A contabilidade digital, sem dúvida, representa um marco na relação das empresas com o Fisco e com os dados contábeis para fins gerenciais.
Representa também uma nova era para as empresas que se dedicam à prestação de serviços de assessoria e consultoria contábil-financeira a seus clientes.
Não é exagero dizer que a transformação digital promoveu uma verdadeira disrupção no mercado contábil, a exemplo do que vem ocorrendo em outros setores e segmentos.
Para as empresas inovadoras, como startups, scale-ups e outros negócios digitais, é uma ótima notícia.
Afinal, a contabilidade digital tem muito mais a oferecer em termos de soluções gerenciais e estratégicas do que apenas o processamento de rotinas burocráticas.
Avance na leitura e saiba mais.
O que é contabilidade digital?
Contabilidade digital é a prestação de serviços contábeis por meio de soluções tecnológicas, como softwares e aplicativos, que usa a internet e a automação de processos como pilares de sustentação.
Em outras palavras, é a transposição da contabilidade tradicional, manual e offline para o ambiente moderno e digital da internet.
Perceba que não há mudanças substanciais no resultado da contabilidade em si. O que ocorre é uma mudança radical nos processos contábeis, no jeito de fazer contabilidade.
Assim, os documentos impressos migram para a nuvem, a escrituração fiscal e contábil fica a cargo de “robôs”, as assinaturas presenciais são substituídas pelo certificado digital, etc.
A contabilidade digital está para o mercado contábil assim como as fintechs estão para o setor bancário tradicional.
Sua principal função é substituir os métodos tradicionais, como papel e planilhas, por sistemas automatizados que coletam, processam, transformam e armazenam os dados.
Qual a importância da contabilidade digital?
A contabilidade digital, sem dúvida, é um caminho sem volta, uma tendência.
Nesse universo, vale ressaltar que tal conceito não abrange apenas a contabilidade online/virtual.
Envolve também iniciativas governamentais, como o SPED (Sistema Público de Escrituração Digital).
Essa transformação tem impacto direto na atuação de diferentes atores, como:
- O contador, que ganha tempo e economiza energia e esforços em tarefas repetitivas
- As empresas, que podem contratar a contabilidade online sem esbarrar na barreira geográfica
- O governo, que tem muito mais dados para analisar durante a fiscalização das obrigações dos contribuintes.
Em relação ao Fisco, especialmente, a contabilidade digital pode ter impacto positivo inclusive na arrecadação, ao ajudar na detecção de indícios de sonegação, por exemplo.
Vantagens da contabilidade digital para as empresas
Da redução de custos ao acesso a serviços especializados, as vantagens da contabilidade digital para empresas e startups são diversas.
A seguir, confira as principais.
1. Eficiência operacional e automação de processos
Uma das principais vantagens da contabilidade digital para as empresas é o ganho de eficiência com a automação de tarefas burocráticas, como lançamentos contábeis e conciliações bancárias.
Além de reduzir erros humanos, a digitalização economiza tempo, o que também reflete na redução do custo da prestação de serviços.
2. Acesso às informações contábeis em tempo real
Outra importante vantagem da contabilidade digital versus a analógica é a velocidade com que as informações são processadas e colocadas à disposição do cliente.
Como os processos rotineiros, como escrituração, emissão de notas fiscais e guias de impostos são automatizados, os relatórios e indicadores são alimentados em tempo real.
No universo das startups, especialmente, ter acesso a informações atualizadas é fundamental para embasar planos e decisões.
Na Comece com o Pé Direito, por exemplo, os dados contábeis e financeiros são transformados em relatórios e insights valiosos por meio do Business Intelligence.
3. Redução de custos
No âmbito da assessoria contábil, serviço dedicado em processar rotinas e satisfazer o Fisco, a contabilidade digital também reduz custos.
Algumas contabilidades online cobram honorários com descontos de até 80% em relação à contabilidade convencional.
A explicação é simples.
Com os robôs fazendo o serviço pesado, os escritórios contábeis conseguem crescer exponencialmente sem que os custos aumentem na mesma proporção.
Se os custos são menores em função da automação, os preços também tendem a cair, principalmente devido à concorrência ilimitada proporcionada pela internet.
Isso vale, no entanto, para a contabilidade digital do tipo “commodity”, aquela focada em oferecer o básico.
Há um outro mercado que surge a partir da contabilidade digital que tem sido uma importante avenida de crescimento para os profissionais: a contabilidade consultiva.
4. Redução de erros e retrabalhos
A digitalização dos processos contábeis diminui também as chances de erro humano, garantindo maior precisão nas informações.
Trata-se de um aspecto crucial para manter a confiança dos stakeholders e a conformidade regulatória.
Vale ressaltar que um simples erro de lançamento pode causar sérios prejuízos a uma empresa, seja por induzir o gestor a tomar uma decisão ruim, seja por penalidades fiscais e tributárias.
5. Armazenamento em nuvem e acesso remoto
Antes da contabilidade digital, para ter acesso aos documentos e relatórios contábeis, era preciso acessar arquivos impressos armazenados em algum lugar — algo demorado e, às vezes, difícil de se fazer.
Com a contabilidade digital e o cloud computing, isso mudou.
Hoje em dia, é possível acessar os dados financeiros de qualquer lugar a partir de qualquer dispositivo conectado à internet.
Essa acessibilidade é especialmente relevante em um ambiente de trabalho cada vez mais flexível e dinâmico como o das startups.
Como funciona a contabilidade digital?
A contabilidade digital utiliza diferentes softwares e sistemas automatizados por meio dos quais os dados são inseridos, processados e armazenados.
As principais características do funcionamento desse tipo de serviço são:
- Automatização de tarefas repetitivas, como lançamento de dados, conciliação bancária e cálculos de impostos
- Digitalização de documentos e armazenamento em nuvem, o que otimiza a organização e o acesso a informações importantes, como faturas, recibos e contratos
- Integração do sistema da contabilidade digital com o ERP do cliente, o que permite trocas mais eficientes de informações e dados
- Colaboração online, visando facilitar a interação entre contadores, clientes e outras partes interessadas, o que aprimora a comunicação e a transparência
- Geração de relatórios: as plataformas de contabilidade digital geralmente oferecem relatórios financeiros automáticos, como balanços, DREs e demonstrativos de fluxo de caixa
- Segurança de dados: como os documentos são digitalizados e arquivados em nuvem, a contabilidade digital oferece protocolos de segurança contra acesso não autorizado.
Outra característica da contabilidade digital que tem tudo a ver com o universo das startups é a escalabilidade.
Tal modelo de negócio é capaz de se adaptar ao crescimento do cliente de forma mais eficiente do que sistemas tradicionais graças às ferramentas tecnológicas.
Como fazer a escrituração contábil digital?
A Escrituração Contábil Digital (ECD) é parte integrante do projeto SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) e tem como objetivo substituir a escrituração em papel.
Trata-se de uma iniciativa do governo criada pelo Decreto nº 6.022, de 22 de janeiro de 2007.
Cabe mencionar que a escrituração contábil (digital ou em papel) registra todos os fatos contábeis em ordem cronológica.
No caso da escrituração contábil digital, esses fatos são registrados e transmitidos à Receita Federal por meio do Programa Gerador de Escrituração (PGE).
Conforme a Instrução Normativa RFB 2003, de 18 de janeiro de 2021, a Escrituração Contábil Digital é composta pelos seguintes livros em versão digital:
- Livro Diário e seus auxiliares, se houver
- Livro Razão e seus auxiliares, se houver
- Balancetes Diários e Balanços, e fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos neles transcritos.
Ainda de acordo com a Instrução Normativa 2003 da RFB, não são obrigadas a adotar o modelo de escrituração digital as seguintes empresas:
- Optantes pelo Simples Nacional — a menos que a microempresa ou empresa de pequeno porte que tenha recebido aporte de capital, caso de muitas startups
- Órgãos públicos, autarquias e fundações públicas
- Empresas inativas
- Empresas tributadas pelo Lucro Presumido (não se aplica à empresa que tiver distribuído lucros ou dividendos, sem retenção de Imposto de Renda na fonte, em valores acima da base de cálculo do IR).
Desafios da contabilidade digital para empreendedores
Até aqui, vimos que a contabilidade digital trouxe muitas vantagens para contadores, empreendedores e governo ao automatizar processos e dar maior agilidade à gestão contábil.
Para os empreendedores, apesar de tantos benefícios, há também alguns desafios que merecem atenção, sendo os principais:
- Mudança cultural e de mentalidade: muitos empresários, sobretudo de setores tradicionais, ainda olham para a tecnologia com receio e desconfiança
- Integração de sistemas: para a contabilidade digital funcionar plenamente, o cliente também precisa se digitalizar. No universo das startups isso não é problema, mas entre as micro e pequenas empresas convencionais, pode ser gargalo
- Segurança de dados: o empreendedor também precisa atentar-se ao nível de segurança adotado pelo escritório de contabilidade de modo a evitar acesso não autorizado
- Customização adequada: nem todas as soluções de contabilidade digital são adequadas a todos os tipos de negócios. É preciso buscar um provedor de serviços que entenda o seu core business, da maneira como a Comece com o Pé Direito tem familiaridade com as empresas de tecnologia.
Como migrar para a contabilidade digital?
Se você pretende contratar uma contabilidade digital como parceira de impacto, deve ficar atento a algumas etapas para fazer a escolha que melhor atenda às necessidades do seu negócio.
As principais são:
- Defina suas necessidades: você precisa de serviços básicos ou também de soluções avançadas, como planejamento tributário e análises financeiras?
- Pesquise as opções na internet e peça recomendações de outros empresários para identificar os melhores prestadores de serviço
- Avalie a experiência e especialização da empresa de contabilidade digital, principalmente quanto ao uso da análise de dados na interpretação das informações contábeis e financeiras
- Analise as tecnologias e os softwares utilizados pelo escritório e busque referência do quanto são eficientes e precisos.
Lembre-se de que a escolha de um escritório de contabilidade digital é uma decisão importante para o sucesso da sua empresa.
Afinal, esse parceiro terá acesso a uma parte sensível do seu negócio: os dados contábeis e financeiros.
Contabilidade digital com inteligência de dados
Muito mais do que simplesmente ser digital, a contabilidade precisa acompanhar o ritmo de crescimento dos novos negócios, especialmente as empresas exponenciais.
Ao integrar a inteligência de dados à contabilidade por meio das ferramentas de Business Intelligence, a qualidade da informação alcança outro patamar.
Na Comece com o Pé Direito, empresa contábil especializada em startups e scale-ups, nosso time de especialistas desenvolveu dashboards visuais intuitivos sobre os principais aspectos do seu negócio, como:
- Evolução da receita e do lucro líquido
- Faturamento por região
- Controle de fluxo de caixa
- Análise da DRE vertical e horizontal
- Visualização de KPIs, como CAC, LTV, MRR e Ticket Médio
- Receita x despesas
- Cálculo do ponto de equilíbrio e margem de contribuição, entre outros.
O principal objetivo é facilitar a interpretação das informações contábeis e financeiras por meio de infográficos atualizados em tempo real.
Não se trata de atender às exigências regulatórias apenas.
A contabilidade digital e consultiva ajuda a projetar o futuro do seu negócio com base em dados sólidos e confiáveis.
Assim, você tem muito mais segurança para decisões importantes sobre os rumos do crescimento da sua startup.
Escritório de contabilidade digital para startups e empresas de TI
A contabilidade digital, como você pode ver, está moldando o futuro e isso tem tudo a ver com as startups e as empresas de tecnologia da informação.
A adoção de soluções digitais traz eficiência, precisão e acesso facilitado aos dados que, como sabemos, são ativos de alto valor para as organizações.
Embora haja desafios na transição, o potencial para melhorar a tomada de decisões e sustentar o crescimento das empresas é factível.
Portanto, se você precisa de uma contabilidade digital segura, confiável e que ofereça, além do básico, consultoria estratégica para crescer, venha para a Comece com o Pé Direito.
Aqui você tem:
- Abertura de empresa
- Contabilidade consultiva
- Soluções financeiras
- Business Intelligence
- Departamento pessoal e RH
- Due diligence para startups e investidores e muito mais.
Entendemos como ninguém o universo das startups, scale-ups e empresas digitais.
Agende um bate-papo com um de nossos especialistas e veja como podemos ajudar o seu negócio a decolar!