O que é paperless e como essa ideia dominou o mundo dos negócios

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Tornar-se paperless é o caminho para avançar na transformação digital e deixar a papelada para trás.

Nesse modelo de gestão, os papéis são substituídos pela tecnologia em nome da produtividade, eficiência e sustentabilidade da empresa. 

Mais do que parar de imprimir e arquivar documentos, é preciso repensar os processos do negócio, envolver colaboradores e adotar uma cultura realmente digital. 

Vamos explicar melhor o que significa paperless, quais as vantagens e por que essa ideia é tão importante na economia atual.

Siga a leitura e entenda como funciona um negócio sem papel. 

O que é paperless

Paperless é um termo em inglês que significa “sem papel” e caracteriza escritórios que eliminaram ou reduziram drasticamente o uso de papel.

O conceito surgiu na década de 1970, junto com a popularização dos computadores, que inspiraram as primeiras visões de um escritório 100% digital. 

Na época, ainda era muito difícil imaginar uma empresa sem papel, mas hoje é perfeitamente possível — e preferível — substituir os documentos impressos por arquivos digitais.

Enquanto o escritório tradicional utiliza inúmeras folhas de papel sulfite, blocos de anotações, post-its, envelopes, pastas, fichas e o famoso arquivo físico, o escritório sem papel requer apenas uma rede de computadores e uma conexão à internet para organizar todas as suas informações.

Dessa forma, a empresa paperless acaba com a papelada e investe em uma infraestrutura de TI (Tecnologia da Informação) para tornar sua gestão mais ágil, eficiente e sustentável

Origem do conceito paperless

O termo “paperless” foi usado pela primeira vez em 1975, em um artigo publicado na revista Business Week intitulado “O Escritório do Futuro”, conforme dados divulgados pela Expex. 

O texto foi escrito pelo CEO da Xerox na época e previa que em 1995 seria possível acessar documentos pela tela do computador apertando um botão, tornando o papel desnecessário. 

Porém, a previsão demorou mais do que o esperado para se concretizar, pois nos anos seguintes o uso de papel aumentou drasticamente nas empresas, devido à evolução das impressoras e copiadoras. 

Essa fase durou até os anos 2000, quando as gerações do novo milênio começaram a substituir definitivamente os documentos impressos pelos digitais e inaugurar a “era paperless” no mundo dos negócios. 

Além do avanço tecnológico, a conscientização a respeito dos problemas ambientais também ajudou a eliminar o uso do papel, que é conhecido por gerar impactos nas florestas durante seu processo de produção. 

Principais vantagens de ser uma empresa paperless

O modelo paperless traz inúmeras vantagens para as empresas e já está consolidado na maioria dos setores econômicos.

Confira alguns benefícios em abolir o papel.

Aumento da performance

Uma das principais vantagens de adotar o conceito paperless é o aumento da performance em todas as áreas da organização. 

Enquanto os papéis ocupam espaço, tomam tempo e nem sempre estão acessíveis quando se precisa deles, os arquivos digitais são facilmente organizados e podem ser acessados instantaneamente pelos colaboradores.

Além disso, os softwares automatizam várias tarefas do dia a dia, poupando tempo das equipes e tornando as rotinas mais ágeis. 

Dessa forma, a produtividade aumenta e a empresa tem resultados melhores, graças à agilidade da tecnologia. 

Redução de custos

Os gastos com papéis, suprimentos para impressão e manutenção de impressoras são automaticamente eliminados no escritório sem papel.

Além disso, o modelo paperless gera economia com armazenamento, já que não é mais preciso ter um arquivo enorme com todos os documentos da empresa impressos — especialmente os documentos fiscais, que precisam ser guardados por cinco anos.

Mais segurança

Os documentos em papel são vulneráveis à ação do tempo, ao risco de perda e danos, e  também a eventos como incêndios, inundações, assaltos.

Já os arquivos digitais podem ser armazenados e criptografados na nuvem, e os backups são feitos constantemente para garantir a segurança dos documentos. 

Sustentabilidade

O Brasil produziu  920 mil toneladas de papel em 2019, segundo dados da Indústria Brasileira de Árvores (Ibá) publicados no Valor Econômico. 

Embora o material seja produzido a partir de madeira de reflorestamento, ainda há um impacto ambiental preocupante por causa do alto consumo de água e danos ao solo. 

Considerando que a produção de 1 kg de papel consome 540 litros de água, segundo dados do Instituto Akatu publicados no site do TRT da 17ª região, dá para imaginar o quanto do recurso pode ser economizado com a redução do uso do papel. 

Por isso, cada vez mais empresas se tornam paperless para seguir um caminho mais sustentável e melhorar sua responsabilidade socioambiental. 

Como se tornar paperless

A migração para o paperless não depende apenas da eliminação do papel e implementação de tecnologias, mas também de uma mudança cultural dentro da empresa.

Para se tornar um escritório sem papel, é preciso:

  • Ter uma infraestrutura de TI adequada ao porte da empresa, com servidores próprios, uma rede corporativa eficiente e uma equipe dedicada (ou terceirizar o TI para reduzir custos)
  • Utilizar softwares e ferramentas compatíveis com a atividade da empresa e que possuam todos os recursos necessários à gestão e armazenamento de arquivos
  • Oferecer treinamento aos colaboradores para garantir o domínio das tecnologias utilizadas
  • Promover uma cultura alinhada à transformação digital e estruturar processos com base na tecnologia
  • Utilizar soluções em nuvem (cloud computing) para aumentar a segurança e reduzir custos.

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