Tornar-se paperless é o caminho para avançar na transformação digital e deixar a papelada para trás.
Nesse modelo de gestão, os papéis são substituídos pela tecnologia em nome da produtividade, eficiência e sustentabilidade da empresa.
Mais do que parar de imprimir e arquivar documentos, é preciso repensar os processos do negócio, envolver colaboradores e adotar uma cultura realmente digital.
Vamos explicar melhor o que significa paperless, quais as vantagens e por que essa ideia é tão importante na economia atual.
Siga a leitura e entenda como funciona um negócio sem papel.
O que é paperless
Paperless é um termo em inglês que significa “sem papel” e caracteriza escritórios que eliminaram ou reduziram drasticamente o uso de papel.
O conceito surgiu na década de 1970, junto com a popularização dos computadores, que inspiraram as primeiras visões de um escritório 100% digital.
Na época, ainda era muito difícil imaginar uma empresa sem papel, mas hoje é perfeitamente possível — e preferível — substituir os documentos impressos por arquivos digitais.
Enquanto o escritório tradicional utiliza inúmeras folhas de papel sulfite, blocos de anotações, post-its, envelopes, pastas, fichas e o famoso arquivo físico, o escritório sem papel requer apenas uma rede de computadores e uma conexão à internet para organizar todas as suas informações.
Dessa forma, a empresa paperless acaba com a papelada e investe em uma infraestrutura de TI (Tecnologia da Informação) para tornar sua gestão mais ágil, eficiente e sustentável.
Origem do conceito paperless
O termo “paperless” foi usado pela primeira vez em 1975, em um artigo publicado na revista Business Week intitulado “O Escritório do Futuro”, conforme dados divulgados pela Expex.
O texto foi escrito pelo CEO da Xerox na época e previa que em 1995 seria possível acessar documentos pela tela do computador apertando um botão, tornando o papel desnecessário.
Porém, a previsão demorou mais do que o esperado para se concretizar, pois nos anos seguintes o uso de papel aumentou drasticamente nas empresas, devido à evolução das impressoras e copiadoras.
Essa fase durou até os anos 2000, quando as gerações do novo milênio começaram a substituir definitivamente os documentos impressos pelos digitais e inaugurar a “era paperless” no mundo dos negócios.
Além do avanço tecnológico, a conscientização a respeito dos problemas ambientais também ajudou a eliminar o uso do papel, que é conhecido por gerar impactos nas florestas durante seu processo de produção.
Principais vantagens de ser uma empresa paperless
O modelo paperless traz inúmeras vantagens para as empresas e já está consolidado na maioria dos setores econômicos.
Confira alguns benefícios em abolir o papel.
Aumento da performance
Uma das principais vantagens de adotar o conceito paperless é o aumento da performance em todas as áreas da organização.
Enquanto os papéis ocupam espaço, tomam tempo e nem sempre estão acessíveis quando se precisa deles, os arquivos digitais são facilmente organizados e podem ser acessados instantaneamente pelos colaboradores.
Além disso, os softwares automatizam várias tarefas do dia a dia, poupando tempo das equipes e tornando as rotinas mais ágeis.
Dessa forma, a produtividade aumenta e a empresa tem resultados melhores, graças à agilidade da tecnologia.
Redução de custos
Os gastos com papéis, suprimentos para impressão e manutenção de impressoras são automaticamente eliminados no escritório sem papel.
Além disso, o modelo paperless gera economia com armazenamento, já que não é mais preciso ter um arquivo enorme com todos os documentos da empresa impressos — especialmente os documentos fiscais, que precisam ser guardados por cinco anos.
Mais segurança
Os documentos em papel são vulneráveis à ação do tempo, ao risco de perda e danos, e também a eventos como incêndios, inundações, assaltos.
Já os arquivos digitais podem ser armazenados e criptografados na nuvem, e os backups são feitos constantemente para garantir a segurança dos documentos.
Sustentabilidade
O Brasil produziu 920 mil toneladas de papel em 2019, segundo dados da Indústria Brasileira de Árvores (Ibá) publicados no Valor Econômico.
Embora o material seja produzido a partir de madeira de reflorestamento, ainda há um impacto ambiental preocupante por causa do alto consumo de água e danos ao solo.
Considerando que a produção de 1 kg de papel consome 540 litros de água, segundo dados do Instituto Akatu publicados no site do TRT da 17ª região, dá para imaginar o quanto do recurso pode ser economizado com a redução do uso do papel.
Por isso, cada vez mais empresas se tornam paperless para seguir um caminho mais sustentável e melhorar sua responsabilidade socioambiental.
Como se tornar paperless
A migração para o paperless não depende apenas da eliminação do papel e implementação de tecnologias, mas também de uma mudança cultural dentro da empresa.
Para se tornar um escritório sem papel, é preciso:
- Ter uma infraestrutura de TI adequada ao porte da empresa, com servidores próprios, uma rede corporativa eficiente e uma equipe dedicada (ou terceirizar o TI para reduzir custos)
- Utilizar softwares e ferramentas compatíveis com a atividade da empresa e que possuam todos os recursos necessários à gestão e armazenamento de arquivos
- Oferecer treinamento aos colaboradores para garantir o domínio das tecnologias utilizadas
- Promover uma cultura alinhada à transformação digital e estruturar processos com base na tecnologia
- Utilizar soluções em nuvem (cloud computing) para aumentar a segurança e reduzir custos.
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