A prestação de contas é um dos fatores-chave para o sucesso de um negócio inovador, especialmente quando envolve dinheiro de investidores.
Não por acaso, faz parte dos pilares que sustentam a governança corporativa de empresas e organizações, inclusive startups.
Seu propósito é apresentar, de forma clara e detalhada, como a empresa usa os recursos a ela confiados, demonstrando transparência e compromisso com os stakeholders.
Neste artigo, você vai entender o que é prestação de contas, a importância nas empresas e por que realizá-la, especialmente dentro do ecossistema da inovação.
Siga a leitura!
O que é prestação de contas?
A prestação de contas é um dos princípios da governança corporativa cuja função é demonstrar como os recursos, sejam eles financeiros, materiais ou humanos, são usados pela organização.
Essa demonstração pode ser feita de diferentes maneiras.
Uma delas é por meio dos relatórios contábeis obrigatórios, de acordo com as normas e boas práticas exigidas por órgãos de controle, como a CVM.
A outra é por meio de relatórios gerenciais, incluindo gráficos, tabelas e outros materiais de apoio produzidos, por exemplo, com o apoio da inteligência de dados.
A escolha do método mais adequado depende do público-alvo: acionistas, investidores, clientes, fornecedores, colaboradores, órgãos reguladores, etc.
O importante é que o documento contenha informações precisas e completas sobre as receitas e despesas, os investimentos realizados, os resultados alcançados e os desafios enfrentados.
Qual a importância da prestação de contas nas empresas?
Para algumas empresas, a prestação de contas é obrigatória e precisa seguir determinados ritos e protocolos que padronizam o processo.
É o caso, por exemplo, das empresas que optam pelo Lucro Real como regime de tributação ou têm ações negociadas na bolsa de valores.
Em outras situações, não há uma obrigação legal de prestar contas, como nos casos das empresas individuais que integram regimes simplificados de tributação.
Mesmo assim pode ser de grande valia fazê-la.
Afinal, uma empresa que se preocupa em prestar contas reforça valores como:
- Transparência
- Responsabilidade
- Eficiência.
Quais empresas são obrigadas a prestar contas?
A prestação de contas é obrigatória para diversos tipos de empresas, como as sociedades por ações ou sociedades limitadas com dois sócios ou mais.
Essa prestação pode ser pública ou privada.
No caso de empresas de capital aberto, as demonstrações precisam ser publicadas conforme determinação dos órgãos reguladores, levando em conta que as ações são negociadas livremente entre os investidores.
As demonstrações financeiras e relatórios, em geral, são divulgados trimestralmente, seguindo as regulamentações da Comissão de Valores Mobiliários (CVM).
No caso das empresas de capital fechado, como as LTDAs, a prestação de contas ocorre em ambiente privado, ou seja, os demonstrativos e balanço não precisam ser publicados no site de RI.
Sobre essas empresas, o Art. 1.020 do Código Civil diz o seguinte:
“Os administradores são obrigados a prestar aos sócios contas justificadas de sua administração e apresentar-lhes o inventário anualmente, bem como o balanço patrimonial e o de resultado econômico.”
A exceção, nesse caso, são as empresas individuais, em que o sócio é o próprio administrador.
Se a totalidade do capital social pertence a ele mesmo, o Art. 1.020 do Código Civil não se aplica — a menos que a empresa seja administrada por outra pessoa.
Além das empresas mercantis, outras organizações, como cooperativas e entidades do terceiro setor que lidam com recursos públicos, também precisam prestar contas de suas atividades.
Por que prestar contas mesmo se a empresa não for obrigada?
Como vimos, nem toda empresa é obrigada por lei a prestar contas, como no caso das empresas individuais.
Mesmo assim, vale a pena adotar a prática como forma de implementar a governança de forma plena em seu negócio.
Afinal, mesmo que você seja o único dono da empresa, pode ser que tenha interesse em captar recursos de investidores ou contratar empréstimos e financiamentos para investir em crescimento.
Nesse contexto, a prestação de contas fortalece os laços de confiança, o que pode resultar em melhores oportunidades de negócio e de acesso ao capital.
Além disso, a prestação de contas demonstra compromisso com a transparência e responsabilidade corporativa, fatores cada vez mais valorizados pelos consumidores e pela sociedade em geral.
Portanto, mesmo que sua empresa não seja obrigada a prestar contas por lei, é recomendável fazê-la, afinal, uma empresa que presta contas demonstra:
- Comprometimento com a transparência, algo fundamental na construção de relacionamentos sólidos com sócios, colaboradores, clientes e outros stakeholders
- Responsabilidade em reportar informações de forma tempestiva, o que pode ajudar na atração de investimentos e oportunidades de negócios
- Interesse em crescer do jeito certo, evitando problemas que possam prejudicar a imagem e a reputação da empresa em momentos futuros.
Caso seu negócio seja uma startup, em algum momento a prestação de contas se tornará obrigatória — sobretudo se houver capital de investidores.
Se a prática de prestar contas já fizer parte do processo de gestão, tudo ficará mais fácil.
Quais informações constam na prestação de contas?
As informações contidas em relatórios e demonstrativos de prestação de contas podem variar conforme o contexto, mas, em geral, consistem em dados financeiros e operacionais.
Os relatórios mais usuais (e, por vezes, obrigatórios) são:
- Balanço Patrimonial: apresenta os ativos, passivos e patrimônio líquido da empresa em um determinado período
- Demonstração de Resultados de Exercício: evidencia a receita, despesas e lucro líquido da empresa durante um período específico
- Demonstração de Fluxo de Caixa: indica as entradas e saídas de dinheiro da empresa ao longo de determinada janela de tempo
- Notas Explicativas: fornecem detalhes adicionais sobre as políticas contábeis, eventos subsequentes e outras informações relevantes.
A divulgação de resultados de empresas de capital aberto, por exemplo, geralmente é composta pelos relatórios citados acima.
Nada impede, no entanto, que você crie relatórios gerenciais personalizados, com gráficos, linha do tempo e estratégias ESG, usando uma linguagem mais adequada ao tipo de público que pretende atingir.
A base de informações continuam as mesmas: os demonstrativos contábeis e financeiros do negócio.
A maneira de comunicar isso, no entanto, pode ser diferente, de forma a garantir que a mensagem seja, de fato, assimilada.
Como fazer prestação de contas?
O processo de prestação de contas pode variar de acordo com o porte, regime tributário, setor de atuação e estrutura da empresa.
Uma startup em fase de ideação, por exemplo, pode elaborar relatórios gerenciais com um nível maior de flexibilidade.
Uma empresa multinacional, por outro lado, precisa prestar contas com base em padrões contábeis exigidos pelos órgãos reguladores.
De toda forma, as etapas a serem cumpridas podem ser descritas da seguinte maneira:
1. Escrituração e coleta de dados
O primeiro passo para elaborar os relatórios e demonstrativos de prestação de contas é reunir todas as informações financeiras e operacionais da empresa.
A principal fonte de dados é a própria escrituração contábil, processo responsável por registrar todos os fatos contábeis da organização.
Caso você tenha à disposição ferramentas de análise de dados, pode usar também os relatórios de BI.
2. Preparação dos relatórios
Com os dados reunidos, o passo seguinte é a elaboração dos relatórios financeiros.
Além do balanço patrimonial, demonstração de resultados e demonstração de fluxo de caixa, você pode apresentar também relatórios gerenciais.
Uma dica é criar ilustrações por meio de gráficos e outros recursos visuais que ressaltem as informações mais relevantes, sempre pensando no público-alvo.
3. Revisão e auditoria
Antes de proceder a prestação de contas, é importante revisar os relatórios internamente ou contratar um auditor independente para verificar a precisão e a conformidade das informações.
Dependendo do caso, pode ser que sua empresa precise ajustar os demonstrativos aos padrões internacionais de contabilidade.
Além do mais, uma visão externa e descontaminada pode identificar erros e inconsistências que passam despercebidos aos olhos de quem está dentro do processo.
4. Divulgação e comunicação
Com os demonstrativos de prestação de contas concluídos e revisados, você pode finalmente divulgá-los, seja por meio de publicação online, envio por e-mail ou apresentação em reuniões.
No caso da prestação de contas ao Fisco, também conhecidas como obrigações acessórias, vale destacar que há datas a serem cumpridas.
A entrega fora do prazo pode resultar em multas, juros e outros prejuízos para o seu negócio.
Prestação de contas em startups
Para startups, a prestação de contas é especialmente importante porque são negócios criados para escalar.
E o accountability, como vimos, faz parte dos pilares da boa governança.
Considerando as quatro fases de uma startup (ideação, validação, tração e escala), podemos considerar que a prestação de contas ganha mais evidência da tração em diante.
A partir dessa etapa, o negócio começa a atrair dinheiro de investidores e precisa estabelecer pelo menos um comitê responsável por prestar contas periódicas.
Ao adotar uma abordagem transparente e responsável, sua startup ganha a confiança do mercado e fortalece as bases para o crescimento sustentável.
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