Sabia que o BPO de RH pode ajudar sua empresa a gerir com eficiência os recursos humanos e ainda reduzir custos e despesas?
A terceirização de atividades relacionadas à gestão de pessoas é uma alternativa viável, principalmente se sua startup estiver nas fases iniciais de desenvolvimento.
Afinal, pode ser que você ainda não tenha um organograma estruturado ou pessoas habilitadas a tomar conta do setor.
Se é o caso, descubra ao longo deste post o que o BPO de RH pode fazer pelo seu negócio.
O que é BPO no RH?
BPO no RH é a terceirização de serviços relacionados à gestão de recursos humanos.
A sigla é formada pela iniciais de Business Process Outsourcing, ou Terceirização de Processos de Negócios.
Empresas de diferentes tamanhos e segmentos adotam o BPO para diversas áreas, como RH, contábil, jurídica, administrativa e outras.
O objetivo é delegar a uma empresa especializada algumas atividades-meio para focar na atividade-fim, ou core business.
O BPO no RH segue o mesmo raciocínio.
Ao terceirizar algumas tarefas relacionadas à gestão de pessoas, o gestor enxuga gastos e ganha tempo para dedicar-se ao que realmente importa.
Como funciona o BPO em RH?
Ao adotar o BPO no RH, sua startup passa a contar com uma importante parceira na organização dos processos internos que demandam tempo e atenção.
Com a ajuda da tecnologia, todo o serviço pode ser feito de maneira remota e com informações compartilhadas em tempo real.
Aqui na Comece, assumimos tanto os processos da área de Recursos Humanos quanto do Departamento Pessoal.
É importante ressaltar que, apesar de lidar com pessoas e serem conceitualmente confundidos, DP e RH são setores diferentes.
O Departamento de Pessoal cuida de processos burocráticos rotineiros, como emissão de guias de INSS, FGTS, IRRF e folha de pagamento.
O setor de Recursos Humanos, por sua vez, trata efetivamente da gestão de pessoas, como contratação, demissão, treinamento, planejamento de férias, entre outras atividades.
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O que as empresas de BPO de RH fazem?
As empresas de BPO de RH oferecem pacotes de serviços que podem ser personalizados de acordo com a necessidade de cada cliente.
Como vimos, as atribuições de RH e Departamento Pessoal são diferentes, então vamos listar os principais serviços separados.
Principais serviços de BPO de RH
No âmbito do departamento de Recursos Humanos, que lida diretamente com a gestão de pessoas, uma empresa de BPO pode oferecer:
1. Admissão, rescisão e férias
Por meio de um plano personalizado, você pode terceirizar todo o processo de contratação, demissão e planejamento de férias a quem entende do assunto.
Dependendo da expertise da empresa contratada, pode entrar no pacote, inclusive, o processo de recrutamento e seleção.
2. Orientações técnicas
Empresas de BPO em RH também assessoram seus clientes, esclarecendo dúvidas e orientando-os a respeito da relação de trabalho entre o colaborador e a organização.
Muitas startups buscam diferentes meios de atrair pessoas-chave, usando, por exemplo, o partnership.
Até a contratação PJ pode ser considerada, desde que dentro das normas legais que não caracterizem a chamada “pejotização”.
3. People Analytics
Ao contratar o BPO em RH, sua startup pode contar com um processo eficiente de coleta e análise de dados para embasar melhor as decisões.
O people analytics tem exatamente essa função: mostrar um raio-X completo do setor, com indicadores e métricas que identificam padrões e tendências.
4. Agendamentos e controles
A terceirização pode incluir ainda agendamentos de exames laborais na medicina do trabalho, controle de ponto eletrônico, gestão de benefícios, entre outros serviços.
Com as soluções digitais à disposição, você pode integrar os sistemas de controle da sua startup ao sistema de gestão da empresa terceirizada, automatizando a comunicação de dados.
Os dados gerados nesse processo também podem alimentar o people analytics, do qual falamos no tópico anterior.
5. Tecnologia de ponta
Por fim, sua startup pode contar com tecnologia de última geração no gerenciamento dos processos de departamento pessoal e RH.
As plataformas de RH em nuvem, acessíveis de qualquer lugar e a qualquer hora, são um exemplo, desde que se observe o que determina a LGPD.
Principais serviços de BPO de Departamento de Pessoal
É possível terceirizar também os processos relacionados ao dia a dia do Departamento de Pessoal.
Em geral, são serviços rotineiros e burocráticos que envolvem, entre outros assuntos, a legislação trabalhista.
Confira a seguir.
1. Elaboração de folha de pagamento
O nível de complexidade da folha de pagamento varia basicamente em função da quantidade de colaboradores e das variáveis da folha.
Ao terceirizar essa função, é importante criar meios de transmitir, da maneira mais eficiente possível, todas as informações relacionadas ao funcionário durante o mês, como:
- Horas extras
- Faltas e atrasos
- Bonificações
- Remuneração variável, etc.
Para empresas que possuem ERP integrado ao sistema da empresa terceirizada, as informações podem ser compartilhadas até mesmo em tempo real.
2. Emissão de guias de FGTS, INSS e IRRF
As guias de FGTS, INSS e IRRF são emitidas após a geração de folha de pagamento em um processo que pode facilmente ser automatizado e integrado.
Além de cuidar da emissão, a terceirizada pode criar alertas e lembretes sobre prazos de pagamento para ajudá-lo a cumprir com os compromissos em tempo hábil.
Vale ressaltar que a perda de prazo resulta em juros e multas, o que não é bom para os negócios.
3. Rotinas do e-Social
Além de gerar a folha e as guias de tributos, uma empresa de BPO de RH cuida das obrigações acessórias do e-Social.
No total, são 15 compromissos fiscais, previdenciários e trabalhistas que devem ser preenchidos e enviados ao governo.
As obrigações acessórias têm como principal função comprovar que o contribuinte cumpriu com todas as obrigações principais (pagamento de tributos).
4. Acompanhamento de dissídios coletivos
Os dissídios coletivos são processos complexos e, por vezes, demorados que exigem acompanhamento – e as empresas de BPO de RH fazem isso.
Afinal, você como gestor precisa tomar medidas para garantir o cumprimento das normas e evitar riscos de passivos trabalhistas.
5. Acompanhamento das mudanças na legislação
Algo semelhante ocorre com as mudanças na legislação.
Um parceiro especialista no assunto tem meios para monitorar as mudanças que impactam seus clientes.
Ciente das atualizações, você evita ser pego de surpresa em eventuais fiscalizações sobre direitos dos colaboradores.
Vantagens da terceirização do RH
A principal vantagem do BPO de RH, assim como outros tipos de terceirização, é a redução de custos e despesas.
Mas o serviço também proporciona outros ganhos e conveniências, como os que listamos a seguir.
RH sob os cuidados de especialistas
Empresas de BPO de RH contam com estrutura e profissionais qualificados para prestar o melhor atendimento a seu cliente, sempre de acordo com as normas legais vigentes.
Redução de gastos
Ao adotar o BPO de RH, sua startup reduz custos e despesas com estrutura e pessoal dedicado exclusivamente à gestão de pessoas.
Principalmente nos estágios embrionários, trata-se de um gasto que não se justifica.
Menos demanda por espaço
Ao terceirizar parte ou todos os serviços de RH, sua empresa também otimiza espaço que, em última análise, reflete em redução de despesa.
Cabe mencionar que a maioria das empresas funcionam em imóveis alugados, mesmo que em estruturas de coworking.
Foco no core business
Com processos que tomam tempo aos cuidados de uma empresa especializada, você tem mais tempo para focar na atividade principal do seu negócio.
Isso faz muito sentido, não apenas com as demandas de RH e departamento de pessoal, mas com outras rotinas, como contabilidade, projetos de BI, etc.
Como contratar uma empresa de BPO de RH?
A gestão de processos relacionados aos Recursos Humanos é estratégico para a sua empresa, portanto, escolha com cuidado qual empresa de BPO contratar.
O primeiro passo é definir quais serviços você precisa.
Seu interesse é terceirizar todos os procedimentos relacionados ao RH ou apenas alguns?
Feito isso, siga os passos a seguir para acertar na escolha do parceiro ideal.
Avalie o know-how da empresa de BPO em RH
Você encontrará diversas empresas no mercado oferecendo terceirização, mas nem todas possuem capacitação técnica suficiente para prestar um serviço de qualidade.
Investigue o histórico da candidata, procure saber quem são os profissionais responsáveis pelo trabalho e se há uma boa reputação.
Avalie o suporte de atendimento
Prefira empresas que ofereçam um suporte de atendimento adequado às suas necessidades.
A candidata a assumir seu RH precisa dispor de equipe disponível para tirar dúvidas e canais de atendimento eficientes, como chat, telefone, e-mail, WhatsApp, entre outros.
Escolha um parceiro que seja estratégico
Por fim, escolha um parceiro que seja capaz de ajudar o seu negócio a decolar.
Nesse contexto, avalie outros serviços que a empresa de BPO de RH tem capacidade para oferecer, mesmo que, a princípio, você não necessite deles.
Pode ocorrer de, mais tarde, você precisar de consultorias estratégicas que serão úteis no processo de tomada de decisão.
E então, o que achou deste artigo?
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