Entenda o que é SPED contábil e como funciona essa obrigação

Um bom empreendedor sempre vai buscar as melhores soluções para a sua empresa, devendo focar, principalmente, em otimizar a gestão contábil do seu negócio. Sendo assim, é necessário estar totalmente atento às soluções tecnológicas para driblar os desafios de um negócio e agilizar processos, tornando-os mais eficazes. 

 

Hoje, neste artigo, vamos falar sobre o SPED contábil, um instrumento que tem como objetivo principal agilizar, simplificar e padronizar a entrega de documentos contábeis e o pagamento de contribuições, além de tornar os processos da empresa mais rápidos e eficientes e deixá-la em dia com as obrigações fiscais. 

 

Você sabia que o SPED é uma obrigação para muitas pessoas jurídicas no Brasil? Quer saber mais sobre o SPED e entender a importância desse instrumento? Continue a leitura deste artigo e entenda os pontos mais importantes do assunto, o que é imprescindível para o sucesso da sua empresa, e se você tem a obrigatoriedade de passar por essa transformação digital



O que é SPED contábil?

 

SPED é a sigla referente à Sistema Público de Escrituração Digital e pertence ao Programa de Aceleração do Crescimento do Governo Federal (PAC 2007-2010), um programa de desenvolvimento que tem como objetivo principal a promoção da aceleração do crescimento econômico no Brasil, incluindo o aumento de oportunidades de emprego e a melhoria das condições de vida da população brasileira. 

 

O instrumento faz parte do Projeto de Modernização da Administração Tributária e Aduaneira (PMATA) e torna obrigatória uma transformação digital: dados que antes eram enviados fisicamente, em papel, agora devem ser transmitidos em formato digital para a Receita Federal. 

 

O SPED é uma ferramenta que unifica as atividades de recepção, validação, armazenamento e autenticação de livros e documentos que integram a escrituração contábil e fiscal dos empresários e das pessoas jurídicas, inclusive imunes ou isentas, mediante fluxo único, computadorizado, de informações. 

 

Ele possui parceria, na construção do projeto, com diversas instituições como órgãos públicos, conselhos de classe, associações e entidades civis. Entre elas, estão:

- Associação Brasileira das Secretarias de Finanças das Capitais - ABRASF

- Banco Central do Brasil - BACEN

- Comissão de Valores Mobiliários - CVM

- Departamento Nacional de Registro de Comércio - DNRC

- Encontro Nacional dos Coordenadores e Administradores Tributários Estaduais - ENCAT

- Secretaria da Receita Federal do Brasil - RFB

- Secretarias de Fazenda, Finanças, Receita ou Tributação dos Estados e do Distrito Federal

- Superintendência da Zona Franca de Manaus - SUFRAMA

- Superintendência de Seguros Privados - SUSEP

- Encontro Nacional dos Coordenadores e Administradores Tributários Estaduais - ENCAT

- Agência Nacional de Transportes Terrestres - ANTT

- Associação Brasileira das Companhias Abertas - ABRASCA

- Associação Brasileira das Empresas de Cartões de Crédito e Serviço - ABECS

- Associação Brasileira de Bancos - ABBC

- Ambev

- Banco do Brasil S.A.

- Brasil Veículos Companhia de Seguros

- Caixa Econômica Federal

- Cervejarias Kaiser Brasil S.A. - FEMSA

- Cia. Ultragaz S.A.

- Disal - Administradora de Consórcios Ltda - Grupo Assobrav

- Eurofarma Laboratórios Ltda.

- FIAT Automóveis S.A.

- Ford Motor Company Brasil Ltda.

- General Motors do Brasil Ltda.

- Gerdau Aços Longos S.A.

- Petróleo Brasileiro S.A.

- Pirelli Pneus S.A.

- Redecard S.A.

- Robert Bosch

 

- Sadia S.A.

Um dos grandes benefícios dessa mudança é a dinamização e automatização do trabalho do profissional de contabilidade que poderão usar assinatura digital com certificação digital no padrão ICP-Brasil. 

 

O Sistema Público de Escrituração Digital possui sete subsistemas, são eles:

- Escrituração Contábil Digital – ECD;

- Escrituração Fiscal Digital – EFD;

- Nota Fiscal Eletrônica – NF-e;

- Nota Fiscal de Serviços Eletrônica – NFS-e;

- Conhecimento de Transporte Eletrônico – CT-e;

- Central de balanços;

 

- Livro Eletrônico de Escrituração e Apuração do Imposto sobre a Renda e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido da Pessoa Jurídica Tributada pelo Lucro Real (E-Lalur).

 

Como funciona essa nova medida?

 

Devido aos inúmeros avanços tecnológicos que estão acontecendo no mundo nos últimos anos, todas as empresas e pessoas - em geral - precisam se adaptar e aproveitar a tecnologia para se reinventar, independente da área de atuação. Tendo em vista o cenário atual, o Governo e a Receita Federal passaram a estabelecer métodos mais práticos para atender às demandas da área de contabilidade: o Sistema Público de Escrituração Digital. 

 

O SPED foi instituído pelo Decreto nº 6.022/2007 e depois revogado, sendo substituído pela Instrução Normativa RFB 1.420/2013.

 

Antes da nova regra, o contador enviava todos os documentos para a Junta Comercial por meio da transmissão da Escrituração Contábil Digital (ECD), o que, em alguns estados do país, chegava a demorar até três meses. A nova medida é um avanço na forma como os processos são realizados, o que representa e oferece uma maior agilidade e desburocratização na transmissão e análise dos livros contábeis. A partir de agora, a autenticação desses documentos contábeis digitais passa a ser feita através do recibo de entrega emitido pelo SPED.

 

Entenda a Escrituração Contábil Digital (ECD)

 

A Escrituração Contábil Digital é a parte do SPED responsável pela, como o nome mesmo já diz, escrituração digital. Ou seja, o que antes era enviado através de papéis, e podia demorar até três meses, hoje será transmitido digitalmente através da ECD, de maneira muito mais rápida. 

 

Na Escrituração Contábil Digital, devem ser entregues, digitalizados, os seguintes materiais:

- Livro diário e seus auxiliares, se houver;

- Livro razão e seus auxiliares, se houver;

- Livro Balancetes Diários, Balanços e fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos neles transcritos.

 

 

A Escrituração Fiscal Digital (EFD)

 

A EFD é uma parte do SPED de uso obrigatório para todos aqueles que contribuem com o ICMS ou com o IPI. Essa Escrituração consiste em um arquivo digital, em que o contribuinte pode registrar todos os seus documentos e informações fiscais, principalmente aqueles relacionados aos demonstrativos da apuração dos tributos. 

 

Esse contribuinte deve armazenar o arquivo digital da EFD, assim como os documentos fiscais que foram usados de base para a escrituração, com a forma e prazos estabelecidos, para a guarda de documentos fiscais na legislação tributária, atentando-se aos requisitos de autenticidade e segurança previstos em tal legislação. 

 

A EFD deve ser feita mensalmente, e substitui a escrituração e impressão dos seguintes documentos:

 

- Livro Registro de Entradas;

- Livro Registro de Saídas;

- Livro Registro de Inventário;

- Livro Registro de Apuração do IPI;

- Livro Registro de Apuração do ICMS;

- Documento Controle de Crédito de ICMS do Ativo Permanente - CIAP;

 

- Livro Registro de Controle da Produção e do Estoque.

 

Quais benefícios o SPED contábil vai trazer para a sua empresa?

 

O processo do registro das informações contábeis oficiais se tornou mais ágil, uma vez que a entrega digital das informações são autenticadas no ato da entrega, enquanto a tramitação para autenticação dos livros impressos poderia demorar até três meses para ser realizada.

 

O SPED contábil é um meio eletrônico que o governo adotou para reunir todas as informações da gestão financeira, contábil e tributária de uma empresa. Podemos citar como alguns dos benefícios que o SPED contábil traz para a gestão empresarial:

 

- Reduzir custos ao dispensar a emissão e o armazenamento de documentos em papel, principalmente dos livros;

- Reduzir custos ao racionalizar e simplificar as obrigações acessórias;

- Uniformizar as informações que os contribuintes prestam às unidades federadas (municipal, estadual e federal);

- Reduzir as chances de envolvimento involuntário em práticas fraudulentas;

- Conferir rapidez no acesso às informações, o que facilita a compliance e a gestão;

- Facilitar o cruzamento de dados, devido à padronização na forma do envio das informações;

- Possibilitar a troca de informações entre os próprios contribuintes, uma vez que há um modelo padrão fornecido pelo SPED;

- Reduzir os custos administrativos;

- Melhorar a qualidade da informação;

- Possibilitar o cruzamento de dados contábeis e fiscais;

 

- Disponibilizar cópias autênticas e válidas da escrituração para usos distintos e concomitantes.

 

Gestão tributária

Uma das informações empresariais reunidas no Sistema Público de Escrituração Digital é a tributária, mas algumas companhias ainda não entendem a necessidade de uma boa gestão tributária dentro da empresa. 

 

A gestão tributária nada mais é do que o processo de gerenciamento do aspecto tributário nas empresas, visando ter o controle das operações que tenham relação direta com os tributos. Essa gestão permite uma mensuração da incidência dos custos no seu fator gerador dos tributos dentro de cada setor da instituição, desde a compra de produtos para revenda, até produtos para uso e consumo, bem como insumos da matéria prima na industrialização, claro, dependendo de cada atividade econômica. 

 

Esse planejamento tributário vem através da chamada elisão fiscal que, normalmente, os empresários ou administradores se baseiam para tocar seus negócios, isso tudo com o intuito de adotar meios e medidas para diminuição da carga tributária brasileira.

 

A gestão tributária é muito importante, pois está relacionada, diretamente, com o custo operacional da empresa. E, mesmo que ela seja uma tarefa muito complexa e que exija pessoas extremamente qualificadas, é necessário prestar bastante atenção a todas as leis, decretos, instruções normativas e portarias, visto que a sua atualização se dá continuamente.

 

É imprescindível dispensá-la dos planos da instituição, já que todo empresário visa continuidade de seus negócios. A redução nos custos e despesas da carga tributária gera um diferencial em relação à concorrência, e, ocorrendo isso, o sucesso do negócio aumenta de forma significativa. 

 

O ideal, para essa gestão, é que ela seja feita por um profissional da área, para obter mais êxito no processo tributário, que está relacionado com diversos setores da empresa. A colaboração de um assessor contábil, por exemplo, irá reduzir, e muito, o risco do negócio pagar mais tributos, o que pode ocorrer equivocadamente caso haja uma má interpretação, bem como utilização de redução em sua base de cálculo indevidamente. Junto a isso, existe as informações enviadas ao fisco, que precisam estar com sua veracidade e serem fidedignas. 

 

Quais empresas precisam fazer a digitalização?

 

Segundo o Art. 3º da Instrução Normativa RFB nº 1.420/2013, estão obrigadas a adotar a ECD, em relação aos fatos contábeis ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2014:

- As pessoas jurídicas sujeitas à tributação do Imposto sobre a Renda com base no lucro real;

- As pessoas jurídicas tributadas com base no lucro presumido, que distribuírem, a título de lucros, sem incidência do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (IRRF), parcela dos lucros ou dividendos superior ao valor da base de cálculo do Imposto, diminuída de todos os impostos e contribuições a que estiver sujeita;

- As pessoas jurídicas imunes e isentas que, em relação aos fatos ocorridos no ano calendário, tenham sido obrigadas à apresentação da Escrituração Fiscal Digital das Contribuições, nos termos da Instrução Normativa RFB nº 1.252, de 1º de março de 2012;

- As Sociedades em Conta de Participação (SCP), como livros auxiliares do sócio ostensivo.

 

Em relação aos fatos contábeis ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2016:

 

  • As pessoas jurídicas imunes e isentas obrigadas a manter escrituração contábil, nos termos da alínea “c” do § 2º do art. 12 e do § 3º do art. 15, ambos da Lei nº 9.532, de 10 de dezembro de 1997, que no ano-calendário, ou proporcional ao período a que se refere:

- apurarem Contribuição para o PIS/Pasep, Cofins, Contribuição Previdenciária incidente sobre a Receita de que tratam os arts. 7º a 9º da Lei nº 12.546, de 14 de dezembro de 2011, e a Contribuição incidente sobre a Folha de Salários, cuja soma seja superior a R$ 10.000,00 (dez mil reais); ou

 

- auferirem receitas, doações, incentivos, subvenções, contribuições, auxílios, convênios e ingressos assemelhados, cuja soma seja superior a R$ 1.200.000,00 (um milhão e duzentos mil reais).

 

A obrigatoriedade não se aplica a:

-  I - às pessoas jurídicas optantes pelo Regime Especial Unificado de Arrecadação de Tributos e Contribuições devidos pelas Microempresas e Empresas de Pequeno Porte (Simples Nacional), de que trata a Lei Complementar nº 123, de 14 de dezembro de 2006;

- II - aos órgãos públicos, às autarquias e às fundações públicas; 

 

- III - às pessoas jurídicas inativas de que trata a Instrução Normativa RFB nº 1.536, de 22 de dezembro de 2014.

 

Qual é o prazo de entrega do SPED Contábil?

  O prazo de entrega foi fixado pelo Art. 5º da Instrução Normativa RFB nº 1.420/2013, reproduzido abaixo:

 

Art. 5º A ECD será transmitida anualmente ao Sped até o último dia útil do mês de maio do ano seguinte ao ano-calendário a que se refira a escrituração.

§ 1º Nos casos de extinção, cisão parcial, cisão total, fusão ou incorporação, a ECD deverá ser entregue pelas pessoas jurídicas extintas, cindidas, fusionadas, incorporadas e incorporadoras até o último dia útil do mês subsequente ao do evento;

§ 2º O prazo para entrega da ECD será encerrado às 23h59min59s (vinte e três horas, cinquenta e nove minutos e cinquenta e nove segundos), horário de Brasília, do dia fixado para entrega da escrituração;

§ 3º A obrigatoriedade de entrega da ECD, na forma prevista no § 1º, não se aplica à incorporadora, nos casos em que as pessoas jurídicas, incorporadora e incorporada, estejam sob o mesmo controle societário desde o ano-calendário anterior ao do evento;

§ 4º Nos casos de extinção, cisão parcial, cisão total, fusão ou incorporação, ocorridos de janeiro a abril do ano da entrega da ECD para situações normais, o prazo de que trata o § 1º será até o último dia útil do mês de maio do referido ano;

 

§ 5º Nos casos de extinção, cisão parcial, cisão total, fusão ou incorporação, ocorridos de janeiro a dezembro de 2014, o prazo de que trata o § 1º será até o último dia útil do mês de junho de 2015.

 

Por que preciso do contador para enviar o SPED contábil?

 

Todas as empresas devem estar em dia com suas atribuições junto a esfera pública. O Sistema Público de Escrituração Digital valida a legalidade das informações enviadas pelo contador. Ao integrar a escrituração digital com a emissão de notas fiscais, etapas são encurtadas e, devido aos mecanismos de autenticação e sua estrutura em geral, estimula-se a regularidade dos registros, evitando negligências, inconsistências ou fraudes por partes das empresas, uma vez que os arquivos passam por protocolos e revisões e a empresa pode receber sanções caso cometa irregularidades.

 

O Sped Fiscal deve ser enviado como arquivo digitalizado, que precisa ser submetido ao Programa Validador e Assinador (PVA), fornecido pelo próprio Sistema. Após a verificação, o documento precisa ser assinado utilizando uma certificação emitida pelo contador, pois ele é o responsável pelas informações enviadas no ECD e uma das premissas para o envio do SPED é a assinatura digital desse profissional.

 

A assinatura digital também pode ser chamada de certificado digital. Ela tem validade jurídica, o que garante a proteção de todas as transações digitais que forem realizadas. 




O que acontece caso o SPED não seja entregue?

 

Os prazos não são prorrogáveis sob nenhuma circunstância e todos os dados devem ser revisados e autenticados para envio. As sanções sofridas por aqueles que negligenciarem a entrega na data adequada estão divididas por categorias, de acordo com a Lei 13.670/18:

- 0,5% da receita bruta da pessoa jurídica no período que se refere aos registros requeridos em caso de atraso e irregularidades;

- 1% do valor da receita bruta para aqueles que se omitirem ou emitirem informações incorretas deliberadamente;

 

- 0,02% por dia de atraso, limitado a 1% da receita do período.

 

A nova lei oferece descontos nas multas, mas somente na seguinte circunstância:

 

- Redução de 50% da multa caso a entrega seja feita antes de qualquer procedimento de ofício ou intimação. Reconhecendo e reparando os erros nos envios, ou até mesmo enviando com atraso mas antes de intimações da Receita, será possível ter essa isenção

 

No ano de 2016, mais de 676 mil empresas ao redor do Brasil já haviam entregue seus respectivos SPED. Mas e como está a situação do seu negócio? Você está em dia com as suas obrigações? 

 

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