Classificação contábil da folha de pagamento
A classificação das contas contábeis relacionadas ao departamento de pessoal é fundamental para a correta contabilização de folha de pagamento.
O objetivo é classificar e categorizar as transações, de modo a organizá-las conforme as normas contábeis e boas práticas.
Os gastos com a folha de pagamento fazem parte dos passivos circulantes da startup (compromissos de curto prazo) e impactam diretamente os resultados do exercício.
A seguir, veja um roteiro de como fazer:
Identificação das contas contábeis
O primeiro passo para uma escrituração bem feita é identificar as contas contábeis relacionadas à folha de pagamento, que podem ser:
- Salários e vencimentos: conta para registrar o salário-base dos funcionários
- Encargos sociais: conta para registrar os encargos devidos ao governo, como INSS e FGTS
- Benefícios: conta para registrar os benefícios oferecidos aos funcionários, como vale-refeição, vale-transporte, etc.
- Imposto de Renda: conta para registrar os impostos descontados em folha conforme tabela progressiva definida pelo governo
- Provisões: contas para provisionar férias, décimo terceiro salário, etc.
Estruturação do plano de contas
O passo seguinte é organizar o plano de contas contábeis em categorias específicas para cada tipo de transação relacionada à contabilização de folha de pagamento.
Ao fazer a estruturação, você pode criar subcontas para facilitar a organização.
Somente após a estruturação do plano de contas que será possível fazer os lançamentos contábeis de débito e crédito.
Registro de transações
Os registros contábeis das movimentações financeiras representam o último passo da contabilização de folha de pagamento.
Vale ressaltar que cada transação deve ser registrada individualmente nas contas correspondentes, como veremos em mais detalhes no tópico a seguir.
Como contabilizar a folha de pagamento?
Houve um tempo em que a contabilização de folha de pagamento era feita manualmente, por meio de planilhas ou com a ajuda de sistemas pouco eficientes.
A escrituração em papel, além de custosa por demandar intensa mão de obra, era muito mais suscetível a erros e inconsistências.
Com a contabilidade digital, isso mudou.
Hoje em dia, os lançamentos são automatizados, o que otimiza e agiliza muito o trabalho.
Dependendo do nível de digitalização e de integração do ERP de sua startup com o escritório contábil, todo o processo pode ser automatizado, inclusive as variáveis da folha.
De toda forma, é importante saber como funciona.
Então, vamos a um passo a passo de como fazer:
1. Reúna os dados de lançamento
Os principais dados para a contabilização de folha de pagamento consistem basicamente em:
- Nome do funcionário
- Indicação do cargo
- Salário base
- Remuneração variável
- Horas trabalhadas
- Adicionais
- Benefícios
- Descontos opcionais e obrigatórios.
Alguns desses dados não mudam de um mês para o outro, como nome, cargo, salário base e encargos.
Outros precisam ser recalculados a cada fechamento de folha, como horas extras, faltas ou remuneração variável.
2. Calcule os proventos e descontos
Com as informações reunidas, o passo seguinte é fazer as contas.
Esse processo pode ser mais simples, como nos casos em que o colaborador recebe uma remuneração fixa e não registra faltas ou horas extras no mês.
Ou mais complexa — quando o colaborador recebe remuneração variável ou registra faltas/horas extras.
Em relação aos descontos, cabe mencionar que há os obrigatórios (INSS, FGTS e Imposto de Renda) e os facultativos (vale-transporte, plano de saúde e vale-refeição, por exemplo).
Nesse quesito, vale ressaltar que, de acordo com a legislação trabalhista, a soma de todos os descontos em folha não pode ultrapassar 70% do salário bruto do trabalhador.
3. Faça o lançamento nas contas contábeis
O terceiro passo da contabilização de folha de pagamento é o lançamento dos valores nas respectivas contas contábeis.
Vamos usar um exemplo para facilitar o entendimento:
- Salário base de um determinado colaborador: R$ 3,5 mil
- Desconto do INSS: R$ 420 (12% sobre o salário conforme tabela da previdência social)
- Pagamento ao FGTS: R$ 280 (8% sobre o salário bruto).
O lançamento do valores acima nas contas contábeis fica assim:
- D (débito) “Despesa com salário”: R$ 3.500
- C (crédito) “Salários a pagar”: R$ 3.500
- D (débito) “Salários a pagar”: R$ 420
- C (crédito) “INSS a recolher”: R$ 420
- D (débito) “FGTS”: R$ 280
- C (crédito) “FGTS a pagar”: R$ 280.
Usamos no exemplo apenas dois descontos para simplificar a explicação.
Os valores se repetem porque, para cada débito precisa haver um crédito correspondente de igual valor.
Por que terceirizar o RH e o departamento pessoal?
Se você achou complicada essa história de contabilização de folha, não se preocupe.
A terceirização das demandas do RH e do departamento de pessoal pode ser uma ótima alternativa para o seu negócio por diferentes razões:
- Redução de custos com equipes dedicadas e com estrutura
- Serviço profissional especializado e sempre atualizado
- Mais tempo para focar no que realmente importa: seu core business.
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