Os processos financeiros, quando bem delineados, são fortes aliados da gestão estratégica empresarial, sobretudo nas startups em fase de crescimento.
Afinal, um negócio competitivo e resiliente se sustenta em três pilares fundamentais: pessoas, tecnologias e processos.
No âmbito das startups, o pilar dos processos tem relevância ainda maior, considerando que os negócios inovadores consomem muito caixa antes dos primeiros lucros aparecerem.
Vamos ver como funciona?
O que são processos financeiros?
Processos financeiros são rotinas criadas para padronizar o fluxo de capital em uma organização dentro de uma sequência lógica de fatos planejados com o objetivo de sustentar o crescimento no longo prazo.
Podemos definir processo como uma sucessão de acontecimentos ou operações que ocorrem com certa regularidade, tal como um “modo de fazer”.
No contexto das empresas, os processos financeiros são os meios pelos quais o planejamento financeiro é executado.
Um plano de curto, médio ou longo prazo, que contemple os níveis estratégico, tático e operacional, precisa ser executado dentro de um processo lógico com início, meio e fim.
Os processos financeiros, portanto, marcam a rota percorrida pelos recursos dentro da startup — da entrada à saída.
Alguns exemplos de entrada de recursos são:
- Integralização do capital social pelos sócios, que deve obedecer aos ritos dos processos formais
- Aporte de capital em rodadas de investimento, que também devem obedecer a alguns processos financeiros, técnicos e jurídicos
- Financiamento bancário liberado mediante um processo de análise de crédito
- Receita de vendas, faturadas após um processo de emissão de nota fiscal.
Há também as saídas de recursos da empresa, como:
- Pagamento de fornecedores mediante o processamento do contas a pagar
- Pró-labore dos sócios referente aos serviços prestados
- Distribuição de lucros, conforme a política de dividendos
- Pagamento de funcionários, conforme o processamento da folha
- Pagamento de impostos, taxas e contribuições, etc.
Veja que o papel dos processos financeiros é garantir a fluidez dos recursos dentro da engrenagem organizacional.
Quando conduzidos de maneira ordenada, permitem à empresa manter-se saudável financeiramente, evitando problemas de liquidez por falta de planejamento.
Para que servem os processos financeiros?
Os processos financeiros têm como objetivo manter os fluxos de capital organizados dentro da estrutura da empresa, de modo a facilitar o dia a dia das operações.
Lembre-se do tripé da gestão eficiente:
1. Tecnologia
2. Pessoas
3. Processos.
Mesmo nas fases iniciais, as startups precisam definir seus processos financeiros de forma a facilitar a gestão e possibilitar o crescimento exponencial.
Na era digital, em que os dados se tornaram ativos de grande valor, ferramentas de big data e Business Intelligence são cada vez mais comuns.
O objetivo é extrair, tratar e transformar dados gerados por diferentes fontes em informações úteis e valiosas à tomada de decisão.
Os dados dos processos financeiros, portanto, quando estruturados do jeito certo, dão ao gestor uma visão clara, assertiva e fidedigna da realidade do negócio.
Exemplos de processos financeiros
Os processos financeiros podem ser mais ou menos complexos, dependendo da quantidade de transações realizadas pela sua empresa.
Alguns processos são diários, como os registros do fluxo de caixa.
Outros são periódicos, como a apuração de resultados.
A seguir, confira os principais:
1. Fluxo de caixa
O controle do fluxo de caixa é um processo financeiro diário, que consiste em detalhar a movimentação de recursos.
Além de registrar todas as entradas e saídas, apura também o saldo de caixa inicial e final de cada período.
Por ser um processo rotineiro, tem condições de detectar erros de lançamentos e outras inconsistências, como o desvio de recursos.
2. Faturamento
O faturamento é um dos processos financeiros mais importantes de uma empresa, afinal, a fatura é o documento fiscal que materializa uma venda.
Ao emitir uma nota fiscal, a empresa também informa ao Fisco sobre a transação comercial, resultando em um fato gerador para fins tributários.
3. Crédito e cobrança
Para empresas que trabalham com crediário próprio, os processos financeiros de crédito e cobrança são essencialmente importantes e devem ser instituídos a partir de critérios claros e objetivos.
Afinal, vender a prazo pode ser uma boa estratégia para atrair clientes, mas se os riscos de inadimplência não forem mensurados, pode levar as finanças à ruína.
Com os serviços de score de crédito, o trabalho de análise ficou mais fácil, considerando dados sobre o histórico e os hábitos de consumo do cliente.
De toda forma, trata-se de um processo financeiro que pode impactar as finanças da empresa como um todo, portanto, é preciso cuidado.
4. Investimentos
Os investimentos da empresa também são processos financeiros que precisam ser feitos de acordo com cada meta e objetivo.
O empreendedor pode decidir investir o lucro no próprio negócio ou usar o mercado financeiro para alocar o dinheiro do capital de giro, por exemplo.
Ao tomar decisões de investimento, deve levar em consideração conceitos fundamentais, como custo de oportunidade, liquidez, entre outros.
5. Captação de recursos
No universo das startups, a captação de recursos talvez seja um dos processos financeiros mais relevantes.
Afinal, estamos falando de empresas que precisam de muito caixa para testar hipóteses, ajustar o produto ao mercado (product-market fit) e escalar.
O processo de captação de recursos exige preparação, independentemente se a rodada de investimento ocorre em ambiente online ou offline.
Além de elaborar um bom pitch deck, você precisa cuidar dos processos formais de documentação, especialmente o tipo de instrumento usado na captação.
O processo de captação envolve também outros procedimentos, como a due diligence, que investiga a empresa em todos os aspectos.
6. Apuração de resultados
A apuração dos resultados e a consequente elaboração da DRE (Demonstração de Resultado de Exercício) é um processo financeiro que resume a operação da empresa em um determinado período.
Para funcionar, precisa que outros processos estejam em dia, como o fluxo de caixa que registra todas as operações de entrada e saída de dinheiro.
No ecossistema startup, não é incomum encontrar DREs no vermelho, principalmente de empresas nas fases antecedentes ao break-even point.
Isso ocorre porque, dependendo da estratégia, o crescimento exponencial pode ser priorizado em detrimento dos resultados nas fases de ideação e tração.
Uma boa maneira de avaliar o desempenho nesses casos é por meio da comparação histórica, o que permite verificar se a startup tem alcançado seus milestones ou não.
Como fazer a gestão de processos financeiros?
A gestão eficiente dos processos financeiros começa no planejamento da empresa, logo no início de sua trajetória.
O empreendedor precisará estudar o assunto, entender como os fluxos funcionam dentro de um contexto lógico e construir seus próprios processos financeiros.
No caso das operações de rotina, o trabalho pode ser feito por equipes dedicadas ou através do BPO financeiro, serviço que a Comece Com o Pé Direito oferece.
No caso dos processos mais elaborados, como o de captação de recursos, a startup também pode contar com o auxílio de consultores na fase de preparação.
Como automatizar processos financeiros?
A automatização dos processos financeiros é uma tendência no mundo dos negócios, sobretudo nas empresas de tecnologia.
Há soluções para diferentes perfis de negócio, mas antes de contratar uma ferramenta, como um ERP (Enterprise Resource Planning), você precisa planejar a automatização.
Veja uma sugestão de passo a passo:
1. Mapeie os processos financeiros a serem automatizados, como fluxo de caixa, conciliação bancária, escrituração contábil
2. Escolha o software mais adequado ao seu modelo de negócio, considerando o volume de transações, suporte e custo-benefício
3. Faça a migração dos processos para o ambiente online e a integração entre os principais setores da empresa
4. Treine sua equipe.
Vale ressaltar que os softwares podem ser importantes aliados, mas não fazem todo o trabalho sozinhos.
Para tirar o melhor proveito das ferramentas tecnológicas, é preciso compreendê-las e usá-las do jeito certo.
Como promover melhorias nos processos financeiros?
Você pode melhorar os processos financeiros de sua startup de diferentes maneiras, adotando diferentes estratégias.
O primeiro passo é promover um diagnóstico financeiro, a fim de verificar se os processos estão funcionando corretamente ou se precisam ser otimizados.
Vale destacar que processos em excesso podem resultar em burocracia desnecessária, o que vai na contramão dos princípios do Manifesto Ágil e da startup enxuta.
Algumas dicas úteis nesse sentido são:
- Capacitação profissional e contínua da equipe
- Implantação de indicadores de desempenho, preferencialmente atualizados em tempo real
- Automatização de processos, como mencionado no tópico anterior
- Comunicação eficiente entre os departamentos.
Os processos financeiros de uma organização precisam estar integrados a outros processos (operacional, logístico, de estoque) para garantir o funcionamento pleno.
Devem, ainda, estar alinhados à gestão eficiente e aos fundamentos da startup enxuta.
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Por que terceirizar os processos financeiros?
A terceirização dos processos financeiros por meio do BPO (Business Process Outsourcing) oferece diversas vantagens para as startups.
Além de reduzir custos com a contratação de mão de obra e ferramentas sofisticadas, proporciona mais tempo ao gestor para focar na estratégia do negócio.
O BPO financeiro, inclusive, é uma das soluções financeiras da Comece com o Pé Direito, que oferece contabilidade e um pacote de serviços de back office para atender as demandas do universo das startups e scale-ups.
Além de assumirmos rotinas financeiras e de contabilidade da sua startup, oferecemos soluções completas de BPM financeiro para profissionalizar os processos e a gestão do seu time. Contamos também com uma plataforma personalizada de Business Intelligence para análise de dados financeiros.
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