Sabia que o BPO de folha de pagamento pode otimizar e dar muito mais fluidez ao seu departamento de RH?
Mesmo que seu negócio já tenha alcançado a escalabilidade e tenha um departamento estruturado, a terceirização pode fazer parte desse contexto.
Afinal, o BPO de folha de pagamento tem potencial para ajudar sua empresa a executar com precisão rotinas trabalhistas complexas, sem dor de cabeça e perda de tempo.
Quer ver como funciona?
Então, continue a leitura e descubra o que é BPO de folha de pagamento, como funciona e quais as vantagens de adotá-lo dentro de uma estratégia de gestão ágil e eficiente.
O que é BPO de folha de pagamento?
BPO de folha de pagamento, ou Business Process Outsourcing, é uma estratégia de terceirização da gestão e do processamento da folha de salários.
Trata-se da transferência de diversos processos operacionais a um provedor externo especializado em rotinas e burocracias trabalhistas, como:
- Cálculo de salários
- Emissão de contracheques e outros documentos trabalhistas
- Cálculo e emissão de guias de tributos (INSS, FGTS)
- Aviso e liberação de férias
- Declarações acessórias ao eSocial, entre outros.
Além disso, você pode contratar serviços de BPO de RH e contar com um time que ajuda também em rotinas de RH, como Gestão de Benefícios e Controle de Ponto.
Por se tratar de um assunto complexo e delicado, principalmente no caso de empresas que pagam remuneração variável, a atenção aos detalhes é fundamental.
Afinal, qualquer erro de lançamento pode abrir brecha para insatisfações e resultar em passivos trabalhistas desnecessários.
Ao terceirizar os processos através do BPO de folha de pagamento, você tem especialistas fazendo isso por você com as melhores ferramentas disponíveis no mercado.
Como funciona o BPO de folha de pagamento?
Ao optar pelo BPO de folha de pagamento, na prática, a empresa escolhe um parceiro especializado nesse tipo de serviço e em conformidade com a legislação trabalhista – geralmente uma empresa de contabilidade – para assumir o processamento da folha.
As etapas consistem basicamente em:
- Identificação das necessidades da organização que deseja terceirizar o serviço
- Seleção de um prestador de serviço confiável e compatível com as necessidades identificadas – se já for um parceiro contábil, melhor
- Transferência dos dados sobre a folha de pagamento: informações sobre os funcionários, horas trabalhadas, benefícios, deduções, etc.
Com as rotinas e expectativas devidamente alinhadas, o BPO processa as informações, calcula a folha de pagamento de acordo com as políticas e regras da empresa e estabelece os prazos.
É função do BPO também a responsabilidade pela gestão de impostos, cumprimento das obrigações acessórias e apresentação de relatórios ao cliente.
Apesar de parecer um processo burocrático e complicado, com a transformação digital, gerir a folha de pagamento ficou mais fácil graças às ferramentas da contabilidade digital.
É possível, por exemplo, fazer a integração entre o software contábil do escritório responsável pelo serviço e o ERP do cliente de forma prática e fácil.
Assim, mesmo as variáveis da folha de pagamento, como comissões por vendas, faltas ou horas extras, podem ser transmitidas ao parceiro de BPO de maneira automatizada.
Além do mais, as melhores empresas de contabilidade digital que prestam serviços de BPO de folha de pagamento também trabalham com inteligência de dados, o que ajuda muito o gestor com relatórios gerenciais de alta qualidade.
Quais as vantagens do BPO de folha de pagamento?
Da redução de custo à eficiência operacional, as vantagens do BPO de folha de pagamento são diversas.
Vamos às principais:
1. Foco no core business
Um dos principais benefícios de terceirizar as rotinas trabalhistas a uma empresa especialista é o ganho de produtividade.
Especialmente no universo das startups, o foco no core business precisa ser total, sobretudo diante da necessidade de pensar e agir rápido conforme as mudanças de mercado.
Com o BPO de folha de pagamento, você delega funções menos importantes e se concentra em atividades que, de fato, são estratégicas.
2. Redução de custos
A terceirização da folha de pagamento pode levar a uma redução significativa nos custos operacionais associados à manutenção de um departamento interno, como salários, treinamento, infraestrutura e sistemas.
Esse talvez seja um dos principais argumentos de quem busca um serviço de BPO, principalmente entre micro e pequenos negócios com pouca disponibilidade de recursos e mão de obra.
3. Acesso a especialistas
As empresas que oferecem serviços de BPO de RH e folha de pagamento são especialistas no assunto, portanto, têm equipes dedicadas e altamente treinadas.
Isso garante que a folha de pagamento seja tratada por profissionais experientes e atualizados quanto às mudanças na legislação trabalhista.
4. Acesso a tecnologia de ponta
Ao terceirizar a folha de pagamento, sua empresa terá acesso a tecnologias de primeira linha utilizadas pelos escritórios de BPO, resultando em processos mais eficientes e relatórios mais precisos.
As ferramentas digitais, como dissemos, tornam o processo mais assertivo dentro das conformidades técnicas e regulatórias, reduzindo erros humanos e retrabalhos.
Benefícios do BPO de folha de pagamento para startups
Um dos principais benefícios do BPO de folha de pagamento para startups é a possibilidade de terceirizar uma área que não é central para o desenvolvimento da empresa.
No caso de uma startup enxuta, por exemplo, é preciso gastar o mínimo de tempo possível com tarefas burocráticas e direcionar todos os esforços para crescer e escalar o negócio.
Logo, não compensa despender energia com cálculo de folha, quando esses recursos poderiam estar sendo empregados no planejamento e na execução das atividades estratégicas da empresa.
Por isso, o BPO de folha de pagamento é uma terceirização necessária que permite o foco total no core business da startup.
Além disso, a empresa precisa manter seu compliance trabalhista e tributário para atrair investidores e receber aportes essenciais ao crescimento.
Como contratar um BPO de folha de pagamento?
Existem diversas empresas habilitadas a oferecer serviço de BPO de folha de pagamento, mas escolher a que mais se adequa a seu modelo de negócio vai além de buscar o melhor preço.
Você precisa atentar-se ao custo-benefício.
A seguir, confira algumas dicas para contratar o parceiro certo:
Identifique as necessidades do seu negócio
O primeiro passo é identificar as necessidades específicas da sua empresa em termos de gestão de folha de pagamento.
Para isso, você deve levar em consideração o tamanho da sua startup, a complexidade das operações e os requisitos regulatórios do seu segmento.
Geralmente, startups procuram manter equipes enxutas e contratam muitos profissionais freelancers, por exemplo.
Logo, é necessário entender essas particularidades para contratar o BPO de folha ideal.
Pesquise sobre o parceiro
Ao considerar uma empresa para prestar o serviço de BPO de folha de pagamento, você deve pesquisar suas características e sua reputação no mercado.
É importante considerar as credenciais do negócio, as soluções tecnológicas utilizadas e as avaliações de clientes.
Solicite uma proposta detalhada
Na hora de fechar o contrato com um parceiro de BPO de folha, solicite propostas detalhadas e orçamentos precisos.
Dessa forma, você poderá comparar os serviços oferecidos, custos e níveis de integração tecnológica.
Selecione seu BPO de folha
Por fim, avalie cuidadosamente as propostas recebidas e selecione o BPO que melhor atenda às necessidades do seu negócio em termos de qualidade, eficiência e custos.
Uma dica extra – e talvez a mais importante – é escolher um parceiro que conheça seu nicho de mercado e compreenda, de fato, suas necessidades.
A Comece, por exemplo, é o principal player contábil do Brasil especializado em startups e empresas inovadoras.
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